Konferenzmanagement-Software für Business-Fachkonferenzen
Organisieren Sie inhaltsgetriebene Fachkonferenzen mit Converia. Converia verbindet Sessions, Vortragende, Teilnehmende und B2B-Rechnungen in einem durchgängigen Prozess – im Corporate Design Ihres Unternehmens und auf Servern in Europa.
Halten Sie Programm, Sessions und Vortragende synchron.
Inhaltsgetriebene Fachkonferenzen verbinden Sessions, Tracks, Räume, Zeiten und Vortragende. Fällt kurzfristig jemand aus, ändern sich mehrere Stellen gleichzeitig. Generische Tickettools bilden diese Abhängigkeiten nicht ab. Converia hält den gesamten Programmstand auf einer Datenbasis aktuell.
Verbinden Sie B2B-Anmeldung, Zahlung und Firmenrechnung auf einer Datenbasis.
Bei Business-Fachkonferenzen buchen Teilnehmende häufig über ihr Unternehmen und benötigen Rechnungen, die den Anforderungen der Buchhaltung entsprechen. Generische Tickettools bilden diese Logik selten vollständig ab. Converia hält Buchungs- und Rechnungsdaten vom ersten Klick bis zur Übergabe konsistent.
Setzen Sie auf europäisches Hosting und persönlichen Konferenzsupport.
In regulierten Branchen sind Datenschutz und Datenresidenz Voraussetzungen. Converia wird in einem europäischen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum betrieben, unterstützt die DSGVO-konforme Datenverarbeitung und verbindet Sie mit deutschsprachigen Ansprechpartnern, die Konferenzen kennen.
Ein System über die ganze Konferenz
Vor der Konferenz
- Programm mit Sessions, parallelen Tracks, Räumen und Zeiten planen, Beiträge bei Bedarf einreichen und bewerten
- Inhaltsorientierte Microsites für Ihre Konferenz im eigenen Corporate Design
- Online-Anmeldung, Tarife, Early-Bird-Stufen und Rabattgruppen aufsetzen
- B2B-Rechnungen erstellen und Kommunikation per E-Mail-Vorlagen führen
Während der Konferenz
- Onsite Check-in mit Barcode-/QR-Code-Scan, Self-Service-Terminals und Badge-Druck direkt am Counter
- Check-in auf verschiedene Listen, etwa Dinner oder Rundgang
- Konferenz-App im eigenen Corporate Design mit aktuellem Programm
- Zahlung von Kreditkarte über Apple Pay und Google Pay bis Überweisung
Nach der Konferenz
- Teilnahmebestätigungen und Zertifikate auf eigenem Briefbogen ausstellen
- Auswertungen und Daten-Exporte erstellen
- Rechnungs- und Buchungsdaten über DATEV, Sage und SAP an die Buchhaltung übergeben
- Strukturen und Daten für die nächste Ausgabe übernehmen
Converia hat die gesamte Kongressorganisation inklusive Beitragseinreichung enorm erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der individuellen Anpassungsmöglichkeiten, können wir alle Aspekte unseres Kongresses nahtlos verwalten. Converia ermöglicht uns eine schnelle Umsetzung und effiziente Planung. Eine Softwarelösung, mit der wir gerne arbeiten.
Mit mehr als 30 wissenschaftlichen Veranstaltungen pro Jahr schätzen wir an Converia besonders, dass die Software mit uns mitwächst und bei jedem Format mitdenkt. Die breite Funktionspalette, innovative Lösungen für spezielle Kundenwünsche, kontinuierliche Verbesserungen, sowie der persönliche Support und die KI-Hilfe beeindrucken uns immer wieder.
Converia hilft uns seit 2019, unseren jährlichen Kongress mit einem kleinem Team optimal zu organisieren und durchzuführen. Dabei schätzen wir besonders die persönliche Beratung durch das Converia-Team bei speziellen Anforderungen.
