Wie eine Software bei der Planung eines Workshops helfen kann
Wer mühsam eine eigene Website zur Registrierung der Teilnehmer aufsetzt und zur Erfassung von Teilnehmern und Zahlungen auf Excel-Listen zurückgreift, verschenkt viel Zeit. Selbst wenn sich das System nach einigen Workshops bereits bewährt hat – spätestens bei der Kommunikation mit den Teilnehmern dürfte es an seine Grenzen geraten.
Converia als Software zur Workshop-Verwaltung spart Organisatoren Zeit, indem alle Daten an zentraler Stelle gebündelt und von dort aus für sämtliche Aufgaben genutzt werden. Für Ihr Workshop-Management steht Ihnen der gesamte Funktionsumfang der Software zur Verfügung. Sie wählen nur noch die Module aus, die Sie benötigen und schon kann es losgehen.
Ihr Workshop soll virtuell oder hybrid stattfinden? Dafür haben wir mit der Virtual Venue eine separate Lösung entwickelt.
Mit Converia …
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… verwalten Sie Ihre Workshops zentral und online.
Converia arbeitet komplett webbasiert. Das erlaubt maximal flexibles Arbeiten auf allen Plattformen. Das Anlegen neuer Angebote oder die Einrichtung der Website des Workshops funktioniert also sogar von unterwegs aus. Später verfolgen Sie auf dieselbe Weise mit, wie viele Teilnehmer sich schon registriert haben.
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… sind Registrierung und Zahlung kein Problem.
Entscheiden Sie, welche Daten Sie bei der Registrierung benötigen, welche Preisgruppen es geben soll und auf welchen Wegen die Teilnehmer zahlen können. Gerne übernehmen wir sogar die komplette Zahlungsabwicklung. Verbandsmitglieder und Referenten lassen sich dank eigener Module übrigens besonders leicht verwalten.
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… kommunizieren Sie schneller per Mail.
Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Zertifikate verschicken Sie im Design Ihrer Veranstaltung und immer personalisiert – wenn Sie mögen, sogar automatisch. Aus dem System heraus lassen sich außerdem jederzeit Mails an einzelne Teilnehmer oder bestimmte Gruppen versenden. So weisen Sie ganz leicht etwa auf noch fehlende Zahlungen oder Nachweise hin.
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… sind alle Daten sicher.
Die persönlichen Angaben Ihrer Workshop-Teilnehmer sind bei uns in guten Händen und wir garantieren Ihnen, dass wir diese niemals zu Werbezwecken weitergeben werden. Alle Daten unserer Kunden werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen sehr strengen Datenschutzvorgaben.
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… erstellen Sie einen Tagungsband.
Wenn Sie möchten, verwandeln Sie eingereichte Abstracts oder vollständige Beiträge in einen vollständigen Tagungsband - auch dabei hilft Ihnen die Tagungssoftware. Weil die Daten bereits im System vorhanden sind, geht das außerdem extra schnell.
Dank Converia konnten wir unseren Workshop mit rund 115 Personen reibungslos vorbereiten, durchführen und nachbereiten. So unkompliziert und angenehm darf jeder Workshop über die Bühne gehen.
Prof. Dr. Ulrike Langematz, DFG-Forschergruppe SHARP, Institut für Meteorologie, FU Berlin
Organisationskomitee "SPARC Workshop SHARP2016"
Mit Converia managen Sie außerdem Daten über mehrere Systeme hinweg. Die Software lässt sich zum Beispiel an Ihren Verzeichnisdienst anbinden oder kann mit Ihrer Buchhaltungssoftware kommunizieren. Erfahren Sie, was noch alles in Converia steckt.