Lead-Retrieval

Was ist Lead-Retrieval?

Das Lead-Retrieval löst eine Aufgabe, die für Aussteller wirtschaftlich entscheidend ist: Wie kommen die Kontakte des Standgesprächs strukturiert ins eigene CRM-System, damit sie nachbearbeitet werden können? Klassische Visitenkarten­tausche bedeuten manuelle Abtipp­arbeit, verloren gegangene Karten und fehlende Notizen zum Gespräch. Lead-Retrieval-Systeme machen aus jedem Scan einen vollständigen Datensatz mit Person, Kontext, Notizen und Folgeschritten.

Aus Sicht der Aussteller ist Lead-Retrieval häufig die wichtigste Einzelleistung im Rahmen eines Sponsorenpakets – der konkrete Return-on-Investment hängt direkt daran.

Technologische Spielarten

• QR-Code auf dem Badge: Aussteller scannen mit Smartphone oder Tablet, Standard heute
• Konferenz-App-basiert: Teilnehmende „checken sich ein" am Stand per App
• Manuelle Erfassung: Notlösung – Aussteller tippt minimale Daten ein, wenn Scanner ausfällt

DSGVO – das zentrale Thema

Die Übergabe von Teilnehmerdaten an Sponsoren erfordert eine aktive, granulare Einwilligung:

• Pauschale Klauseln in der allgemeinen Anmeldung („Daten dürfen an Aussteller übermittelt werden") sind nicht ausreichend
• Notwendig ist eine konkrete Einwilligung am Stand – z. B. durch bewusstes Vorhalten des Badges zum Scan, idealerweise mit kurzer Bestätigung im System
• Das System sollte den Zeitpunkt der Einwilligung und ggf. weitere Kontext­informationen dokumentieren (Beweislast liegt beim Veranstalter und beim Aussteller)
• Teilnehmende müssen wissen, welche Daten übermittelt werden und wozu
• Widerruf der Einwilligung muss jederzeit möglich sein

Die genaue Umsetzung ist im Detail mit Datenschutz­beauftragten abzustimmen – ein gutes DSGVO-Konzept deckt diesen Bereich konkret ab.

Workflow für Aussteller

1. Lead-Scanner-Account beim Veranstalter buchen (häufig im Sponsorenpaket enthalten)
2. Stand-Personal mit der App ausstatten und schulen
3. DSGVO-Briefing durch den Veranstalter
4. Beim Gespräch: Badge scannen, Gespräch führen, Notizen und Qualifizierung erfassen
5. Echtzeit-Sync ins Aussteller­portal
6. Nach dem Event: Export ins eigene CRM, ggf. automatisierte Follow-up-Sequenzen

Best Practices für Veranstalter

• Klares DSGVO-Setup mit dokumentierten Einwilligungen
• Schulung der Aussteller noch vor Eventbeginn – nicht erst am Stand
• Backup-Geräte und Support während des Events
• Transparenz für Teilnehmende über die Datenflüsse
• Lead-Volumen-Reporting als Verkaufsargument für das Folgejahr
• Faire Pricing-Logik: Lead-Retrieval entweder im Paket oder als sauberes Add-on

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