Warum Converia | Converia

Können Sie helfen, eine Konferenz für 500 Leute zu organisieren?

Aus dieser Frage wurde Converia. In über 20 Jahren haben wir Tausende Konferenzen begleitet – jede anders, und doch fast immer mit derselben Grunddiagnose: Die Branche tut so, als wäre eine Konferenz eine Veranstaltung wie jede andere. Sie ist es nicht. Das hier ist, was wir gelernt haben – und warum es Converia gibt.

Konferenzen sind redaktionelle Arbeit, kein Event-Marketing.

Sie beginnen mit einer Frage: Wer hat etwas zu sagen, das diese Community gerade hören sollte? Sie enden mit einem Programm, das jemand verantworten muss. Dazwischen liegen Abstracts, Reviewer, Befangenheiten, Konflikte und Konsens. Das ist nicht der gleiche Job wie eine Messe zu organisieren oder Tickets zu verkaufen. Und es lässt sich nicht mit einer Plattform abbilden, die für Letzteres gebaut wurde.

Speaker, Reviewer und Teilnehmer sind oft dieselben Personen.

Nur in verschiedenen Rollen, je nach Tag und Beitrag. Eine Software, die das nicht versteht, zwingt Sie zur Doppelpflege: drei Datensätze für eine Person, jeder mit eigenen Pflichtfeldern. Das ist nicht nur unbequem. Es ist die Wurzel des Excel-Chaos, das jede Konferenz-Geschäftsstelle kennt.

Sonderfälle sind in Deutschland kein Edge Case, sondern der Normalfall.

Wiederkehrende Tagungen, die jedes Jahr an einer anderen Universität ausgerichtet werden. Rechnungsstellung im Namen der Fachgesellschaft mit korrekter Umsatzsteuer. Rahmenverträge mit Hochschul-Beschaffung. Befangenheitsregeln im Peer Review. Das alles ist Standard im deutschen Konferenzbetrieb – und gehört bei uns zur Software, nicht zur "individuellen Anpassung gegen Aufpreis".

Eine gute Konferenz beginnt nicht mit einem Tool. Sie beginnt mit einem Gespräch.

Wir bauen Software, aber wir liefern auch Beratung. Wer eine Jahrestagung zum ersten Mal organisiert, braucht beides. Wer sie zum zwanzigsten Mal organisiert, hat eigene Erfahrungen – und braucht jemanden, der sie ernst nimmt, nicht eine Standard-Demo.

Verlässlichkeit ist nicht aufregend. Aber sie ist das, was zählt.

Converia gibt es seit 2009. Den Kern des Teams – die Menschen, die mit dem Professor an der ersten Konferenzsoftware gebaut haben – seit Anfang der 2000er. Wer eine Jahrestagung organisiert, kann sich kein Tool leisten, das nächstes Jahr akquiriert oder eingestellt wird. Unser Support sitzt in Deutschland, schreibt deutsch und ist nicht in einer Outsourcing-Schleife verschwunden.

Was wir in 20 Jahren immer wieder gesehen haben.

Vier Muster wiederholen sich:

Tools, die "Konferenz" auf der Website schreiben und Event-Ticketing liefern.

Konferenzteams, die in Excel jonglieren, weil keine Software Mehrrollen-Logik kennt.

Buchhaltungen, die im Januar nachfragen, weil Daten zwischen sechs Systemen verteilt liegen.

Programmkomitees, die mit der Befangenheits-Tabelle der Vorgängerin arbeiten, ohne zu wissen, ob sie aktuell ist.

Diese Muster sind nicht das Problem einzelner Teams. Sie sind das Ergebnis von Software, die für die falsche Aufgabe gebaut wurde.

Deshalb haben wir Converia gebaut.

20+ Jahre Erfahrung

1K+ Konferenzen pro Jahr

Server in der EU

Eine Konferenzmanagement-Software, in der Beitragseinreichung, Vortragsmanagement, Programm, Teilnehmer, Tickets, Rechnungen und Check-in auf einer Personendatenbank laufen. Keine sechs Tools. Kein Tabellen-Pingpong. Keine Doppelpflege.

20 Jahre Konferenz-Wissen, das nicht im Beratungs-Memo steht, sondern in der Software: Befangenheitsregeln, UStG-konforme Rechnungslegung für Fachgesellschaften, Wanderpokal-Logik, Mandantentrennung für PCOs.

Plus Beratung, die mit Ihrer ersten Konferenz beginnt – nicht erst mit dem ersten Eskalationsticket.

Für wen wir Converia bauen

Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen, die wissenschaftliche Tagungen ausrichten – oft als wiederkehrende Konferenzen zwischen Fachbereichen, jedes Jahr an einem anderen Ort.

Für Fachgesellschaften und Verbände mit wiederkehrenden Jahrestagungen, ehrenamtlichen Programmkomitees und einer Geschäftsstelle, die im Januar keine Buchhaltungs-Rückfragen mehr beantworten möchte.

Für PCOs und Kongressagenturen, die mehrere Konferenzen parallel betreiben und ein Betriebssystem brauchen, kein Patchwork aus Tools.

Und für Erstveranstalter, die zum ersten Mal die Verantwortung tragen und Beratung wollen, nicht nur eine Demo.

Sprechen wir.

Wenn Sie eine Konferenz organisieren – egal ob zum ersten oder zum zwanzigsten Mal – schauen wir uns mit Ihnen gemeinsam an, ob Converia zu Ihrer Konferenz passt.

Beratungsgespräch vereinbaren

Rainer Kretzer

Geschäftsführer

Geschäftsführer. Seit den frühen Jahren an Bord. Verbindet die Software-Entwicklung mit dem, was Konferenzteams im Alltag wirklich brauchen.

Rainer Kretzer

Christian Burger

Geschäftsführer

Geschäftsführer. Gründer von Converia, Bauingenieur und Informatiker. Hat mit dem ersten Veranstalter die erste Version gebaut.

Christian Burger