Call for Papers (CfP)

Was ist ein Call for Papers?

Der Call for Papers (CfP) – auch „Call for Abstracts" oder „Call for Submissions" genannt – ist der formale Aufruf einer Konferenz, Tagung oder eines Kongresses an potenzielle Referentinnen und Referenten, Beiträge einzureichen. Er definiert den inhaltlichen Rahmen, die Einreichungsformate und den zeitlichen Ablauf bis zur Programmveröffentlichung.

Ein gut gestalteter CfP ist gleichzeitig Marketinginstrument (er weckt Interesse bei potenziellen Speakern), Qualitätsfilter (er legt Auswahlkriterien fest) und organisatorisches Steuerungsinstrument (er strukturiert den gesamten Review-Prozess).

Inhalte eines Call for Papers

Ein vollständiger CfP enthält folgende Bestandteile:

• Tracks / Themen: Welche inhaltlichen Schwerpunkte gesucht werden (z. B. Produkt, Forschung, Best Practices) und wie breit oder eng die Themen gefasst sind.
• Zielgruppe: Für wen die Beiträge gedacht sind (z. B. Einsteiger vs. Experten, Wissenschaft vs. Praxis) und welches Vorwissen erwartet wird.
• Einreichungsformat: Welche Unterlagen gefordert sind – Titel, Abstract, Biografie, Foto, Materialien oder Vorab-Präsentation.
• Präsentationsformat: In welchem Rahmen der Beitrag präsentiert wird – Vortrag, Workshop, Panel, Poster, Lightning Talk; inkl. Dauer, Sprache, Remote/Onsite-Regelung und Co-Speaker-Regeln.
• Deadlines: Start und Ende der Einreichungsphase, Review-Zeitraum, Benachrichtigungstermin, Bestätigungsfrist durch Speaker, finale Abgabe (Bio, Slides, Video).
• Auswahlkriterien: Relevanz, Neuigkeitswert, Praxisbezug, Qualität der Beschreibung sowie Diversity- und Community-Ziele des Veranstalters.
• Benefits & Anreize: Ob und in welchem Umfang Ticket-Support, Reisekostenzuschuss, Speaker-Dinner, Aufzeichnungsrechte oder Zertifikate angeboten werden. Im wissenschaftlichen Bereich werden Anreize für Speaker in der Regel nicht explizit angeboten. Üblich ist jedoch, die Zusage zum Vortrag vor dem Ablauf von Early-Bird-Fristen zu geben, um die Teilnahme so günstig wie möglich anzubieten.

Der CfP-Prozess Schritt für Schritt

• Einreichung: Speaker erfassen Titel, Abstract, Thema, Autoren sowie ggf. weitere Informationen wie Zielgruppe, Lernziele, Format, Sprache, Biografie oder Foto.
• ggf. Vorredaktion: Prüfung der Einreichungen, darauf, dass die Vorgaben des Calls eingehalten wurden und wissenschaftliche Standards erfüllt wurden (z. B. Plagiats- oder KI-Prüfung)
• Review: Die Peer-Reviewer bewerten Beiträge anhand definierter Kriterien (z. B. Scorecards), kommentieren, stellen Rückfragen.
• Annahme / Ablehnung: Das Programmkomitee entscheidet, teilweise mit Begründungen und Feedback; optional „Accepted with changes" (Überarbeitung angefragt).
• optionale Session-Planung: Eigene Session-/Section-Programme Chairs treffen eine Entscheidung zu Beiträgen, die für ihre Session eingereicht wurden und planen die Session/Section.
• Programmplanung: Zuweisung von Slots, Räumen, Parallel-Tracks, Moderation, Reihenfolge und thematischen Blöcken. (siehe auch Programmplanung
• Speaker-Kommunikation: Detailinformationen zum Vortragsformat, Einladungen, Vertragsunterlagen, Code of Conduct, AV-Technik-Check, Reiseinfos, Deadline-Reminders und Onsite-Briefing.

Erfolgsmetriken für einen CfP

• Quantität: Gesamtzahl der Einreichungen, Einreichungen pro Track und Format, Wachstum gegenüber dem Vorjahr.
• Qualität: Durchschnittliche Review-Scores, Anteil klarer Programmpassungen, Anteil überarbeiteter oder abgelehnter Abstracts.
• Diversität & Repräsentation: Verteilung nach Regionen, Organisationstypen, Anteil neuer vs. wiederkehrender Speaker.
• Passung / Balance: Abdeckung strategischer Tracks, Mischung aus Praxis und Forschung, Einsteiger- und Advanced-Beiträge.
• Conversion & Timing: Abbruchraten im Einreichungsformular, Eingabedauer, Peak-Tage, Reminder-Wirkung, Anteil fristgerechter Speaker-Bestätigungen.

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