Konferenzsoftware für wissenschaftliche Konferenzen
Converia verbindet Beitragseinreichung, mehrstufiges Double-Blind-Review, Programmplanung und Proceedings in einem durchgängigen Prozess – für Universitäten, Fachgesellschaften und Kongressagenturen, ohne getrennte Tabellen und Tools.
Verbinden Sie Beiträge, Review und Programmplanung auf einer Datenbasis.
Abstracts in zwei- bis vierstelliger Zahl, mehrstufige Reviews und parallele Tracks lassen sich nicht zuverlässig in getrennten Tabellen steuern. Generische Eventtools verwalten Tickets und Räume; Converia bildet Einreichung, Begutachtung und Programmplanung durchgängig ab.
Bündeln Sie Autorenschaft, Review und Teilnahme in einem Datensatz.
Bei wissenschaftlichen Konferenzen übernimmt eine Person oft mehrere Rollen: Sie reicht einen Beitrag ein, begutachtet andere und nimmt selbst teil. Getrennte Tools erzeugen doppelte Daten und Rückfragen. Converia verbindet alle Rollen über eine Personendatenbank mit Rollenlogik.
Setzen Sie auf europäisches Hosting, SSO und persönlichen Support.
Für wissenschaftliche Konferenzen im Hochschul- oder medizinischen Kontext sind Datenschutz und Datenresidenz Voraussetzungen. Converia verbindet DSGVO-konforme Verarbeitung mit europäischem Hosting und deutschsprachigen Ansprechpartnern, die das Konferenzgeschäft kennen.
Ein System über die ganze Konferenz
Vor der Konferenz
- Call for Papers, Review und Programmplanung steuern
- Konferenz-Website aus Vorlagen aufsetzen, für die nächste Ausgabe kopierbar
- Anmeldung, Tarife und Frühbucher-Logik aufsetzen
- Rechnungen erstellen und Kommunikation per E-Mail-Vorlagen führen
Während der Konferenz
- Onsite Check-in mit QR-Codes und Badges
- Konferenz-App mit Live-Programm und persönlichem Zeitplan, auch offline
- Konferenz-Website mit automatischem Online-Programmplan
Nach der Konferenz
- Tagungsband nach InDesign exportieren
- Teilnahme- und CME-Bescheinigungen ausstellen
- Auswertungen, Daten-Exporte und Fakturierungs-Export an die Buchhaltung
- Strukturen und Daten für die nächste Ausgabe übernehmen
Für jede Anforderung eine individuelle Lösung.
Converia hat die gesamte Kongressorganisation inklusive Beitragseinreichung enorm erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der individuellen Anpassungsmöglichkeiten, können wir alle Aspekte unseres Kongresses nahtlos verwalten. Converia ermöglicht uns eine schnelle Umsetzung und effiziente Planung. Eine Softwarelösung, mit der wir gerne arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Unterstützt Converia echtes Double-Blind-Review?
Ja. Das Review läuft online und mehrstufig, im Blind- oder Double-Blind-Verfahren. Reviewer werden automatisch nach definierten Kriterien oder manuell zugewiesen, Section-Chairs steuern die Begutachtung einzelner Themengebiete. Bewertungskriterien legen Sie selbst fest – von Benotung über vorgegebene Antworten bis Freitext und Entscheidungsvorschlag.
Können Autoren in LaTeX einreichen?
Ja. Eingereicht wird als Plain-Text, formatierter Text, MS Word, PDF, LaTeX oder in Kombinationen. Sie definieren hierarchische Themengebiete, freie Vortragsarten und eigene Pflicht- und Zusatzfelder pro Einreichung.
Wie entsteht das Programm aus den angenommenen Beiträgen?
Angenommene Beiträge werden automatisch zu einem Programm verplant und lassen sich per Drag-and-Drop anpassen. Das System verhindert kollisionssicher, dass ein Referent zwei parallele Vorträge hält, kennt Sitzungsrollen und Räume und erlaubt parallele Plan-Varianten im Entwurf. Abgesagte Vorträge werden automatisch entfernt.
Können wir einen gedruckten Tagungsband erstellen?
Ja. Beiträge und Programmdaten lassen sich nach InDesign exportieren – druckfertig für den Tagungsband, in der Reihenfolge des Programms. Zusätzlich gibt es CSV-Exporte für weitere Verarbeitung.
Sehen Teilnehmende ihr eigenes Programm?
Ja. Teilnehmende erhalten einen globalen Konferenzkalender und einen persönlichen Konferenzzeitplan – mit Abstract-Download, Suche, Filtern und Referenten-Vita. Über die Konferenz-App ist das aktuellste Programm auch offline verfügbar.
Passt Converia auch für kleinere wissenschaftliche Konferenzen?
Converia ist auf inhaltsgetriebene Konferenzen mit Beitrag, Begutachtung und Programm ausgelegt – unabhängig davon, ob Sie achtzig oder zweitausend Abstracts erwarten. Wenn Sie eine reine Networking-Veranstaltung ohne Begutachtungsprozess planen, gibt es passendere Tools. Das sagen wir Ihnen offen im Gespräch.
Wo werden unsere Daten gehostet und verarbeitet?
Die Server stehen in Europa, die Verarbeitung ist DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitung. Verträge und Auftragsverarbeitung sind auf wissenschaftliche, medizinische und öffentliche Auftraggeber ausgelegt.