Save the Date

Was ist Save the Date?

Eine Save-the-Date-Kommunikation ist die früheste Stufe der Teilnehmer­ansprache: Lange bevor das endgültige Programm steht oder der Ticketverkauf startet, geht eine schlichte Information an die Zielgruppe – Datum, Ort, ggf. Thema. Ziel ist ein einziges: den Kalender­slot zu blockieren, bevor andere Termine den Platz beanspruchen.

Bei wiederkehrenden Veranstaltungen wie Jahrestagungen oder Großkongressen ist Save the Date heute Standard – und ein erstaunlich wirkungsvoller Frühindikator für die spätere Buchungs­quote.

Was eine Save-the-Date-Nachricht enthalten soll

• Datum – exakt, ohne Wenn und Aber
• Veranstaltungsort – Stadt und Land, ggf. konkrete Location
• Veranstaltungstyp: Kongress, Symposium, Jahrestagung
• Veranstaltender Verband oder Organisation
• Voraussichtliches Thema oder Schwerpunkt (optional, wenn schon bekannt)
• Vorgesehene Anmelde­öffnung als Datumshinweis
• Möglichkeit zur Pre-Registration oder zum Eintrag in den Verteiler
• Link zur Eventwebsite – sei sie auch nur eine Landingpage
• Visuell ansprechende Gestaltung – macht Lust auf die Teilnahme

Zeitpunkt

Der optimale Zeitpunkt hängt vom Format ab:

• Großkongresse: 9–12 Monate vor dem Event, oft direkt nach dem Vorjahres-Event
• Mittelgroße Konferenzen: 6–9 Monate
• Kleinere Symposien: 3–6 Monate

Wer zu früh sendet, riskiert Vergessen; wer zu spät kommt, verliert den Kalenderslot. Bei zielgruppen­spezifisch dichter Terminlandschaft (z. B. Medizinerinnen mit vielen Pflicht­fortbildungen) lohnt früher dran zu sein.

Wirkung und Messung

Save the Date ist messbar wertvoll:

• Conversion-Rate: Empfänger, die später auch buchen, sind ein direkter KPI
• Click-through-Rate auf die Eventwebsite
• Pre-Registration-Eintragungen als qualifizierter Vorlauf
• Social-Media-Sharing als Reichweiten-Indikator
• Anzahl früher Buchungen in der Verkaufsphase

In der Praxis zeigt sich häufig: Wer eine Save-the-Date-Mail öffnet und durchklickt, bucht mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit als kalter Traffic.

DSGVO und Datenbasis

Save-the-Date-Mailings sind Marketing-Kommunikation und brauchen eine entsprechende Rechtsgrundlage:

• Empfänger müssen eingewilligt haben (Newsletter, Tagungsteilnahme mit Marketing-Opt-in)
• Vorjahres-Teilnehmer erhalten Save-the-Date nur, wenn ihre Einwilligung zur Folgekommunikation eingeholt wurde
• Klare Abmelde-Möglichkeit muss vorhanden sein
• Aufbewahrung der Einwilligungen versionsgenau dokumentieren

Eine gute Plattform-Praxis: Im DSGVO-Konzept ein dediziertes Opt-in für „Information über folgende Veranstaltungen“ vorsehen, sauber getrennt von der Pflichtkommunikation zum aktuellen Event.

Best Practices

• Klare Markenbindung: Das Save the Date muss erkennbar zur Veranstaltungs­serie gehören
• Einfache Pre-Registration: Wer interessiert ist, kann sich mit einem Klick registrieren
• Mobile-optimiert: Empfänger lesen Mails überwiegend am Smartphone
• iCal-Datei zum Eintragen des Termins direkt in den Kalender
• Reminder-Strategie: Eine zweite Welle 4–6 Monate später mit ersten Programminhalten
• Eventspezifischer Absender – nicht aus dem allgemeinen Newsletter-Pool, sondern als Einzelmail

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