Lead-Retrieval bezeichnet die digitale Erfassung qualifizierter Kontaktdaten interessierter Teilnehmender am Ausstellerstand. Statt Visitenkarten zu sammeln, scannen Aussteller den Badge des Teilnehmenden, ergänzen Notizen zum Gespräch und erhalten strukturierte, sofort nutzbare Lead-Daten – Voraussetzung ist die DSGVO-konforme Einwilligung.
Englisch: Lead Retrieval, Lead Scanning
Technologien: QR-Code, Barcode, Smartphone
DSGVO-Voraussetzung: Aktive Einwilligung pro Scan
Was ist Lead-Retrieval?
Das Lead-Retrieval löst eine Aufgabe, die für Aussteller wirtschaftlich entscheidend ist: Wie kommen die Kontakte des Standgesprächs strukturiert ins eigene CRM-System, damit sie nachbearbeitet werden können? Klassische Visitenkartentausche bedeuten manuelle Abtipparbeit, verloren gegangene Karten und fehlende Notizen zum Gespräch. Lead-Retrieval-Systeme machen aus jedem Scan einen vollständigen Datensatz mit Person, Kontext, Notizen und Folgeschritten.
Aus Sicht der Aussteller ist Lead-Retrieval häufig die wichtigste Einzelleistung im Rahmen eines Sponsorenpakets – der konkrete Return-on-Investment hängt direkt daran.
Technologische Spielarten
- QR-Code auf dem Badge: Aussteller scannen mit Smartphone oder Tablet, Standard heute
- Konferenz-App-basiert: Teilnehmende „checken sich ein" am Stand per App
- Manuelle Erfassung: Notlösung – Aussteller tippt minimale Daten ein, wenn Scanner ausfällt
DSGVO – das zentrale Thema
Die Übergabe von Teilnehmerdaten an Sponsoren erfordert eine aktive, granulare Einwilligung:
- Pauschale Klauseln in der allgemeinen Anmeldung („Daten dürfen an Aussteller übermittelt werden") sind nicht ausreichend
- Notwendig ist eine konkrete Einwilligung am Stand – z. B. durch bewusstes Vorhalten des Badges zum Scan, idealerweise mit kurzer Bestätigung im System
- Das System sollte den Zeitpunkt der Einwilligung und ggf. weitere Kontextinformationen dokumentieren (Beweislast liegt beim Veranstalter und beim Aussteller)
- Teilnehmende müssen wissen, welche Daten übermittelt werden und wozu
- Widerruf der Einwilligung muss jederzeit möglich sein
Die genaue Umsetzung ist im Detail mit Datenschutzbeauftragten abzustimmen – ein gutes DSGVO-Konzept deckt diesen Bereich konkret ab.
Workflow für Aussteller
- Lead-Scanner-Account beim Veranstalter buchen (häufig im Sponsorenpaket enthalten)
- Stand-Personal mit der App ausstatten und schulen
- DSGVO-Briefing durch den Veranstalter
- Beim Gespräch: Badge scannen, Gespräch führen, Notizen und Qualifizierung erfassen
- Echtzeit-Sync ins Ausstellerportal
- Nach dem Event: Export ins eigene CRM, ggf. automatisierte Follow-up-Sequenzen
Best Practices für Veranstalter
- Klares DSGVO-Setup mit dokumentierten Einwilligungen
- Schulung der Aussteller noch vor Eventbeginn – nicht erst am Stand
- Backup-Geräte und Support während des Events
- Transparenz für Teilnehmende über die Datenflüsse
- Lead-Volumen-Reporting als Verkaufsargument für das Folgejahr
- Faire Pricing-Logik: Lead-Retrieval entweder im Paket oder als sauberes Add-on
Lead-Retrieval in Converia
Converia hat für Aussteller ein vollständiges Lead-Retrieval-Modul entwikelt: Smartphone- oder Tablet-App zum Scannen von Teilnehmer-Badges, sofortige Verfügbarkeit der Daten im Ausstellerportal und durchgängige DSGVO-Konformität mit aktiv geleisteten Einwilligungen.
Leads statt Visitenkarten
Mit Converia Lead-Retrieval gehen Sponsoren mit qualifizierten, sortierten Kontakten nach Hause – nicht mit einem Stapel ungeordneter Visitenkarten.
- Aussteller-Management – Sponsoring & Ausstellung
- Sponsorenpaket – Sponsoring & Ausstellung
- QR-Code Check-in – Event-Operations vor Ort
Scannen, qualifizieren, exportieren – DSGVO-konform mit aktiv erteilter Einwilligung pro Scan.