Eine Event-App ist eine mobile Anwendung, die Teilnehmenden einer Veranstaltung Programm, Networking, Materialien und veranstaltungsspezifische Kommunikation in einer einzigen Oberfläche bündelt. Sie ist heute Standard bei mittleren und großen Kongressen und ersetzt zunehmend gedruckte Programmhefte.
Auch bekannt als: Kongress-App, Konferenz-App, Mobile Event-Guide
Technologien: Native App, Web-App (PWA)
Erscheint typisch: 2–4 Wochen vor dem Event
Was ist eine Event-App?
Die Event-App ist heute zentrales Kommunikationswerkzeug zwischen Veranstalter und Teilnehmenden. Was früher das gedruckte Programmheft, die Teilnehmerliste und die Stoffumhängetasche mit Speakerbiografien leisteten, übernimmt heute eine App auf dem Smartphone – mit dem Unterschied, dass sie aktuell ist, personalisierbar wird und beidseitige Kommunikation ermöglicht.
Im Idealfall sind die Inhalte der App nicht separat eingepflegt, sondern werden direkt aus dem zentralen Kongresssystem gespeist – Programmänderungen erscheinen ohne Verzögerung, Personalisierungen aus dem Teilnehmerportal sind sofort wirksam.
Kernfunktionen
- Programmübersicht mit Filtern nach Track, Speaker, Tag, Raum
- Persönlicher Plan: Teilnehmende markieren ihre Wunsch-Sessions und sehen Konflikte sofort
- Speakerprofile mit Biografie, Foto, vorgesehenen Beiträgen
- Push-Benachrichtigungen für Programmänderungen, Erinnerungen, Notfälle
- Materialien: Slides, Vorab-Lektüre, Handouts pro Session
- Networking: Teilnehmerprofile mit Opt-in, Matchmaking, Chatfunktion
- Sponsoren- und Ausstellerprofile mit Standort, Kontaktdaten, Materialien
- Lagepläne des Veranstaltungsorts mit Sessionräumen
- Q&A und Live-Polls während Sessions
- Soziale Komponente: Foto-Feed, Hashtag-Stream
- Surveys und Feedback während und nach Sessions
- Persönliche Daten: Eigenes Ticket, Teilnahmebescheinigung, CME-Punkte
Technologische Optionen
- Native App (iOS/Android): Vollwertige Funktionalität, Offline-Modus, Push-Benachrichtigungen, aber App-Store-Veröffentlichung nötig
- Progressive Web App (PWA): Webseitig aufgerufen, App-ähnliches Verhalten, kein App-Store-Prozess – schneller verfügbar, dafür eingeschränkter Funktionsumfang
- Hybrid-Ansatz: Native App mit Web-Fallback für selten genutzte Funktionen
- Multi-Event-App des Plattform-Anbieters: Eine App, viele Events – einfacher für Power-User
- Whitelabel-App: Eigene Markenidentität, separate Veröffentlichung pro Event
Auswahlkriterien
- Datenquelle: Direkte Anbindung ans Kongresssystem oder manueller Import?
- Plattform-Verbreitung: App-Store-Präsenz, Updates, Support für ältere Geräte
- Personalisierung: Funktioniert sie auch ohne Login (z. B. via Ticket-QR-Code)?
- Offline-Fähigkeit: Programmabruf ohne WLAN
- Barrierefreiheit: Bildschirmleser-Kompatibilität, einstellbare Schriftgrößen, Kontraste
- DSGVO: EU-Hosting, granulare Einwilligungen, klares Berechtigungskonzept
- Push-Reichweite: Wie viele Teilnehmende installieren sie tatsächlich?
- Reporting: Welche Funktionen werden wie oft genutzt?
- Sponsoren-Integration: Lassen sich Sponsoren in der App sichtbar machen, ohne die UX zu zerstören?
- Mehrsprachigkeit: Wichtig bei internationalen Kongressen
Best Practices
- Frühzeitige Verfügbarkeit: Mindestens 2 Wochen vor dem Event, idealer 4 Wochen
- Klare Push-Strategie: Lieber wenige relevante Nachrichten als ständige Benachrichtigungen
- Onboarding-Tutorial kurz und sofort wertstiftend
- Onsite-Promotion: QR-Codes am Eingang, Hinweise im Programmheft, Ansage in der Eröffnung
- Datenpflege bis zur letzten Minute – Programmänderungen müssen sofort durchschlagen
- Hybrid-Verzahnung: Live-Sessions in der App nahtlos zugänglich machen
- Nachbereitung: App ggf. einige Wochen nach Eventende erreichbar lassen
Event-App in Converia
Converia bietet eine integrierte Event-App, die ihre Daten direkt aus dem Kongresssystem zieht – Programm, Speaker, Materialien, Sponsorenprofile, persönlicher Plan und Push-Benachrichtigungen ohne separates Tool und ohne manuelle Datenpflege. Bei Hybrid-Events nahtlos mit der virtuellen Plattform verzahnt.
Eine Datenquelle, eine App
Mit der Converia Event-App entfällt das parallele Pflegen von Programm, Speaker- und Sponsorendaten in einem zweiten System – einmal eingegeben, überall aktuell.
- Teilnehmermanagement – Ticketing & Registrierung
- Matchmaking – Kommunikation & Journey
- Virtuelle Kongressplattform – Formate & Trends
Programm, Networking, Materialien und Push – aus dem Kongresssystem, ohne Doppelpflege.