Konferenzmanagement-Software für Verbände & Fachgesellschaften
Organisieren Sie wiederkehrende Kongresse mit Converia. Converia verbindet Beitragseinreichung, Review, Programm, Anmeldung, Zahlungen und Rechnungslegung in einem durchgängigen Prozess – über alle Veranstaltungen Ihres Verbands hinweg.
Führen Sie Ihr Review-Verfahren fort – auch bei wechselndem Komitee.
Für eine Jahrestagung müssen zahlreiche Beiträge, ehrenamtliche Reviewer und komplexe Programmpläne zusammengeführt werden. Liegt das Verfahren in Tabellen des vorherigen Komitees, beginnt das nächste mit der Rekonstruktion. Generische Eventtools verwalten Tickets, aber kein strukturiertes Review-Verfahren. Converia führt Einreichung, Review und Programm dauerhaft auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.
Bündeln Sie Mitgliedschaft, Review und Teilnahme in einem Datensatz.
In Fachgesellschaften übernimmt eine Person oft mehrere Rollen: Sie ist Mitglied, begutachtet Beiträge und hält selbst einen Vortrag. Getrennte Tools erzeugen doppelte Daten, Rückfragen und fehlende Mitgliederrabatte bei der Anmeldung. Converia verbindet Mitgliedschaft, Review und Teilnahme über eine Personendatenbank mit Rollenlogik.
Setzen Sie bei Datenschutz und Support auf Konferenzerfahrung.
Für Fachgesellschaften mit Mitgliederdaten und medizinischem Kontext ist Datenschutz keine Randfrage. Converia verbindet europäisches Hosting und DSGVO-konforme Verarbeitung mit deutschsprachigen Ansprechpartnern, die das Konferenzgeschäft kennen.
Ein System über das ganze Verbandsjahr
Vor der Tagung
- Beiträge einreichen und das Review-Verfahren steuern
- Programm mit parallelen Tracks, Räumen und Zeiten planen
- Anmeldungen, Mitgliedertarife und Frühbucher-Logik aufsetzen
- Rechnungen erstellen und Kommunikation per E-Mail-Vorlagen führen
Während der Tagung
- Onsite Check-in mit QR-Codes und Badges
- Konferenz-App mit Live-Programm und Push-Nachrichten
- Konferenz-Website mit automatischem Online-Programmplan
Nach der Tagung
- Teilnahmezertifikate ausstellen
- Auswertungen und Exporte erstellen
- Rechnungsdaten und Fakturierungs-Export an die Buchhaltung übergeben
- Strukturen und Daten für die nächste Jahrestagung übernehmen
Für jede Anforderung eine individuelle Lösung.
Converia hat die gesamte Kongressorganisation inklusive Beitragseinreichung enorm erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der individuellen Anpassungsmöglichkeiten, können wir alle Aspekte unseres Kongresses nahtlos verwalten. Converia ermöglicht uns eine schnelle Umsetzung und effiziente Planung. Eine Softwarelösung, mit der wir gerne arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Versteht Converia unsere Mitgliederkonditionen?
Mitgliedertarife, ermäßigte Preisgruppen mit Nachweispflicht und beitragsfreie Ehrenmitglieder bilden Sie über die Ticket- und Preisregeln ab. Ihre Mitgliederdaten importieren Sie per CSV; bei einer Aktualisierung gleicht Converia die Mitgliederliste ab, und ein Direkteinstieg-Link verkürzt für Mitglieder den Registrierungsvorgang. Ob der Mitgliederstatus zusätzlich über eine Live-Schnittstelle zu Ihrer Mitgliederverwaltung in Echtzeit validiert werden soll, klären wir im Beratungsgespräch, weil das von Ihrer Mitgliederverwaltung abhängt.
Was passiert, wenn unser Komitee oder Team wechselt?
Das ist einer der Hauptgründe, warum Fachgesellschaften zu Converia wechseln. Das Review-Verfahren, die Tarifstruktur und die Programmlogik liegen im System, nicht in der Tabelle einer einzelnen Person. Ein neues Komitee übernimmt einen dokumentierten Stand – inklusive der Strukturen aus dem Vorjahr.
Wie aufwendig ist der Wechsel von unserem aktuellen Vorgehen?
Der Wechsel passiert nicht in einem Sprung. Wir starten meist mit der nächsten Jahrestagung, nicht parallel zu einer laufenden. Die Übernahme aus Excel, alten Einreichungstools und Mitglieder- oder Teilnehmerlisten ist Teil des Onboardings. Realistischer Zeitrahmen: 4–8 Wochen je nach Komplexität.
Wie helfen uns die Rechnungen beim Jahresabschluss?
Zahlungen, Rechnungsdokumente und der Fakturierungs-Export liegen in derselben Datenbasis wie die Anmeldungen. Die Rechnungslegung erfolgt gemäß UStG, inklusive E-Rechnungen und Reverse-Charge im innereuropäischen B2B mit automatischer Prüfung der Unternehmereigenschaft. Statt im Januar 47 Rechnungen aus Tickets und E-Mails zu rekonstruieren, übergeben Sie der Buchhaltung einen vollständigen Stand.
Passt Converia mit unserer Mitgliederverwaltung und Buchhaltung zusammen?
Converia bietet Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungs-, CRM- und Identitätsmanagement-Systemen. Was sich nicht direkt anbinden lässt, lässt sich per API verbinden. Welche Integrationen Sie konkret brauchen, klären wir im Beratungsgespräch.
Wo werden unsere Mitglieder- und Teilnehmerdaten gehostet?
Server stehen in Europa, die Verarbeitung ist DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitung. Die Verträge sind auf wissenschaftliche, medizinische und verbandliche Auftraggeber ausgelegt.