Das Betriebssystem für professionelle Konferenzbetriebe
Converia bündelt parallel laufende Konferenzen verschiedener Auftraggeber, ohne Konditionen, Programme und Daten zu vermischen. Mandantenlogik, wiederverwendbare Templates und konferenzübergreifendes Reporting ersetzen separate Toolstacks pro Auftraggeber.
Verwalten Sie mehrere Auftraggeber getrennt in einem System.
Jeder Mandant braucht eigene Tarife, eine eigene Marke und eine eigene Datenbasis. Getrennte Tools erzeugen Systemwechsel und manuelle Übertragungen; ohne Mandantentrennung vermischen sich Teilnehmende, Rechnungen und Kommunikation. Converia verbindet zentrale Verwaltung mit klarer Trennung.
Nutzen Sie das Setup der letzten Konferenz als Vorlage.
Wiederkehrende Konferenzen brauchen wiederkehrende Strukturen: Tarife, Formulare, E-Mails, Rechnungen, Programm und Review. Beginnt jede Ausgabe bei null, fließt Zeit ins Setup statt in die Betreuung. Converia speichert bewährte Setups als wiederverwendbare Templates.
Erstellen Sie Berichte für Auftraggeber direkt aus den Konferenzdaten.
Nach der Konferenz erwarten Auftraggeber Zahlen zu Teilnehmenden, Umsätzen und Tarifen. Sind diese über Ticketing, Buchhaltung und Tabellen verteilt, entsteht jeder Bericht manuell. Converia hält alle Konferenzdaten auswertbar an einem Ort – je Mandant und über das gesamte Portfolio.
Ein Mandant. Mehrere Konferenzen. Ein Portfolio.
Pro Mandant
- Eigene Auftraggeber mit eigenen Konditionen und eigener Marke abbilden
- Zugriff und Sichtbarkeit pro Konferenzteam steuern
- Konferenz-Website und Kommunikation im Auftraggeber-Look aufsetzen
Pro Konferenz
- Beiträge einreichen und reviewen, Programm mit parallelen Tracks planen
- Anmeldung, Tickets, Zahlungen und Rechnungen über eine Personendatenbank steuern
- Onsite Check-in mit QR-Codes und Badges, Konferenz-App mit Live-Programm
Über das Portfolio
- Wiederkehrende Setups als Templates speichern und auf die nächste Konferenz übernehmen
- Konferenzübergreifend auswerten und Reports je Auftraggeber erstellen
- Mehrere Tagungen gleichzeitig im selben System betreiben
Was Ihr Team über das Portfolio steuert
Beiträge und Programm je Konferenz
Anmeldung, Zahlung, Fakturierung
Onsite und Kommunikation
Integrationen und Anbindung
Warum PCOs Converia als Betriebssystem wählen
Wer das eigene Geschäft auf eine Software stützt, prüft genauer. Drei Punkte, die im Mandantenbetrieb zählen:
Datenschutz über mehrere Auftraggeber
Server in Europa, DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung. Verträge und Auftragsverarbeitung sind auf wissenschaftliche, medizinische und öffentliche Auftraggeber ausgelegt – die Auftraggeber, mit denen PCOs am häufigsten arbeiten.
Menschen statt anonymem Helpdesk
Deutschsprachiger Support von Menschen, die das Konferenzgeschäft kennen. Wenn während einer laufenden Konferenz eine Frage auftaucht, sprechen Sie mit jemandem, der Ihren Betrieb kennt.
Persönliche Setup-Beratung
Über 20 Jahre Erfahrung mit wissenschaftlichen und professionellen Konferenzen. Beim Aufsetzen neuer Mandanten und komplexer Tarifstrukturen begleitet Sie eine persönliche Beratung – kein reiner Self-Service.
Converia hat die gesamte Kongressorganisation inklusive Beitragseinreichung enorm erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der individuellen Anpassungsmöglichkeiten, können wir alle Aspekte unseres Kongresses nahtlos verwalten. Converia ermöglicht uns eine schnelle Umsetzung und effiziente Planung. Eine Softwarelösung, mit der wir gerne arbeiten.
