Success Story ETS 2008

Die Herausforderung

»New Challenges in Earth’s Dynamics« – so lautete das Motto der internationalen Konferenz ETS 2008, die vom 1. bis 5. September 2008 vom Institut für Geowissenschaften der Friedrich-Schiller-Universität Jena ausgerichtet wurde. Im Vorfeld der ETS 2008 wurden etwa 100 wissenschaftliche Beiträge und 150 Besucher erwartet. Die Anmeldung der Teilnehmer und die Einreichung der Beiträge erfolgten in der Vergangenheit per Post und Fax, was mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand verbunden war und sich zudem als fehleranfällig erwies.

Die Lösung

Durch den Einsatz von Converia ergaben sich für den Veranstalter viele Vorteile, die den Arbeitsablauf wesentlich vereinfachten und zur Steigerung der Veranstaltungsqualität beitrugen. Die Teilnehmer erhielten bei der Anmeldung nun automatisch eine Anmeldebestätigung sowie die Rechnung im PDF-Format per E-Mail zugesandt. Dadurch konnten Porto- und Druckkosten gespart und der Personalaufwand minimiert werden. Mit dem integrierten Zahlungsmodul wurden bereits bei der Online-Anmeldung die Teilnahmegebühren per Kredit- bzw. EC-Karte beglichen. Dadurch reduzierte sich die Quote der Teilnehmer, die vor Ort im Tagungsbüro bezahlten, deutlich. Auch der Check-In der Teilnehmer vor Ort wurde durch das System beschleunigt, was die Zufriedenheit der Teilnehmer erhöhte.

Zudem realisierte Converia die Entwicklung des Corporate Designs sowie aller benötigten Printprodukte für die ETS 2008 wie beispielsweise Flyer für die Einladung und Call for Paper, Poster, Tagungsmappen, Namensschilder sowie einen Tagungsband mit allen eingereichten Publikationen.

Das Converia-Paket für die ETS 2008 im Detail

Bei der ETS 2008 deckte Converia folgende Aufgabenbereiche ab:

• Teilnehmeranmeldung über das Internet
• Automatischer Versand von Rechnungen und Zahlungsbestätigungen per E-Mail
• Überwachung und Abrechnung der Zahlungsvorgänge
• Abstract-Verwaltung (Beitragseinreichung und Beitragsbewertung)
• Unterstützung beim Check-In der Teilnehmer am Konferenzschalter
• Automatisierter Seriendruck von Namensschildern und Raumlisten

Mit diesen Serviceleistungen unterstützte Converia die Veranstalter:

• Entwicklung eines Corporate Designs
• Erstellung der Konferenz-Internetseite
• Gestaltung und Herstellung aller Printprodukte:
  • Tagungsband mit 200 Seiten
  • Tagungsmappen und -taschen
  • Werbeflyer
  • Poster und Namensschilder
  • Leitsystem