Glossar

Erfassung, Verwaltung und Bewertung von Vortragseinreichungen sowie die organisatorische Abwicklung bis zur Programmplanung.

Strukturierte Organisation aller Aussteller- und Sponsoren-Prozesse – Standbuchung, Onboarding, Materialien, Logos, Standpersonal, Lead-Übergabe.

Pflichtvertrag zwischen Verantwortlichem und Dienstleister, sobald personenbezogene Daten weitergegeben werden – DSGVO-Pflicht, oft übersehen.

Erzeugung und Ausgabe personalisierter Namensschilder für Teilnehmer – on-demand oder vorgefertigt.

Offenes Tagungsformat ohne festes Programm – Teilnehmende gestalten Sessions selbst und prägen Inhalt und Verlauf gemeinsam.

Zugänglichkeit von Anmeldung, Website, App und Veranstaltungsort für alle Menschen – gesetzliche Pflicht, ethische Verantwortung, wachsende Zielgruppe.

Gesammelte Publikation aller akzeptierten Abstracts eines Kongresses – das offizielle Inhaltsdokument einer Veranstaltung.

Kleinere thematische Diskussions- oder Arbeitsrunde parallel zum Hauptprogramm – mit aktiver Teilnehmer-Interaktion.

Übergabe aller buchungsrelevanten Daten an die Buchhaltung – als Datei, Schnittstelle oder direkte Systemintegration.

Aufruf, Beiträge für eine Konferenz einzureichen – mit Themen, Formaten, Fristen und Auswahlkriterien. Inklusive Checkliste und typischem Zeitplan.

Aufruf zur Einreichung kompletter Programmblöcke – Workshops, Panels oder Symposien – statt einzelner Vorträge.

Digitale Einlasskontrolle mit Echtzeit-Validierung der Teilnahmeberechtigung – per QR-Code am Smartphone, Kiosk oder Counter.

Anerkennung medizinischer Fortbildungsveranstaltungen durch Ärztekammern – Voraussetzung für Fortbildungspunkte und Teilnehmerakquise im Gesundheitswesen.

Begutachtungsverfahren, bei dem weder Autoren noch Gutachter die Identität der jeweils anderen Seite kennen – höchster Standard wissenschaftlicher Objektivität.

Datenschutzrechtliche Anforderungen an Veranstalter – von der Anmeldung über Foto/Video bis zur Lead-Übergabe an Sponsoren.

Persönliche Fortbildungsnummer für Ärztinnen und Ärzte in Deutschland – Voraussetzung für die automatische Übermittlung von CME-Punkten.

Strukturiert-elektronische Rechnung nach EU-Norm – für B2B-Umsätze in Deutschland seit 2025 schrittweise Pflicht.

Mobile Anwendung für Teilnehmende einer Veranstaltung – Programmübersicht, persönlicher Plan, Networking, Push-Nachrichten und Sponsoren-Inhalte in einer Hand.

Prozess der Anmeldung inkl. Datenerhebung, Ticket- und Zahlungsauswahl sowie automatischer Bestätigung.

Return on Investment einer Veranstaltung – die zentrale Frage, ob sich der Aufwand wirtschaftlich und strategisch gelohnt hat.

Steuerliche Aufteilung von Konferenztickets, die mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen umfassen.

Buchungsoptionen für Gruppen mit Sammelbestellung und optionalen Gruppenrabatten.

Alphanumerische Codes für Preisnachlässe, kostenlose Tickets oder exklusiven Zugang bei der Buchung.

Veranstaltungsformat, das Präsenz- und Online-Teilnahme zu einem integrierten Erlebnis verbindet – beide Welten gleichberechtigt, nicht hintereinander.

Jährlich wiederkehrende Hauptveranstaltung einer Fachgesellschaft oder eines Verbandes – Plattform für Wissenstransfer, Networking und Community-Identität.

Hauptredner einer Konferenz – setzt den inhaltlichen Rahmen, gibt programmatische Akzente und prägt die Wahrnehmung der gesamten Veranstaltung.

Einsatz künstlicher Intelligenz in allen Phasen der Kongress-Organisation – von der Anmeldung über Reviewing bis Networking und Auswertung.

Sammelbegriff für zwei Produktkategorien: Videokonferenz-Tools für Online-Meetings und Konferenzmanagement-Software für die Organisation von Tagungen und Kongressen – von der Einreichung bis zur Rechnung.

Mehrtägige Großveranstaltung mit wissenschaftlichem, fachlichem oder politischem Anspruch – Plattform für Wissenstransfer, Networking und Repräsentation.

Gesetzlich vorgeschriebene Identitätsprüfung von Geschäftskunden durch Zahlungsdienstleister – Voraussetzung für rechtskonforme Ticketverkäufe.

Erfassung qualifizierter Kontaktdaten am Aussteller­stand – schnell, strukturiert und DSGVO-konform statt Visitenkarten und händischen Notizen.

