Aussteller-Management umfasst alle Prozesse rund um die Beteiligung von Sponsoren und Ausstellern an einer Veranstaltung: Standbuchung, Vertragsabwicklung, Onboarding, Bereitstellung von Materialien und Logos, Verwaltung von Standpersonal und Freitickets sowie die Übergabe gewonnener Leads.
Auch bekannt als: Exhibitor Management, Sponsor Management
Verbindet: Vertrieb, Logistik, IT, Vor-Ort-Team
Kritisch ab: ca. 10 Ausstellern
Was ist Aussteller-Management?
Das Aussteller-Management ist die operative Disziplin hinter dem Sponsoring-Vertrieb. Während Sponsorenpakete das Verkaufsinstrument sind, beschreibt das Aussteller-Management, was nach dem Kauf passiert: Wie wird der Aussteller auf den Event vorbereitet, mit Informationen versorgt, in das Programm integriert und nach der Veranstaltung wieder verabschiedet? Diese Phase ist entscheidend dafür, ob ein Aussteller im Folgejahr wiederkommt.
Bei mehr als zehn Ausstellern wird das Thema schnell organisatorisch komplex – mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads stoßen Veranstalter schon bei mittelgroßen Kongressen an Grenzen.
Was alles dazugehört
- Vertragsmanagement: Sponsoring-Vertrag, Rechnung, Zahlungsstatus, Reverse-Charge bei internationalen Sponsoren
- Stand-Konfiguration: Standgröße, Standort, Anschlüsse, Standbau-Bedarf
- Logos und Materialien: Hochladen, Versionenverwaltung, Freigabe durch Veranstalter
- Standpersonal: Eigene Tickets für Aussteller-Mitarbeitende, Personalwechsel, Day-Pässe
- Programmleistungen: Eingeplante Branded Sessions, Industrie-Symposien
- Aussteller-Kommunikation: Mailings, Deadlines, Briefings, Notfallkontakte
- Beilagen und Werbeflächen: Roll-ups, Tagungstasche, Lanyards, Coffee Break
- Lead-Retrieval-Setup: Zugänge, Schulung, Geräte
- Vor-Ort-Koordination: Aufbauzeiten, Anlieferungen, Standcheck
- Nachbereitung: Lead-Übergabe, Bewertungsgespräche, Folgejahr-Akquise
Das Aussteller-Portal
Eine moderne Plattform stellt jedem Aussteller einen eigenen Self-Service-Zugang bereit – das spart der Veranstaltungsorganisation enorm viel Arbeit:
- Vertragsstatus, Rechnungen, Zahlungshistorie
- Logo- und Materialupload mit Versionsverwaltung
- Profilseite für Eventwebsite und Event-App
- Verwaltung des eigenen Standpersonals (Tickets ausstellen, ändern, entziehen)
- Buchung optionaler Zusatzleistungen
- Terminbuchung im Aussteller-Kalender
- Zugang zu Standschulungen und Briefings
- Live-Übersicht der gewonnenen Leads
- Download von Auswertungen nach dem Event
Best Practices
- Klarer Lifecycle: Definierte Phasen mit Deadlines, an die alle Beteiligten gebunden sind
- Single Point of Contact: Eine Person beim Veranstalter ist verantwortlich für „den Aussteller"
- Frühe Materialdeadline – sonst wird Druck und Logistik knapp
- Standcheck am Aufbautag mit dokumentierter Abnahme
- Onboarding-Briefing vor dem Event – live oder per Video
- Vor Ort sichtbares Aussteller-Welcome-Center mit Helpdesk
- Aussteller-Feedback strukturiert einholen, nicht nur Veranstalter-Perspektive
- CRM für Sponsoring-Akquise mit Historie über mehrere Veranstaltungsjahre
- DSGVO-konformer Datenfluss zwischen Veranstalter, Ausstellern und Teilnehmenden
Aussteller-Management in Converia
Converia stellt jedem Aussteller ein eigenes Portal bereit: Standkonfiguration, Logo- und Materialupload, Verwaltung des Standpersonals mit eigenen Tickets, Buchung von Zusatzleistungen, Termine im Aussteller-Kalender und Echtzeitzugriff auf Lead-Daten – alles aus einer Hand.
Aussteller selbstständig, Veranstalter entlastet
Mit dem Converia-Ausstellerportal pflegen Sponsoren ihre Daten selbst – Sie sparen die manuelle Nachfasserei und behalten den Überblick.
- Sponsorenpaket – Sponsoring & Ausstellung
- Lead-Retrieval – Sponsoring & Ausstellung
- Event-App – Kommunikation & Journey
Eigenes Portal pro Aussteller – Logos, Materialien, Personal, Termine, Leads – aus einer Hand.