Organisieren Sie Ihren Weltkongress in einem durchgängigen Konferenzprozess.

Ein Weltkongress bringt Teilnehmende aus vielen Ländern, mehrere Sprachen, internationale Zahlungen, parallele Tracks und den Check-in für tausende Menschen zusammen. Converia verbindet alle Bereiche über eine gemeinsame Personendatenbank. So bleiben Größe und Internationalität beherrschbar – ohne ein Dutzend Tools und Tabellen.

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Organisieren Sie Ihren Weltkongress in einem durchgängigen Konferenzprozess

Größe verzeiht keine Übergaben.

Bei einem internationalen Weltkongress vervielfacht sich jede Aufgabe.
Wer organisiert, kennt diese Situationen:

Tausende Teilnehmende, zwölf Tracks

Hunderte Beiträge, zwölf parallele Tracks und Referierende mit überschneidenden Sessions machen die Programmplanung zum Konfliktfeld. Gleichzeitig warten am ersten Tag tausende Menschen am Check-in – zu viel für Tabellen und manuelle Abläufe.

Mehrere Sprachen, mehrere Versionen

Anmeldung, Website und Bestätigungs-E-Mails werden in mehreren Sprachen erwartet. Werden die Versionen getrennt gepflegt, laufen sie schnell auseinander – und jede Änderung an Programm oder Informationen muss mehrfach nachgezogen werden.

Viele Länder, viele Sonderfälle

Kreditkarte, Apple Pay, Überweisung und Schweizer QR-Rechnung treffen auf Reverse-Charge und unterschiedliche Steuerregeln. Sind Anmeldung und Rechnung getrennt, muss das Team jeden Sonderfall einzeln prüfen – bei tausenden Buchungen immer wieder.

Bei jeder Übergabe zwischen diesen Bereichen geht etwas verloren oder muss erneut eingetippt werden. Bei einem Kongress dieser Größe summiert sich das zu Tagen. Genau dort setzt Converia an.

Eine Personendatenbank über Länder, Sprachen und tausende Teilnehmende

Ein Weltkongress ist nicht schwer, weil er groß ist. Er ist schwer, weil Größe jede Lücke zwischen den Tools vervielfacht. Eine Teilnehmerin meldet sich in ihrer Sprache an, zahlt über ihre Zahlart, bekommt eine Rechnung nach der für sie geltenden Steuerlogik und steht am ersten Tag am Check-in. In getrennten Werkzeugen ist das viermal dieselbe Person in vier Datensätzen. In Converia ist es ein Datensatz, der durch den ganzen Prozess trägt.

Eine Personendatenbank über Länder, Sprachen und tausende Teilnehmende

Über diese Personendatenbank steuern Sie:

Anmeldung, Tarife und Rabattgruppen über dieselben Formulare für Teilnehmende aus vielen Ländern erfassen
Das Programm mit parallelen Tracks, Räumen und Zeiten einmal planen und für alle Teilnehmenden bereitstellen
Zahlungen, Rechnungen und Fakturierungs-Export über denselben Datensatz abwickeln
Self-Service-Check-in und Anwesenheit per QR-Code an dieselbe Person koppeln
Teilnehmende per E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Platzhaltern aus derselben Datenbasis erreichen
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Mehrsprachig anmelden, international abrechnen

Was einen Weltkongress von einer nationalen Tagung trennt, sind Sprachen, internationale Zahlarten und die Steuerlogik über Ländergrenzen. Converia bildet diese drei Anker am selben Konferenzdatensatz ab, statt sie nebeneinanderher zu pflegen.

Mehrsprachig anmelden, international abrechnen

In Converia bilden Sie ab:

Konferenzen in beliebigen Sprachkombinationen, mit eigener Website-Struktur je Sprache und UTF-8 für alle Zeichensätze
Zahlung per Kreditkarte, Google Pay, Apple Pay, Überweisung oder QR-Rechnung der Schweiz
Rechnungen nach UStG mit freien Steuersätzen, Sammelrechnungen für ganze Delegationen
Massen-E-Mails an Teilnehmende mit dynamischen Platzhaltern und korrekter, geschlechtsspezifischer Anrede
Reverse-Charge im innereuropäischen B2B mit automatischer Prüfung der Unternehmereigenschaft
Self-Service-Check-in-Terminals und Badge-Druck nach Ticket-Scan für große Teilnehmerzahlen
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Was Converia für einen
internationalen Weltkongress abbildet

Auf der Konferenz-Ebene – Beitrag, Programm, Anmeldung, Zahlung, Check-in, Kommunikation – bildet Converia den Weltkongress als verbundenen Prozess ab:
Beiträge einreichen und begutachten

Beiträge einreichen und begutachten

Nehmen Sie Beiträge mehrstufig entgegen und begutachten Sie sie im Blind- oder Double-Blind-Verfahren. Reviewer werden nach definierten Kriterien zugewiesen, Section-Chairs je Themengebiet eingesetzt.
Programme kollisionsfrei planen

Programme kollisionsfrei planen

Planen Sie Tracks, Räume und Zeiten automatisch und passen Sie das Programm per Drag-and-drop an. Parallele Vorträge derselben Referierenden werden verhindert, Varianten bleiben als Entwürfe erhalten.
Anmeldung und Website mehrsprachig aufsetzen

Anmeldung und Website mehrsprachig aufsetzen

Setzen Sie Anmeldung und Konferenz-Website in beliebigen Sprachkombinationen auf. Mit eigener Seitenstruktur je Sprache und UTF-8 bleiben Inhalte in allen Zeichensätzen korrekt dargestellt.
Zahlungen und Rechnungen international abwickeln

Zahlungen und Rechnungen international abwickeln

Bieten Sie Kreditkarte, Google Pay, Apple Pay, Überweisung und Schweizer QR-Rechnung an. Reverse-Charge, automatische Prüfung der Unternehmereigenschaft und Rechnungen nach UStG sind integriert.
Check-in und Anwesenheit erfassen

Check-in und Anwesenheit erfassen

Entlasten Sie den Counter mit Self-Service-Terminals und Badge-Druck nach dem Ticket-Scan. Die Anwesenheit wird per QR-Code für einzelne Sessions oder ganze Tage protokolliert.
Namensschilder regelbasiert erstellen

Namensschilder regelbasiert erstellen

Erstellen Sie Namensschilder für Referierende, Presse und VIPs aus eigenen Vorlagen. Regeln weisen das passende Layout automatisch zu – als Plastikkarte, Butterfly-Badge oder Etikett.
Konferenz-App mehrsprachig bereitstellen

Konferenz-App mehrsprachig bereitstellen

Stellen Sie das aktuelle Programm und persönliche Zeitpläne mehrsprachig bereit. Die App bleibt auch offline verfügbar, wenn das WLAN vor Ort an seine Grenzen kommt.
Zertifikate erstellen, Daten exportieren

Zertifikate erstellen, Daten exportieren

Stellen Sie Teilnahmebestätigungen und Zertifikate als PDF aus. Rechnungs- und Buchungsdaten übergeben Sie anschließend per Export an DATEV, Sage oder SAP.