Richten Sie Ihre erste Fachtagung mit einem erfahrenen Partner aus.
Sie organisieren erstmals eine wissenschaftliche Tagung – ohne Vorlage, ohne Routine und neben dem Tagesgeschäft. Converia begleitet Sie vom Call for Papers bis zur Abrechnung: mit persönlicher Setup-Beratung, einem Support, der Ihre Tagung kennt, und seit über 20 Jahren bewährten Strukturen.
Beim ersten Mal fehlt nicht die Software. Es fehlt jemand, der den Ablauf schon kennt.
Drei Situationen, die jede:r kennt, der zum ersten Mal eine Fachtagung ausrichtet:
Welche Schritte gehören überhaupt dazu?
Call for Papers, Einreichung, Review, Programm, Anmeldung, Organisation, Abrechnung: Die Bausteine sind bekannt, aber nicht ihre Reihenfolge und Abhängigkeiten. Sie brauchen weniger ein Tool als einen klaren Fahrplan.
Wann muss der Call for Papers raus?
Zwölf Monate wirken lang. Doch Call for Papers, Einreichungsfrist, Review und Programm brauchen jeweils Zeit. Wer die Fristen erstmals plant, unterschätzt leicht, wie früh die Vorbereitung beginnen muss.
Was, wenn ich etwas übersehe?
Es gibt keine Vorgängerin und keine Checkliste. Trotzdem tragen Sie die Verantwortung, dass am Konferenztag alles steht. Sorgen machen nicht die bekannten Aufgaben, sondern die Dinge, an die beim ersten Mal niemand denkt.
Beim ersten Mal fehlt nicht die Software. Es fehlt jemand, der den Prozess schon kennt – und eine Datenbasis, auf der die Schritte aufeinander aufbauen. Genau dort setzt Converia an.
Ein verbundener Konferenzprozess auf einer Personendatenbank
Wer zum ersten Mal eine Tagung ausrichtet, baut sich den Ablauf sonst aus einzelnen Bausteinen zusammen: ein Tool für die Einreichung, eine Excel-Liste für die Anmeldungen, etwas für die Rechnungen. Genau dort entstehen die Brüche und die Frage, ob noch alles zusammenpasst. In Converia ist jede beteiligte Person ein Datensatz – Autor:in, Reviewer, Teilnehmer:in – und alle Schritte greifen auf dieselbe Datenbasis zu.
Über diese Personendatenbank steuern Sie:
Den Call for Papers mit Themengebieten, Vortragsarten und Einreichungsfristen ausschreiben
Beiträge als Abstracts, Full Papers oder Präsentationen über ein Einreichungsformular mit Ihren Pflichtfeldern erfassen
Die Beiträge im Review bewerten lassen, auf Wunsch im Double-Blind-Verfahren, und die Annahme entscheiden
Aus den angenommenen Beiträgen das Programm planen – mit parallelen Tracks, Räumen und Zeiten, kollisionssicher
Anmeldungen mit Tarifen und nachweispflichtigen Gruppen wie dem Studierenden-Tarif erfassen
Rechnungen nach den geltenden Steuerregeln erzeugen und die Daten an die Buchhaltung übergeben
Vor Ort per QR-Code prüfen, Badges drucken und Teilnahmezertifikate aus den Check-ins ableiten
So begleitet Converia Sie durch
Ihre erste Tagung
Sie fangen nicht mit einer leeren Oberfläche und einem Handbuch an. Das Converia-Team begleitet wissenschaftliche und professionelle Konferenzen seit über 20 Jahren – und kennt die Stellen, an denen Erstveranstalter erfahrungsgemäß ins Stocken geraten. Diese Begleitung sieht konkret so aus:
Auf Wunsch klären Sie in einer persönlichen Setup-Beratung die Schritte Ihrer Tagung, ihre Reihenfolge und die Anforderungen Ihres Formats.
Sie erreichen Menschen statt eines anonymen Helpdesks: Der deutschsprachige Support kennt Ihre Tagung und beantwortet Fragen im jeweiligen Kontext.
Auf Wunsch richtet das Converia-Team Ihre Konferenz ein. So starten Sie mit einer passenden Struktur statt vor einem leeren Editor.
Bei wandernden Tagungen bauen Sie nach Rücksprache auf der Vorjahreskonferenz auf – mit bewährten Einreichungsformularen, Review-Abläufen und Tarifstrukturen.
Beim Aufbau des Anmeldeformulars sehen Sie direkt die Ansicht der Teilnehmenden. So setzen Sie den Anmeldeprozess nicht im Blindflug auf.
Was Converia für Ihre erste Fachtagung abbildet
Vom Call for Papers bis zur Abrechnung bildet Converia den gesamten Konferenzprozess auf einer Datenbasis ab – Sie müssen ihn nicht aus einzelnen Tools zusammensetzen.
Beitragseinreichung und Review
Lassen Sie Abstracts, Full Papers und Präsentationen über ein Einreichungsformular einreichen und im Review bewerten, auf Wunsch im Double-Blind-Verfahren mit Reviewer-Zuweisung nach Ihren Kriterien.
Zentrale Personendatenbank
Verwalten Sie Autor:innen, Reviewer und Teilnehmende in einer gemeinsamen Datenbank mit Konferenzhistorie pro Person, statt Daten zwischen getrennten Listen zu kopieren.
Automatisierte Rechnungserstellung
Erstellen Sie Rechnungen automatisch nach UStG, als PDF auf eigenem Briefbogen, und übergeben Sie die Daten über bestehende Schnittstellen zu DATEV, Sage und SAP an die Buchhaltung – in Kürze auch als E-Rechnung.
Persönliche Setup-Beratung
Starten Sie mit einer persönlichen Setup-Beratung und deutschsprachigem Support von Menschen, die Konferenzen kennen – auf Wunsch richtet das Converia-Team Ihre Konferenz ein.
Onsite Check-in und Zertifikate
Prüfen Sie Zutrittsberechtigungen per QR-Code, drucken Sie Badges am Counter und erstellen Sie Teilnahmezertifikate als PDF, die sich aus den erfassten Check-ins ableiten.
Konferenz kopieren als Vorlage
Übernehmen Sie eine wandernde Tagung, können Sie nach Rücksprache mit dem Vorjahres-Team auf dessen Setup aufsetzen – mit bewährten Formularen, Abläufen und Tarifen als Ausgangspunkt.
Anmeldung und nachweispflichtige Tarife
Bieten Sie Tarife für unterschiedliche Gruppen an, inklusive Early-Bird-Stufen und nachweispflichtigen Tarifen wie dem Studierenden-Tarif mit Nachweis-Upload.
Programmplanung mit Kollisionsschutz
Planen Sie aus den angenommenen Beiträgen ein Programm mit parallelen Tracks, Räumen und Zeiten – Converia plant akzeptierte Beiträge automatisch ein und verhindert parallele Vorträge desselben Referenten.