Ein Session Programme Chair (SPC) ist die fachlich verantwortliche Person für eine einzelne Session eines Kongresses. Er oder sie wählt Beiträge aus, lädt Speaker ein, sorgt für die thematische Stimmigkeit und übernimmt häufig auch die Moderation während der Veranstaltung.
Auch bekannt als: Session Chair, Session Convener
Verantwortet: Eine einzelne Session inhaltlich
Typisch bei: Wissenschaftskongressen, Fachsymposien
Wer ist ein Session Programme Chair?
Ein Session Programme Chair (SPC) trägt die fachliche Verantwortung für eine einzelne Session eines Kongresses – nicht für das Gesamtprogramm. Er oder sie ist Brücke zwischen Programmkomitee und einzelnen Speakern: Wenn das Komitee den Rahmen setzt, füllt der SPC ihn mit konkreten Beiträgen, kuratiert die Reihenfolge und sorgt dafür, dass die Session ein stimmiges inhaltliches Erlebnis ergibt.
Die Rolle ist eng verknüpft mit dem Scheduling: Sobald die Sessions definiert sind, beginnt die SPC-Arbeit innerhalb dieser Strukturen.
Typische Aufgaben
- Beitragsauswahl: Aus den im Call for Papers eingereichten und akzeptierten Abstracts die für die Session passenden auswählen
- Speaker-Einladung: Ggf. zusätzliche eingeladene Vortragende ansprechen
- Reihenfolge festlegen: Inhaltlicher Bogen, Wechsel zwischen Theorie und Praxis, Crescendo zur Diskussion
- Briefing der Speaker: Zeitvorgaben, Inhaltsabstimmung, Vorbereitung von Fragen
- Moderation vor Ort: Vorstellung der Speaker, Zeitmanagement, Q&A-Steuerung
- Konfliktauflösung: Speaker-Absagen, technische Probleme, schwierige Diskussionen
- Feedback nach der Session: Rückmeldung an Programmkomitee und Veranstalter
Auswahl eines SPC
Geeignete SPCs sind:
- Fachlich anerkannt in der jeweiligen Community
- Unabhängig von industriellen Interessen (oder solche transparent ausgewiesen)
- Erfahren in Moderation – nicht jede gute Wissenschaftlerin ist eine gute Moderatorin
- Verfügbar für Vorbereitung und Live-Auftritt
- Zeitlich verlässlich – kein Risiko von Last-Minute-Absagen
Bei großen Kongressen werden SPCs häufig vom Programmkomitee benannt; bei kleineren Veranstaltungen übernimmt das Komitee die Rolle teilweise selbst.
Abgrenzung zu verwandten Rollen
Best Practices
- SPCs früh benennen – mindestens drei Monate vor Veranstaltung
- Klare Rollenbeschreibung schriftlich teilen, inkl. Zeitaufwand und Erwartungen
- Eigene digitale Zugänge zum Kongresssystem mit den nötigen Rechten – in Converia gibt es eigene Arbeitsbereiche für die Bewertungs- und Session-Planungsarbeit von SPCs
- Briefing-Termin vor dem Event für alle SPCs gemeinsam
- Aufwandsentschädigung oder Anerkennung (Speaker-Status, freier Eintritt) erwägen
SPC-Verwaltung in Converia
Converia bildet die Rolle des Session Programme Chairs strukturiert ab: SPCs erhalten eigene Zugänge, sehen die ihrer Session zugewiesenen Beiträge, können Reviews kommentieren, Speaker direkt kontaktieren und ihre Session bis zur Veröffentlichung mitgestalten.
Verteilte Programmverantwortung digital koordinieren
Mit Converia arbeiten Programmkomitee, SPCs und Veranstalter in einem System – ohne E-Mail-Lawinen und Versionschaos.
- Scheduling (Programmplanung) – Abstracts / Programm / Speaker
- Abstract Management – Abstracts / Programm / Speaker
- Call for Papers (CfP) – Abstracts / Programm / Speaker
Eigene Zugänge für SPCs – Beiträge sichten, Reviews kommentieren, Speaker direkt kontaktieren.