Converia Rahmenvertrag
Universität zu Köln
Für jede Anforderung eine individuelle Lösung.
Tatjana Rahn, Mitarbeiterin Customer- & Web-Support am RRZK
Mit ca. 50.000 Studierenden ist die Universität zu Köln die drittgrößte der deutschen Hochschulen. Seit 2012 gehört sie außerdem zu den deutschen Exzellenzuniversitäten und nimmt nicht zuletzt dank zahlreicher Auszeichnungen eine führende Position in Wissenschaft und Lehre ein.
Die Veranstaltungen, die jedes Jahr an den sechs Fakultäten organisiert werden, sind dementsprechend vielfältig. Die Bandbreite reicht dabei von kleineren Workshops mit zehn Teilnehmenden bis hin zu großen Konferenzen mit vierstelliger Teilnehmendenzahl.
Um alle Veranstaltungen optimal verwalten zu können, hat die Universität zu Köln nach einer zentralen Software-Lösung gesucht. Diese sollte sich einerseits in die bereits bestehende IT-Infrastruktur der Universität integrieren lassen und zum anderen die Möglichkeit bieten, Teilnahmegebühren zentral zu vereinnahmen.
Converia wird auf den Servern des Regionalen Rechenzentrums der Universität zu Köln (RRZK) hochschulintern bereitgestellt. Die Hochschule behält so die volle Kontrolle über alle gespeicherten Daten und kann bei Bedarf jederzeit Veranstaltungen universitärer Einrichtungen in Converia erstellen. Converia verwaltet außerdem die Zahlungen der Teilnehmenden, sodass die Hochschule neben der Zahlungsmethode Überweisung auch Zahlungen per Kreditkarte und PayPal als Option anbieten kann.
Angehörige der Hochschule nutzen ihren Universitäts-Account, um sich in Converia anzumelden. Möglich wird das durch eine LDAP-Schnittstelle, mit der sich bestehende Nutzerkonten an das System anbinden lassen. Das Erstellen eines separaten Converia-Benutzerkontos ist somit nicht mehr zwingend notwendig.
Zur Ressourcenplanung und zur Steuerung sämtlicher Prozesse der verschiedenen Hochschulabteilungen setzt die Universität das ERP-System SAP ein. Damit SAP die Buchungsdaten aus Converia nutzen kann, wurde ein Modul entwickelt, mit dem diese einfach exportiert werden können.
Damit die Veranstaltungen sofort als solche der Universität zu Köln zu erkennen sind, wurde Converia an das hochschuleigene Corporate Design angepasst. Die typischen Farben und Schriftarten der Hochschule sind somit auch bei Teilnehmeranmeldung und Beitragseinreichung wiederzufinden.