Schaffen Sie geprüfte Standards für alle Konferenzen Ihrer Hochschule.
Nutzt jeder Lehrstuhl ein eigenes Tool, entstehen ebenso viele Datenschutz-, Beschaffungs- und Rechnungsstandards wie Konferenzen. Mit Converia richten Sie Datenschutz, Rahmenvertrag, Rechnungslegung und Zugriffsrechte einmal ein. Was die Datenschutzstelle, die Beschaffung und die Finanzabteilung freigeben, gilt für jede Veranstaltung im System.
Jede Tagung muss durch Datenschutz, Beschaffung und Finanzabteilung – jedes Mal von vorn.
Wer in einer Hochschule für Datenschutz, Beschaffung oder Finanzen zuständig ist, kennt diese Situationen:
Datenschutz bleibt eine Einzelfallprüfung
Jedes neue Tool muss die Datenschutzstelle separat prüfen. Bei jeder Tagung beginnen Fragen zu Serverstandort, Auftragsverarbeitung und Löschfristen erneut – während der Überblick fehlt, welche personenbezogenen Daten in welchem System liegen.
Beschaffung beginnt bei null
Für jedes neue Tool braucht es eine eigene Freigabe, einen eigenen Vertrag und eine neue Vergabeprüfung. Ohne einrichtungsweiten Rahmenvertrag durchläuft jede Konferenz denselben Beschaffungsprozess von vorn – als wäre es das erste Mal.
Jede Tagung rechnet anders
Manche Konferenzen erstellen Rechnungen manuell, andere über Tools ohne korrekte Steuerausweisung. Die Finanzabteilung erhält unterschiedliche Formate und muss jeden Beleg nacharbeiten, bevor er UStG-konform in die Buchhaltungssoftware übernommen werden kann.
Solange jede Konferenz ihren eigenen Standard setzt, trägt die Einrichtung das Risiko – beim Datenschutz, bei der Vergabe und in der Rechnungslegung. Genau dort setzt Converia an.
Datenschutz, Beschaffung und Rechnung einmal einrichten und für jede Konferenz verwenden
In vielen Einrichtungen führt jeder Lehrstuhl sein eigenes Tool ein. Genau dort entstehen die wiederholten Datenschutz-Prüfungen, die mehrfachen Vergabeverfahren und die uneinheitlichen Rechnungen. In Converia bilden Sie beliebig viele Konferenzen in einem System ab – von der kleinen Fachtagung bis zum mehrtägigen Jahreskongress. Datenschutz, Beschaffung, Rechnungslegung und Zugriffsrechte richten Sie nicht pro Tagung ein, sondern als Standard, dem alle Konferenzen folgen.
Über dieses eine System steuern Sie:
Den Betrieb in einem europäischen Rechenzentrum, zertifiziert nach ISO 27001
Die DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung mit AV-Vertrag und definierten Löschfristen, einmal für alle Konferenzen freigegeben
Die Anbindung an Hochschul-Accounts über LDAP und Single Sign-on per Shibboleth, statt eigener Logins pro Tool
Die Konfiguration als Rahmenvertrag für die Hochschul-Beschaffung, gültig über einzelne Tagungen hinaus
Die automatisierte Rechnungslegung nach UStG an Institut oder Teilnehmer:in, inklusive Export in die Buchhaltungssoftware
Neue Konferenzen aus einer Verwaltungsvorlage, die denselben Datenschutz-, Rechte- und Rechnungsstandard mitbringt
Wie Converia einen Compliance-Standard über Ihre ganze Einrichtung legt
Datenschutz, Vergabe und Rechnungslegung sind kein Hindernis pro Tagung mehr, sondern ein Standard, den Sie einmal setzen. Diese vier Achsen bildet Converia für Ihre Einrichtung ab:
ISO 27001 & Hosting in Europa
Converia läuft auf mehrfach redundanten Servern in einem nach ISO 27001 zertifizierten europäischen Rechenzentrum – ausschließlich bei europäischen Hosting-Anbietern, nicht in EU-Rechenzentren amerikanischer Anbieter. Damit stehen Serverstandort und Hosting-Standard für alle Konferenzen fest.
AV-Vertrag und Löschkonzept
Ein AV-Vertrag und definierte Löschfristen regeln die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmenden. Was die Datenschutzstelle einmal prüft und freigibt, gilt für alle Konferenzen im System – statt für jedes Tool erneut.
Rechtesystem mit Single-Sign-On
Benutzergruppen und Zugriffsrechte lassen sich pro Modul und Konferenz steuern; die Authentifizierung erfolgt über LDAP oder Shibboleth-SSO. So behält die zentrale Stelle den Überblick, während jeder Lehrstuhl nur seinen Bereich verwaltet.
Rahmenvertrag für Hochschulen
Converia lässt sich als Rahmenvertrag für die gesamte Hochschule oder in Ausnahmefällen für Teileinrichtungen wie ein Uniklinikum konfigurieren. So verhandeln Sie den Standard einmal, statt jedes Institut durch denselben Vergabeprozess zu führen.
Was Sie einrichtungsweit in Converia abbilden
Auf der Compliance-Ebene – Datenschutz, Beschaffung, Rechnungslegung, Zahlungsprozesse, Zugriffsrechte – bildet Converia den Standard für Ihre ganze Einrichtung ab:
Deutsches Hosting und DSGVO
Converia wird in europäischen, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren betrieben. Die Auftragsverarbeitung erfolgt DSGVO-konform, sämtliche Daten werden zum Schutz Ihrer Konferenzdaten verschlüsselt übertragen.
AV-Vertrag und Löschkonzept
Ein AV-Vertrag und definierte Löschfristen regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten. Die benötigten Datenschutzunterlagen stellen wir Ihrer Stabsstelle direkt bereit.
Rechtesystem mit SSO
Definieren Sie Benutzergruppen und Zugriffsrechte pro Modul und Konferenz. Die Authentifizierung erfolgt über LDAP oder Shibboleth-SSO – passend zu den Zuständigkeiten Ihrer Hochschule.
Rahmenvertrag für Hochschulen
Converia lässt sich als Rahmenvertrag für wiederkehrende oder institutsübergreifende Tagungen beschaffen. Bei der ersten Konferenz übernimmt das Converia-Team auf Wunsch die Einrichtung.
Rechnungslegung nach UStG
Converia erstellt UStG-konforme Einzel-, Sammel- und Reverse-Charge-Rechnungen an Institute oder Teilnehmende – als PDF auf Ihrem Briefbogen. So rechnen alle Konferenzen nach demselben Standard ab.
Zahlungsabwicklung ohne eigenes Konto
Auf Wunsch führt Converia bei einem BaFin-überwachten Zahlungspartner das Konto Ihrer Konferenz und rechnet monatlich auf Ihr Referenzkonto ab. Ihre Finanzabteilung verfolgt Zahlungseingänge nicht einzeln.
Export in die Buchhaltung
Exportieren Sie Rechnungen und Buchungen über bestehende Schnittstellen zu DATEV, Sage und SAP. So erhält Ihre Finanzabteilung die Belege jeder Tagung im gleichen Format.
Alle Konferenzen in einem System
Verwalten Sie beliebig viele Konferenzen unter denselben Standards. Die Daten bleiben je Tagung getrennt und sind nur für die jeweils berechtigten Personen zugänglich.
Einheitliche Setups aus Vorlagen
Stellen Sie zentrale Vorlagen mit Datenschutz-, Rechte- und Rechnungseinstellungen bereit. Jeder Lehrstuhl startet seine Tagung als Kopie – unter denselben Standards, ohne fremde Konferenzdaten zu übernehmen.