Ab dem 1. Januar 2027 müssen die meisten Veranstalter ihren Unternehmenskunden E-Rechnungen ausstellen – Pflicht ist das zunächst für alle mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 dann für alle. Wie man das sauber umsetzt, klingt nach einer Formatfrage, die man der IT überlässt. Bei Konferenzen steckt der Teufel aber im Detail: genauer gesagt in einem einzelnen Cent.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein Standard-PDF, das per E-Mail verschickt wird. Sie enthält standardisiert strukturierte Daten, die von Software ohne Abtippen ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:
- ZUGFeRD ist vor allem im Unternehmensbereich verbreitet. Es kombiniert die strukturierten Rechnungsdaten mit einem menschenlesbaren PDF in ein und derselben Datei – die Buchhaltungssoftware liest die Daten, die Menschen sehen eine ganz normale Rechnung.
- XRechnung wird vor allem von der öffentlichen Hand verwendet und enthält ausschließlich strukturierte Daten. Für normale Nutzer ist sie nur mit zusätzlicher Software gut lesbar.
Mehr zu Formaten, Pflichtangaben und Fristen finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zur E-Rechnung.
Das eigentliche Problem: Konferenzen haben zwei Zielgruppen
Die technische Umstellung auf eines dieser Formate ist für sich genommen kein besonders großer Aufwand. Kniffelig wird es, weil Konferenzen in den meisten Fällen sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen ansprechen – also im rechtlichen Sinne Verbraucher. Die Ärztin, deren Klinik die Teilnahme bezahlt, sitzt neben dem Doktoranden, der sein Ticket aus eigener Tasche finanziert.
Für diese beiden Zielgruppen läuft die Preis- und Steuerkalkulation genau gegensätzlich:
- Verbrauchern werden Bruttopreise angeboten. Die Umsatzsteuer ist darin enthalten und wird im Hintergrund herausgerechnet und abgeführt. 349,00 € sind 349,00 € – egal, was steuerlich darin steckt. Verbraucher haben ein gesetzlich verbrieftes Recht darauf, nicht mehr als den beworbenen Preis in Rechnung gestellt zu bekommen.
- Für Unternehmen müssen spätestens mit den E-Rechnungsstandards konsequent Nettopreise definiert werden, auf die die Umsatzsteuer aufgeschlagen wird. Denn die EN 16931 rechnet von unten nach oben: Menge × Netto-Einzelpreis ergibt den Positionsbetrag, die Umsatzsteuer wird auf die Netto-Summe je Steuersatz berechnet, daraus ergibt sich der Rechnungsbetrag.
Wo der Cent herkommt
Das wäre an sich noch kein großes Problem – würden die technischen Vorgaben für E-Rechnungen nicht an mehreren Stellen Rundungen verlangen. Positionsbeträge, Steuerbeträge und Summen werden jeweils auf zwei Nachkommastellen gerundet. Und diese Rundungen sorgen dafür, dass ein und derselbe Ziel-Bruttopreis je nach Rechenrichtung unterschiedliche Rechnungssummen ergibt. Drei Beispiele mit 19 % Umsatzsteuer:
Beispiel 1: Ein Workshop für 15,00 €
Ein Zusatzworkshop soll 15,00 € brutto kosten. Rechnet man den Nettopreis heraus, ergeben sich 12,605… €, gerundet 12,61 €. Auf der E-Rechnung wird daraus:
- Netto: 12,61 €
- Umsatzsteuer 19 %: 2,40 €
- Rechnungsbetrag: 15,01 €
Rundet man stattdessen auf 12,60 € netto ab, landet man bei 14,99 €. Es gibt schlicht keinen Nettopreis mit zwei Nachkommastellen, der exakt auf 15,00 € führt.
Beispiel 2: Drei Tickets à 349,00 €
Ein Institut bucht drei Tickets, die Verbrauchern für je 349,00 € angeboten werden. Der Nettopreis von 293,28 € führt bei einem einzelnen Ticket noch sauber auf 349,00 €. Bei drei Tickets aber:
- Netto: 3 × 293,28 € = 879,84 €
- Umsatzsteuer 19 %: 167,17 €
- Rechnungsbetrag: 1.047,01 € statt 1.047,00 €
Zum Vergleich die Verbraucherrechnung über denselben Betrag: 1.047,00 € brutto, darin enthalten 167,17 € Umsatzsteuer – netto also 879,83 €. Ein Cent Unterschied, an einer ganz anderen Stelle.
Beispiel 3: Zwei Tickets à 249,00 €
Der Effekt geht auch in die andere Richtung. Bei einem Ticketpreis von 249,00 € brutto (209,24 € netto) ergeben zwei Tickets auf der Unternehmensrechnung 418,48 € netto plus 79,51 € Umsatzsteuer – also 497,99 € statt 498,00 €.
Je nach Preis, Menge und Steuersatz liegt die Summe also mal einen Cent darüber, mal darunter, mal stimmt sie genau. Bei gemischten Steuersätzen im Ticket oder größeren Gruppenbuchungen können es auch mehrere Cent werden.
Wie wir das in Converia lösen
Mit Einführung der E-Rechnungsfunktion werden wir in Converia deshalb getrennte Preise für Verbraucher und Unternehmen behandeln: Bruttopreise für Privatpersonen, Nettopreise für Unternehmenskunden. Gleichzeitig trennen wir den Buchungsprozess noch konsequenter nach diesen beiden Zielgruppen, sodass von Anfang an klar ist, ob eine Buchung als Verbraucher oder als Unternehmen erfolgt – und welche Preislogik damit gilt.
Denn wie immer wollen wir rechtlich korrekte Lösungen abliefern. Und vor allem wollen wir Veranstaltern die Rückfragen von Privatpersonen ersparen, warum auf ihrer Rechnung auf einmal ein Cent mehr steht als beim Buchen angezeigt. Der Cent tut vermutlich den wenigsten Teilnehmenden wirklich weh. Korrekt ist er trotzdem nicht – und rein rechtlich müssten Verbraucher ihn nicht hinnehmen.