Mit mehr als 30 wissenschaftlichen Veranstaltungen pro Jahr schätzen wir an Converia besonders, dass die Software mit uns mitwächst und bei jedem Format mitdenkt. Die breite Funktionspalette, innovative Lösungen für spezielle Kundenwünsche, kontinuierliche Verbesserungen, sowie der persönliche Support und die KI-Hilfe beeindrucken uns immer wieder.
Converia hilft uns seit 2019, unseren jährlichen Kongress mit einem kleinem Team optimal zu organisieren und durchzuführen. Dabei schätzen wir besonders die persönliche Beratung durch das Converia-Team bei speziellen Anforderungen.
Converia unterstützt uns seit 5 Jahren im Rahmen unseres Rahmenvertrags dabei, sowohl unsere große Jahresveranstaltung als auch unsere kleineren Veranstaltungen zuverlässig zu organisieren und durchzuführen. Seitdem haben wir viel mehr Struktur in unseren Abläufen und deutlich weniger Aufwand.
Congress Management ist mehr als Eventmanagement – es bedeutet, komplexe Anforderungen in verlässliche Strukturen und klare Prozesse zu übersetzen. Converia unterstützt uns seit zehn Jahren dabei, unsere medizinischen Kongresse professionell abzubilden und organisatorisch effizient umzusetzen.
Wir haben von den Teilnehmenden ausschließlich positives Feedback erhalten.
Converia war unsere Rettung.
Besonders geschätzt haben wir die schnelle Reaktion und den freundlichen Kundensupport.
Unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten war die Converia-Lösung für uns perfekt.
Converia ist eine sehr benutzerfreundliche Software, deren zahlreiche Funktionen eine effektive Konferenzorganisation unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Wie aufwendig ist der Umstieg für unsere ganze Organisation?
Der Umstieg ist für ein PCO größer als für einen Einzelveranstalter – das nehmen wir ernst. Wir starten meist mit einer ersten Konferenz statt mit dem gesamten Portfolio auf einmal und übernehmen Daten aus Ihren bisherigen Tools, Teilnehmerdatenbanken und Excel-Listen. Aus den ersten Setups entstehen Templates, die den Aufwand für die folgenden Konferenzen senken. Den realistischen Zeitrahmen und die Reihenfolge planen wir im Beratungsgespräch entlang Ihres Konferenzkalenders.
Können wir mehrere Auftraggeber sauber getrennt abbilden?
Ja. Converia bildet mehrere Konferenzen über eine Mandantenlogik ab – mit eigenen Tarifen, eigener Marke und getrennten Teilnehmer- und Rechnungsdaten pro Auftraggeber. Wie fein sich Zugriffe und Rollen pro Konferenzteam steuern lassen, gehen wir an Ihren konkreten Mandantenstrukturen im Gespräch durch
Wie funktioniert das Reporting an unsere Auftraggeber?
Teilnehmer-, Zahlungs- und Tarifdaten liegen pro Konferenz im System und lassen sich je Auftraggeber auswerten und exportieren. Über das Portfolio können Sie konferenzübergreifend reporten. Welche Kennzahlen und Formate Ihre Auftraggeber erwarten, klären wir, damit das Reporting zu Ihrem Betrieb passt.
Können wir mehrere Konferenzen gleichzeitig betreiben?
Ja. PCOs und Kongressagenturen steuern oft 10+ Konferenzen pro Jahr im selben System – mit Mandantenlogik, wiederverwendbaren Templates und konferenzübergreifendem Reporting. Mehr parallele Tagungen bedeuten nicht mehr Tools, sondern mehr Konferenzen im selben Betrieb.
Wie passt Converia mit unseren bestehenden Tools zusammen?
Converia bietet Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungs-, CRM- und Identitätsmanagement-Systemen. Was wir nicht selbst abdecken, lässt sich per API anbinden. Welche Integrationen Sie über Ihre Mandanten hinweg brauchen, klären wir im Beratungsgespräch.
Wo werden die Daten unserer Auftraggeber gehostet und verarbeitet?
Server stehen in Europa, die Verarbeitung ist DSGVO-konform. Verträge und Auftragsverarbeitung sind auf wissenschaftliche, medizinische und öffentliche Auftraggeber ausgelegt – die Auftraggeber, mit denen PCOs am häufigsten arbeiten.