Converia unterstützt uns seit 5 Jahren im Rahmen unseres Rahmenvertrags dabei, sowohl unsere große Jahresveranstaltung als auch unsere kleineren Veranstaltungen zuverlässig zu organisieren und durchzuführen. Seitdem haben wir viel mehr Struktur in unseren Abläufen und deutlich weniger Aufwand.
Congress Management ist mehr als Eventmanagement – es bedeutet, komplexe Anforderungen in verlässliche Strukturen und klare Prozesse zu übersetzen. Converia unterstützt uns seit zehn Jahren dabei, unsere medizinischen Kongresse professionell abzubilden und organisatorisch effizient umzusetzen.
Wir haben von den Teilnehmenden ausschließlich positives Feedback erhalten.
Converia war unsere Rettung.
Besonders geschätzt haben wir die schnelle Reaktion und den freundlichen Kundensupport.
Unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten war die Converia-Lösung für uns perfekt.
Converia ist eine sehr benutzerfreundliche Software, deren zahlreiche Funktionen eine effektive Konferenzorganisation unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Ist Converia das Richtige für unsere Veranstaltung?
Converia ist für inhaltsgetriebene Fachkonferenzen gebaut – mit Programm, Sessions, Vortragenden, teils Beitragseinreichung und B2B-Abrechnung mit Firmenrechnung. Wenn Sie ein reines Networking-Event, eine Firmenfeier, ein Marketing-Event oder ein Festival ohne Programm planen, sind Sie mit einem schlankeren, oft günstigeren Ticketing-Tool besser bedient. Das sagen wir Ihnen im Gespräch offen, bevor Sie sich für etwas entscheiden, das größer ist als Ihr Bedarf.
Können wir die Konferenz in unserem Corporate Design umsetzen?
Ja. Konferenz-Website, App und alle Belege – Tickets, Bestätigungen, Rechnungen – erscheinen in Ihrem Erscheinungsbild, mit eigener Domain und White-Labelling im Frontend. Auch Namensschilder gibt es im eigenen Layout – als Etikett, Butterfly-Badge oder Plastikkarte. Welche dieser Möglichkeiten in Ihrem Paket enthalten sind, klären wir im Beratungsgespräch.
Erstellt Converia B2B-Rechnungen mit Umsatzsteuer und Sammelrechnung?
Ja. Converia erstellt Rechnungen automatisiert nach UStG als PDF auf Ihrem Briefbogen, inklusive Sammelrechnungen pro Unternehmen und Reverse-Charge im innereuropäischen B2B mit automatischer Prüfung der Unternehmereigenschaft. Für die Buchhaltung gibt es bestehende Schnittstellen zu DATEV, Sage und SAP sowie Exporte in die kundeneigene Finanzbuchhaltung. Das Erstellen und Ausliefern von E-Rechnungen wird in Kürze standardmäßig möglich sein.
Können Teilnehmende sich online anmelden und gestaffelte Tarife buchen?
Ja. Die Anmeldung läuft online, mit personalisierter Bestätigung per E-Mail und einem Live-Überblick im Dashboard. Für unterschiedliche Gruppen – Frühbucher, Mitglieder, Referent:innen, Sponsoren – legen Sie eigene Tarife, Early-Bird-Stufen und Rabatte fest, bei Bedarf inklusive Nachweis-Upload und Gutscheinen.
Wo werden unsere Daten gehostet und verarbeitet?
Auf Servern in Europa, in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum. Die Verarbeitung ist DSGVO-konform. Verträge und Auftragsverarbeitung sind auf Unternehmen mit Compliance-Anforderungen ausgelegt.
Bekommen wir bei der Einrichtung Unterstützung?
Ja. Auf Wunsch richtet das Converia-Team Ihre Konferenz ein. Für Beratung und Betrieb sprechen Sie mit Menschen, die Konferenzen kennen, statt anonymem Self-Service – mit deutschsprachigem Support und festen Hotlines.
Was kostet Converia?
Der Preis hängt von Konferenzgröße, Funktionsumfang und Servicegrad ab. Konkrete Zahlen klären wir im 30-minütigen Beratungsgespräch, sobald wir Ihre Anforderungen kennen.