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2022 stellte XING seine EventManager-Plattform überraschend ein und damit zahlreiche Veranstaltende vor ein großes Problem. Betroffen war auch das Team der Full Service-Agentur b4c & solutions.
Der Wegfall von XING Events als eines der wichtigsten Werkzeuge zeigte sich hier sogar noch viel drastischer: b4c & solutions betreut pro Jahr sehr viele Veranstaltungen aus den Bereichen Medizin und Gesundheitswesen parallel. Mit den nächsten Tagungen und Workshops in der Pipeline blieb der Agentur nicht viel Zeit, um eine Alternative zu finden.
Gesucht: Eine Software mit einem möglichst gleichwertigen Funktionsumfang und vor allem eine, mit der das Team schnell startklar ist.
Nutzen auch Sie Converia für eine erfolgreiche Veranstaltung!
Zum Software-Neustart besonders wichtig: Ein angenehmes Ankommen in Converia. Für b4c & solutions erleichterte eine kleine Schulung den Wechsel. Begleitet wurde das Onboarding zudem durch eine persönliche Kontaktperson aus dem Converia-Team, die seitdem alle Fragen beantwortet.
Passen Converia und b4c & solutions zusammen? Der Antwort hat sich die Agentur schrittweise genähert: Zunächst sind daher die Veranstaltungen mit Teilnahmegebühren zu Converia umgezogen. Converia kümmert sich in solchen Fällen um die Rechnungen, verwahrt die Gebühren auf einem Konto und schüttet die Einnahmen an die Veranstaltenden aus.
Weil das gut funktioniert hat, sind inzwischen auch die kostenfreien Veranstaltungen in Converia zu finden. b4c & solutions nutzt nun ein jährliches Personen-Kontingent für kostenfreie Anmeldungen.
b4c & solutions nutzt die Converia Academic Platform. Das bedeutet: Ganz zu Beginn haben sich die Agentur und Converia auf die Rahmenbedingungen verständigt. Seitdem können jederzeit neue Veranstaltungen in Converia starten – ohne erneuten Check sämtlicher Parameter und Datenschutzbestimmungen. So kann das kleine Team schnell agieren und hat weniger Arbeit, weil gleich mehrere organisatorische Schritte entfallen. Steht eine neue Veranstaltung an, meldet sich b4c & solutions kurz bei Converia und das Einrichten kann starten.
Eine Mindest- oder Höchstzahl an Veranstaltungen gibt es nicht. Langfristig erweist sich das als besonders praktisch, denn die Agentur betreute 2024 eine größere Zahl an Veranstaltungen als im Jahr zuvor.
Tagungen, Seminare, Symposien, Weiterbildungskurse: b4c & solutions betreut verschiedenste Veranstaltungen. Die Kund:innen buchen entweder ein Gesamtpaket mit allen Leistungen für die Tagung oder einzelne Services.
Converia bietet für alle die passenden Funktionen. Neben Anmeldung und Teilnahmegebühren spielen bei manchen auch wissenschaftliche Beiträge eine Rolle. Autor:innen reichen sie über Converia zur anschließenden Bewertung durch Gutachter:innen ein.
Die Startseite sieht darüber hinaus so aus, wie die Kund:innen von b4c & solutions sie benötigen. Das Converia-Team passt die grafischen Oberflächen entsprechend an.
Personen, die sich für eine internationale Tagung anmelden, nutzen Converia zudem komplett in englischer Sprache.
Zwar hat jede der Veranstaltungen im System einen festgelegten Anmeldezeitraum. Erfahrungsgemäß gibt es aber hin und wieder Personen, die erst sehr spät dazukommen. In Converia ist das kein Problem: b4c & solutions kann Teilnehmende manuell zu einer Veranstaltung hinzufügen – auch, wenn die offizielle Deadline schon verstrichen ist.