Call for Papers: Definition, Inhalte, Zeitplan & Checkliste

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Call for Papers (CfP)

Aufruf, Beiträge für eine Konferenz einzureichen – mit Themen, Formaten, Fristen und Auswahlkriterien. Inklusive Checkliste und typischem Zeitplan.

Abschnitt 1

Abschnitt 2

Ein Call for Papers (CfP) ist der öffentliche oder gezielte Aufruf, Beiträge für eine Konferenz einzureichen – meist als Abstract. Er legt Themen, Einreichungsformate, Fristen und Auswahlkriterien fest und ist damit das Fundament jedes wissenschaftlichen oder fachlichen Kongressprogramms.

Auch bekannt als: Call for Abstracts, Call for Submissions, Aufruf zur Beitragseinreichung

Typisch bei: Wissenschaftlichen Kongressen, Jahrestagungen, Fachtagungen, Tech-Konferenzen

Veröffentlichung: In der Regel 9–12 Monate vor der Veranstaltung

Was ist ein Call for Papers?

Der Call for Papers ist der formale Aufruf einer Konferenz, Tagung oder eines Kongresses an Forschende und Fachleute, eigene Beiträge einzureichen. Herausgeber ist meist das Programmkomitee oder die Kongresspräsidentschaft im Namen einer Fachgesellschaft, eines Verbands oder einer Hochschule.

Ein gut gestalteter CfP erfüllt drei Aufgaben gleichzeitig: Er ist Marketinginstrument (er macht die Konferenz bei potenziellen Vortragenden bekannt), Qualitätsfilter (er legt fest, welche Beiträge gesucht werden) und Steuerungsinstrument (er strukturiert den gesamten Ablauf von der Einreichung bis zur Programmveröffentlichung).

Im Deutschen ist auch die Schreibweise „Call for Paper“ verbreitet. Gemeint ist dasselbe: Die Einreichungen selbst sind fast immer Abstracts, also Kurzfassungen, keine vollständigen Paper.

Call for Papers, Call for Abstracts, Call for Sessions

Call for Papers: Der übliche Oberbegriff. Je nach Fachkultur werden Abstracts oder vollständige Manuskripte eingereicht.
Call for Abstracts: Ausdrücklicher Aufruf, nur Kurzfassungen einzureichen – typisch für medizinische und naturwissenschaftliche Kongresse.
Call for Sessions: Aufruf, ganze Programmblöcke wie Symposien, Panels oder Workshops vorzuschlagen – inklusive der beteiligten Vortragenden.
Call for Posters: Aufruf speziell für Beiträge in einer Poster-Session.

Inhalte eines Call for Papers

Ein vollständiger CfP beantwortet alle Fragen, die sich Einreichende stellen, bevor sie Arbeit in einen Beitrag stecken:

Konferenz und Thema: Titel, Datum, Ort, Leitthema und ggf. ein kurzes Vorwort der Kongresspräsidentschaft.
Themenfelder und Tracks: Welche Schwerpunkte gesucht werden und wie breit oder eng sie gefasst sind.
Beitragsformate: Vortrag, Poster, Workshop, Panel oder Lightning Talk – jeweils mit Dauer, Sprache und Präsenz- bzw. Online-Regelung.
Einreichungsvorgaben: Zeichenzahl, Gliederung, Autorenangaben, Schlüsselwörter, Dateiformate und Vorlagen.
Fristen: Start und Ende der Einreichung, Benachrichtigung, Bestätigung durch Vortragende, Abgabe finaler Unterlagen.
Begutachtung und Auswahlkriterien: Wie und von wem die Beiträge bewertet werden, etwa im Double-Blind-Review.
Konditionen für Vortragende: Ob vergünstigte Teilnahmegebühren, Reisezuschüsse oder Preise vorgesehen sind und ob Vortragende sich regulär anmelden müssen.
Veröffentlichung: Ob die Beiträge in einem Book of Abstracts oder Tagungsband erscheinen und welche Nutzungsrechte eingeräumt werden.
Link zur Einreichung und eine Kontaktadresse für Rückfragen.