Algorithmische Empfehlung passender Networking-Partner anhand von Interessen, Rolle und Zielen – das datengetriebene Pendant zum klassischen Zufallsbegegnung.

Tickets mit Zugang zur gesamten Veranstaltung oder nur zu einem bestimmten Tag – mit differenzierter Einlasskontrolle.

Anteil angemeldeter Personen, die nicht erscheinen – relevant für Kapazitätsplanung, Catering und ROI.

Offenes Sessionformat ohne festes Programm – Teilnehmende bringen Themen ein, die spontan moderiert werden.

Bewertung wissenschaftlicher Einreichungen durch unabhängige Fachgutachter – das Qualitätskriterium für hochwertige Kongressprogramme.

Veranstaltungsformat zur Präsentation wissenschaftlicher Beiträge als Poster – mit direktem Austausch zwischen Autor und interessiertem Publikum.

Unseriöse Pseudokongresse, die schnelles Geld statt wissenschaftlicher Qualität versprechen – ein wachsendes Problem für Forschende und seriöse Veranstalter.

Unverbindliche Vorab-Anmeldung vor dem offiziellen Ticketverkauf – zur Bedarfsmessung und Aufbau eines Interessenten-Pools.

Spezialisierte Agentur für die professionelle Organisation wissenschaftlicher oder medizinischer Kongresse – von Konzept bis Nachbereitung.

Wissenschaftliches Gremium, das die inhaltliche Gesamtverantwortung für ein Kongressprogramm trägt – von der Themensetzung bis zur finalen Annahme.

Scan-basierter Einlass per QR-Code – schnell, fälschungssicher und mit Echtzeit-Datenerfassung.

Zentrale Vereinbarung zwischen einer Organisation und ihrem Software-Anbieter – einmal verhandelt, gilt für alle Veranstaltungen über Jahre.

Standardformat für Rechnungen in der Schweiz – der QR-Code enthält alle Zahlungsdaten und ersetzt seit 2022 den klassischen Einzahlungsschein.

Programmierschnittstelle zur Anbindung externer Systeme – CRM, Buchhaltung, Marketing-Tools – an die Kongresssoftware.

Steuerregel, bei der nicht der Verkäufer, sondern der gewerbliche Käufer die Umsatzsteuer abführt – wichtig für internationale Ticketverkäufe.

Frühe Vorab-Information über einen Termin – sichert den Kalender potenzieller Teilnehmender, bevor das eigentliche Programm steht.

Zuweisung von Beiträgen, Speakern und Räumen zu Zeitslots – der Prozess, der aus eingereichten Abstracts ein stimmiges Kongressprogramm macht.

Inhaltlich verantwortliche Person für eine einzelne Session – kuratiert Speaker, moderiert und sichert die thematische Qualität.

Vorkonfiguriertes Leistungsbündel für Sponsoren – kombiniert Sichtbarkeit, Networking und Lead-Generierung zu staffelbaren Preisen.

Förderung der Kongressteilnahme für Nachwuchs, internationale Teilnehmende oder Teilnehmende aus strukturschwachen Regionen – ein Diversitäts­instrument.

Rücknahme oder Änderung von Ticketbuchungen inkl. Fristen, Erstattungsregeln und Namensänderungen.

Eng fokussierte, intensive Fachveranstaltung mit vorwiegend eingeladenen Speakern – wissenschaftlicher Tiefenaustausch in kleinem Rahmen.

Kategorie, der eine Person bei der Anmeldung zugeordnet wird – sie steuert Preis, Nachweispflichten, Leistungsumfang und Zugangsrechte.

Offizieller Nachweis über die Teilnahme an einer Veranstaltung – Pflichtdokument für Fortbildungspunkte, Reisekosten oder Arbeitgeber-Nachweise.

Alle Prozesse zur Erfassung, Pflege und Nutzung von Teilnehmerdaten – von Anmeldung bis Reporting.

Software zur Verwaltung von Tickets – inkl. Verkauf, Preissteuerung, Validierung und Abrechnung.

Verschiedene Ticket-Typen mit unterschiedlichen Preisen, Zugangsstufen und zeitlichen Verfügbarkeiten.

Schweizer Mobile-Payment-Standard – hohe Akzeptanz und sofortige Zahlungsbestätigung machen Twint zum Muss für Schweizer Veranstaltungen.

Software-Lösung, die Konferenzen vollständig oder ergänzend online abbildet – mit Live-Streaming, Networking, Q&A und virtueller Ausstellung.

Teilnehmer, die sich spontan vor Ort anmelden – mit speziellen Anforderungen an Datenerfassung und Bezahlung.

Großkongress mit globalem Anspruch – international besetzt, mehrsprachig, mit höchster Sichtbarkeit für die jeweilige Community.

Partizipatives Großgruppenformat mit rotierenden Tischrunden zu mehreren Themen – kollektive Intelligenz in entspannter Atmosphäre.

Verarbeitung, Verbuchung und Statusverwaltung aller Ticketzahlungen – inklusive regulatorischer Anforderungen wie BaFin-Aufsicht und KYC.