Converia Rahmenvertrag
DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e. V.
Als gemeinnützige Fachgesellschaft bringt die DECHEMA Wissenschaftler:innen, Ingenieur:innen, Institutionen und Unternehmen verschiedenster Disziplinen zusammen. Ziel dabei ist es, mit Hilfe des Wissens und der Erfahrungen des Netzwerks gemeinsam neue Technologien aus den Bereichen der chemischen Technik und der Biotechnologie zu entwickeln und Forschungsergebnisse in die Praxis zu übertragen.
Um den Austausch zwischen den Mitgliedern zu fördern, werden jährlich etwa 60 nationale Symposien und Tagungen, aber auch große internationale Kongresse organisiert. Verwaltet wurden diese mit einer Inhouse-Lösung, deren Funktionsumfang allerdings schon bald an seine Grenzen stieß. Die DECHEMA entschied sich daraufhin für Converia und damit gegen eine aufwändige eigene Weiterentwicklung.
Mit den Converia-Modulen zur Teilnehmeranmeldung, Beitragsverwaltung und zur Konferenzplanung werden gleich mehrere Bereiche des Veranstaltungsmanagements abgedeckt, ohne dafür auf mehrere Anbieter angewiesen zu sein. Die DECHEMA schätzt in dem Zusammenhang besonders die schnelle Verfügbarkeit und den kompetenten Support.
Personen, die sich zu einer Veranstaltung anmelden, können per Kreditkarte zahlen. Converia hat dazu eine Schnittstelle zum bestehenden Dienstleister Elavon entwickelt. Eine automatisierte Schnittstelle gibt es außerdem zur Finanzbuchhaltung. Die revisionssichere Fakturierung direkt aus der Konferenz-Software stellt verlässliche Finanzdaten zur Verfügung.
Um die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft in Converia abzubilden, wurde eine entsprechende Funktion implementiert. Personen aus dem Ausland können somit ihre Teilnahme über das Reverse Charge-Verfahren abrechnen.
Durch die Integration der Corporate Design-Elemente in die Oberfläche der Software wird die DECHEMA sofort als Veranstalterin wahrgenommen. Auch die einzelnen Veranstaltungswebsites sind in den typischen Farben der Gesellschaft gehalten.
Zur Verwaltung der Mitglieder nutzt die DECHEMA eine interne CRM-Software, die mittels API Daten mit Converia austauschen kann. So wird es möglich, Personen als Teilnehmer zu übernehmen, ohne dass deren Daten erneut manuell erfasst werden müssen. Zudem wurde ein Modul für den Export der Buchungsdaten zum DATEV-ERP-System entwickelt.
Eine Schnittstelle zum Verzeichnisdienst der DECHEMA sorgt dafür, dass die internen Benutzerkonten auch bei der Verwaltung von Veranstaltungen mit Converia genutzt werden können, sodass keine separaten Converia-Accounts benötigt werden.