Call for Papers schreiben: Checkliste

Leitthema und Themenfelder so formulieren, dass Einreichende ihre Arbeit sofort zuordnen können.
Alle Fristen mit Datum nennen – nicht nur die Einreichungsfrist.
Die Benachrichtigung vor das Ende der Frühbucherfrist legen, damit angenommene Vortragende noch günstig buchen können.
Formatvorgaben konkret machen: maximale Zeichenzahl, Pflichtangaben, erlaubte Abbildungen.
Begutachtungsverfahren und Auswahlkriterien offenlegen – das erhöht die Qualität der Einreichungen.
Regeln zur Nutzung von KI beim Verfassen von Beiträgen festlegen.
Nutzungs- und Veröffentlichungsrechte vorab klären.
Den CfP zweisprachig veröffentlichen, wenn die Konferenz international ausgerichtet ist.
Einreichungen über ein Online-Formular statt per E-Mail entgegennehmen.

Typischer Zeitplan

Die Fristen eines Call for Papers werden am besten vom Veranstaltungstermin aus rückwärts geplant. Für eine Jahrestagung haben sich diese Abstände bewährt:

Schritt	Zeitpunkt vor der Veranstaltung
Call for Papers veröffentlichen	9–12 Monate
Einreichungsphase	8–12 Wochen, endet ca. 6–7 Monate vorher
Begutachtung (Review)	4–6 Wochen
Benachrichtigung der Einreichenden	ca. 4–5 Monate, vor Ende der Frühbucherfrist
Bestätigung durch Vortragende	2–3 Wochen nach der Benachrichtigung
Vorläufiges Programm veröffentlichen	ca. 3 Monate
Finale Unterlagen (Abstract-Korrektur, Folien, Poster)	4–6 Wochen

Planen Sie für die Einreichungsfrist eine mögliche Verlängerung ein: Ein großer Teil der Beiträge kommt erfahrungsgemäß in den letzten Tagen vor der Deadline.

Der CfP-Prozess Schritt für Schritt

Einreichung: Autorinnen und Autoren erfassen Titel, Abstract, Themenfeld, Format, Co-Autoren und Affiliationen in einem Online-Formular.
Formale Vorprüfung: Das Organisationsteam prüft, ob die Vorgaben eingehalten wurden – optional mit Plagiats- oder KI-Prüfung.
Begutachtung: Gutachterinnen und Gutachter bewerten die Beiträge anhand definierter Kriterien im Peer Reviewing, meist zwei bis drei pro Beitrag.
Entscheidung: Das Programmkomitee entscheidet über Annahme, Ablehnung oder Annahme mit Überarbeitung und ordnet das Präsentationsformat zu.
Session-Planung: Optional stellen Session Programme Chairs ihre Sessions aus den angenommenen Beiträgen zusammen.
Programmplanung: Die Beiträge werden Räumen, Zeitslots und Tracks zugeordnet (siehe Programmplanung).
Kommunikation mit Vortragenden: Benachrichtigungen, Bestätigungen, Fristen-Erinnerungen und organisatorische Informationen bis zum Veranstaltungstag.

Häufige Fehler beim Call for Papers

Einreichung per E-Mail: Unterschiedliche Formate, verlorene Anhänge und manuelle Listen kosten bei vielen Einreichungen enorm viel Zeit.
Benachrichtigung nach der Frühbucherfrist: Vortragende zahlen dann den regulären Preis – ein häufiger Grund für Verärgerung.
Zu knappe Begutachtungszeit: Gutachterinnen und Gutachter arbeiten ehrenamtlich neben ihrem Beruf und brauchen realistische Fristen.
Unklare Formatvorgaben: Fehlende Zeichengrenzen oder Gliederungsvorgaben führen zu Rückfragen und Nacharbeit.
Keine Strategie für die Bekanntmachung: Ein CfP, der nur auf der eigenen Website steht, erreicht zu wenige potenzielle Einreichende.

Erfolgsmetriken für einen CfP

Quantität: Zahl der Einreichungen gesamt, pro Themenfeld und Format, Entwicklung gegenüber dem Vorjahr.
Qualität: Durchschnittliche Bewertungen, Anteil angenommener und überarbeiteter Beiträge.
Vielfalt: Verteilung nach Regionen, Institutionen und Karrierestufen, Anteil neuer Vortragender.
Ablauf: Abbruchrate im Einreichungsformular, Einreichungen kurz vor der Deadline, Anteil fristgerechter Bestätigungen.

Call for Papers in Converia

Converia bildet den Call for Papers vollständig ab: individuelle Einreichungsformulare mit Formatprüfung, mehrstufige Review-Workflows mit Scorecards und automatischer Gutachterzuweisung, Benachrichtigungen an Einreichende per Knopfdruck und die direkte Übernahme angenommener Beiträge in die Programmplanung und das Book of Abstracts. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Checklisten und Vorlage finden Sie in unserem Beitrag Call for Papers erstellen.