Abstract Management

Was ist Abstract Management?

Als Abstract Management bezeichnet man alle digitalen und organisatorischen Prozesse, die mit dem Einreichen, Prüfen, Bewerten und Verwalten von Konferenzbeiträgen (Abstracts) verbunden sind. Es beginnt mit der Öffnung des Call for Papers und endet mit der Übergabe der akzeptierten Beiträge in die Programmplanung.

In wissenschaftlichen Kongressen kann die Zahl der Einreichungen in die Hunderte oder Tausende gehen. Ohne ein strukturiertes System entstehen schnell Chaos, lange Bearbeitungszeiten und fehlerhafte Kommunikation mit Speakern.

Kernfunktionen eines Abstract-Management-Systems

• Einreichungsformulare: Konfigurierbare Formulare zur Erfassung von Titel, Abstract-Text, Track-Zuordnung, Präsentationsformat, Sprache, Zielgruppe, Lernzielen und Speaker-Profil (Bio, Foto, Institution).
• Track-Zuordnung: Einreichungen werden thematischen Tracks oder Sessions zugeordnet, die das inhaltliche Raster des Programms bilden.
• Reviewer-Zuweisung: Automatische oder manuelle Zuweisung von Gutachtern – mit Konfliktmanagement (z. B. Interessenkonflikt-Vermeidung durch Institution oder Co-Authorship).
• Scoring & Kommentare: Strukturierte Bewertung per Scorecard, freie Kommentare und kategorisierte Empfehlungen (akzeptieren, ablehnen, überarbeiten).
• Entscheidungsworkflow: Accept / Reject / Waitlist / Accept with Changes – mit automatischer Benachrichtigung und Feedback-Texten an Einreichende und Speaker.
• Revision Management: Koordination von Überarbeitungsanfragen, Fristen und Re-Submission.
• Publikationsmanagement: Aufbereitung der Beiträge für die Veröffentlichung in einem digitalen oder gedruckten Abstract-Band oder auf Publikationsplattformen
• Übergabe ins Scheduling: Übergabe akzeptierter Abstracts an die Konferenzplanungsfunktion (Scheduling), mit der die Verträge räumlich und zeitlich zugeordnet werden.

Qualitätssicherung im Review-Prozess

• Bias-Reduktion: Anonymisiertes Review (Single- oder Double-Blind) verhindert, dass Bekanntheit oder Institution die Bewertung beeinflusst.
• Transparenz: Klare Auswahlkriterien, die allen Reviewern und ggf. auch Einreichenden kommuniziert werden.
• Audit-Log: Nachvollziehbare Dokumentation aller Entscheidungsschritte für interne und externe Rechenschaft.
• Deadline-Management: Automatische Erinnerungen an Reviewer, die offene Bewertungen haben.

Operativer Ablauf

Nach der Einreichungsphase folgen typischerweise:

1. Zuweisung der Abstracts zu Reviewern (nach Track, Expertise, Verfügbarkeit, Auslastung)
2. Review-Phase mit Scoring und Kommentierung
3. Konsolidierung durch das Programmkomitee
4. Entscheidung und Benachrichtigung aller Einreichenden zu Entscheidung, Session-Zuordnung und Präsentationsform (z.B. Session-Vortrag, Poster, Workshop)
5. Überarbeitungsrunde (falls nötig)
6. Finale Programmplanung: Slot- und Raumzuweisung
7. Speaker-Onboarding: Technik-Briefing, Reiseinfos, Material-Abgabe
8. Ggf. Publikation der Beiträge in einem digitalen oder gedruckten Abstract-Band

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