Success Story ORBIT Conferences

Die Herausforderung

Seit dem Jahr 1999 veranstaltet der ORBIT e. V. unter dem Motto »Organic Recovery and Biological Treatment« im jährlichen Wechsel die internationale ORBIT Konferenz. Bei den großen, alle zwei Jahre stattfindenden Veranstaltungen nehmen etwa 450 Teilnehmer mit 250 wissenschaftlichen Beiträgen teil. Durch die Rotation der Veranstaltungsorte und lokalen Organisationskomitees stellten die Planung und Durchführung der Veranstaltung hohe Anforderungen an die Verantwortlichen.

Die Lösung

Durch den erstmaligen Einsatz von Converia im Jahre 2006 wurden die Arbeitsabläufe zur Vorbereitung der Konferenz standardisiert und vereinfacht, wodurch die Qualität der Veranstaltung wesentlich gesteigert wurde. So konnten z. B. die Organisatoren der ORBIT 2009 innerhalb kürzester Zeit auf die Marketing-Werkzeuge von Converia zurückgreifen und die Teilnehmer der letzten Jahre per Internetseite & E-Mail schnell und zuverlässig über die neue Konferenz informieren. Eine wichtige Funktion für die ORBIT Konferenzen stellte die automatisierte Anmeldung der Teilnehmer inklusive integriertem Zahlungsmodul für Kreditkarten dar, wodurch Zeit und Kosten beim Personaleinsatz eingespart werden konnten. Ein weiterer Fokus lag auf der interaktiven Begutachtung der eingereichten Beiträge durch die international verteilten Gutachter und das Programmkomitee. Weiterhin realisierte Converia im Jahre 2006 die Entwicklung des Corporate Designs sowie aller benötigten Printprodukte wie beispielsweise Flyer für die Einladung und Call for Paper, Poster, Tagungsmappen, Namensschilder sowie einen Tagungsband mit allen eingereichten Publikationen.

Das Converia-Paket für die ORBIT im Detail

Bei der ORBIT deckte Converia folgende Aufgabenbereiche ab:

• Teilnehmeranmeldung über das Internet
• Automatischer Versand von Rechnungen und Zahlungsbestätigungen per E-Mail
• Überwachung und Abrechnung der Zahlungsvorgänge
• Beitragseinreichung für Kurz- und Langversionen
• Interaktive Beitragsbewertung durch Gutachter und Programmkomitee
• Unterstützung beim Check-In der Teilnehmer am Konferenzschalter
• Automatisierter Seriendruck von Namensschildern und Raumlisten

Mit diesen Serviceleistungen unterstützte Converia die Veranstalter:

• Entwicklung eines Corporate Designs
• Erstellung der Konferenz-Internetseite
• Gestaltung und Herstellung aller Printprodukte:
  • 4 Tagungsbände mit insgesamt 1600 Seiten
  • Tagungsmappen
  • Flyer für die Einladung und Call for Paper
  • Poster und Namensschilder
  • Leitsystem und Zeitpläne