Konferenzmanagement-Software für medizinische Kongresse
Converia führt Referentenmanagement, CME-relevantes Programm, Anmeldung, Zahlung, Rechnung und Check-in in einem durchgängigen Prozess zusammen. Die Anwesenheit wird direkt beim Check-in erfasst – statt nachträglich von Hand protokolliert.
Verknüpfen Sie CME-Punkte direkt mit Session, Check-in und Bescheinigung.
Bei medizinischen Kongressen ist Fortbildung ein zentraler Teilnahmegrund. Punkte müssen je Session stimmen, Anwesenheiten nachweisbar sein und Bescheinigungen daraus entstehen. Liegen Programm, Check-in und Nachweis getrennt, wird die CME-Abrechnung zur Handarbeit. Converia hält die gesamte Kette auf einer Datenbasis.
Binden Sie Industrie-Symposien und Reviews direkt ins Programm ein.
Medizinische Kongresse verbinden zwei Abläufe, die generische Eventtools selten abbilden: Industrie-Symposien und strukturierte Beitragsreviews. Beides gehört direkt ins Programm statt in separate Tabellen. Converia steuert Sponsoring und Begutachtung über dieselbe Programmdatenbank.
Verarbeiten Sie medizinische Konferenzdaten nach europäischen Standards.
Medizinische Mitgliederlisten, Industrieverträge und teilnehmernahe Daten gehören nicht in beliebige Cloud-Tools. Fragt das Justiziariat nach Serverstandort und Verarbeitung, braucht es eine belastbare Antwort. Converia setzt auf europäisches Hosting und DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung.
Ein System über den ganzen Kongress.
Vor der Konferenz
- Beiträge einreichen, mehrstufig und im Double-Blind-Verfahren begutachten
- Programm mit parallelen Tracks, CME-Punkten, Sponsoren und Videoaufzeichnung je Session planen
- Anmeldungen, nachweispflichtige Tarife und Rechnungen nach UStG aufsetzen
- Konferenz-Website und Konferenz-App mit Sponsorenlogos bereitstellen
Während der Konferenz
- Self-Service-Check-in mit Badge-Druck für große Teilnehmerzahlen
- Anwesenheit sitzungs- und tageweise per QR-Code protokollieren
- Konferenz-App mit aktuellem Programm und persönlichem Zeitplan
- Namensschilder mit eigenen Vorlagen für Referierende, Presse und VIPs
Nach der Konferenz
- Teilnahmebestätigungen und -zertifikate als PDF ausstellen
- Daten für die CME-Abrechnung aus protokollierten Check-ins bereitstellen
- Rechnungsdaten und Fakturierungs-Export an die Buchhaltung übergeben
- Strukturen und Personendatenbank für den nächsten Kongress übernehmen
Mit mehr als 30 wissenschaftlichen Veranstaltungen pro Jahr schätzen wir an Converia besonders, dass die Software mit uns mitwächst und bei jedem Format mitdenkt. Die breite Funktionspalette, innovative Lösungen für spezielle Kundenwünsche, kontinuierliche Verbesserungen, sowie der persönliche Support und die KI-Hilfe beeindrucken uns immer wieder.
Converia hilft uns seit 2019, unseren jährlichen Kongress mit einem kleinem Team optimal zu organisieren und durchzuführen. Dabei schätzen wir besonders die persönliche Beratung durch das Converia-Team bei speziellen Anforderungen.
Converia unterstützt uns seit 5 Jahren im Rahmen unseres Rahmenvertrags dabei, sowohl unsere große Jahresveranstaltung als auch unsere kleineren Veranstaltungen zuverlässig zu organisieren und durchzuführen. Seitdem haben wir viel mehr Struktur in unseren Abläufen und deutlich weniger Aufwand.
Congress Management ist mehr als Eventmanagement – es bedeutet, komplexe Anforderungen in verlässliche Strukturen und klare Prozesse zu übersetzen. Converia unterstützt uns seit zehn Jahren dabei, unsere medizinischen Kongresse professionell abzubilden und organisatorisch effizient umzusetzen.
Wir haben von den Teilnehmenden ausschließlich positives Feedback erhalten.
Converia war unsere Rettung.
Besonders geschätzt haben wir die schnelle Reaktion und den freundlichen Kundensupport.
Unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten war die Converia-Lösung für uns perfekt.
Converia ist eine sehr benutzerfreundliche Software, deren zahlreiche Funktionen eine effektive Konferenzorganisation unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Wie unterstützt Converia die CME-Abrechnung?
Sie hinterlegen die CME-Punkte je Session am Programm. Am Check-in protokollieren Sie die Anwesenheit per Barcode- oder QR-Code-Scan, sitzungs- und tageweise. Der Check-in ist für die CME-Abrechnung geeignet, und Teilnahmebestätigungen lassen sich inhaltsabhängig von den protokollierten Check-ins als PDF ausstellen. Wie der Punkte-Workflow bei Ihrer Ärztekammer konkret aussehen soll, klären wir im Beratungsgespräch.
Können wir Sponsoren und Industrie-Symposien abbilden?
Ja. Sponsoren lassen sich je Session zuordnen, Sponsorenlogos auf Website und in der Konferenz-App ausspielen, und einzelne Sessions zur Videoaufzeichnung markieren. Diese Angaben hängen am Programm, nicht in einer separaten Liste.
Bildet Converia eine mehrstufige, anonyme Begutachtung ab?
Ja. Converia unterstützt mehrstufige Online-Begutachtung im Blind- und Double-Blind-Verfahren, automatisierte und manuelle Reviewer-Zuweisung nach definierten Kriterien sowie Section-Chairs für die Bewertung einzelner Themengebiete. Reviewer lassen sich aus Excel importieren, die Entscheidung trifft das Komitee.
Funktioniert das auch bei vierstelligen Teilnehmerzahlen?
Ja. Converia ist auf große Kongresse ausgelegt. Self-Service-Check-in-Terminals mit Badge-Druck nach Ticket-Scan entlasten den Counter, Namensschilder lassen sich über eigene Vorlagen für Referierende, Presse und VIPs erstellen, und die Anmeldung kennt nachweispflichtige Tarife und Rabattgruppen.
Wo werden unsere Daten gehostet und verarbeitet?
Converia läuft in einem europäischen Rechenzentrum, zertifiziert nach ISO 27001, die Verarbeitung ist DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitung. Für das Justiziariat einer medizinischen Organisation ist das eine belastbare Grundlage.
Wir sind eine Fachgesellschaft – ist das hier die richtige Seite?
Diese Seite beschreibt den Konferenztyp medizinischer Kongress. Wenn Sie als Organisation eine Fachgesellschaft sind, finden Sie die Perspektive Ihrer Geschäftsstelle – Mitgliederlogik, Komitee-Übergabe, Jahr-zu-Jahr-Reproduzierbarkeit – auf der Seite für Verbände und Fachgesellschaften. Beide Seiten beschreiben dasselbe Converia, aus zwei Blickwinkeln.