Konferenzsoftware

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Konferenzsoftware

Sammelbegriff für zwei Produktkategorien: Videokonferenz-Tools für Online-Meetings und Konferenzmanagement-Software für die Organisation von Tagungen und Kongressen – von der Einreichung bis zur Rechnung.

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Konferenzsoftware ist ein Sammelbegriff für zwei sehr unterschiedliche Produktkategorien: Videokonferenz-Tools für Online-Meetings und Konferenzmanagement-Software für die Organisation von Tagungen, Kongressen und Symposien. Wer „Konferenzsoftware“ sucht, sollte deshalb zuerst klären, welches Problem gelöst werden soll – ein Meeting durchführen oder eine Veranstaltung organisieren.

Auch bekannt als: Konferenz-Software, Kongresssoftware, Tagungssoftware, Conference Management Software

Typisch bei: Wissenschaftlichen Kongressen, Fachtagungen, Jahrestagungen, Symposien

Nicht zu verwechseln mit: Videokonferenz-Software (z. B. Zoom, Microsoft Teams, Webex)

Was ist Konferenzsoftware?

Seit der Corona-Pandemie wird der Begriff Konferenzsoftware im Alltag häufig für Videokonferenz-Tools verwendet – also für Programme, mit denen sich Menschen online sehen, hören und Bildschirme teilen. In der Veranstaltungsbranche bezeichnet Konferenzsoftware dagegen traditionell Konferenzmanagement-Software: Systeme, mit denen Veranstalter eine Konferenz von der ersten Ankündigung bis zur Abrechnung planen und durchführen.

Beide Kategorien haben ihre Berechtigung, lösen aber völlig unterschiedliche Aufgaben. Ein Videokonferenz-Tool überträgt einen Vortrag. Eine Konferenzmanagement-Software sorgt dafür, dass es diesen Vortrag überhaupt gibt: Sie sammelt Einreichungen, organisiert die Begutachtung, plant das Programm, verkauft Tickets und stellt Rechnungen aus.

Videokonferenz-Software und Konferenzmanagement-Software im Vergleich

Zweck: Videokonferenz-Software ermöglicht Gespräche und Präsentationen in Echtzeit. Konferenzmanagement-Software organisiert den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung.
Typische Nutzer: Videokonferenz-Tools nutzen Teams, Lehrende und alle, die sich online treffen. Konferenzmanagement-Software nutzen Veranstalter, Programmkomitees, Professional Congress Organizer (PCO) sowie Finanz- und Verwaltungsabteilungen.
Zeitraum: Ein Videocall dauert Minuten bis Stunden. Eine Konferenz wird über Monate vorbereitet – vom Call for Papers bis zur Teilnahmebestätigung.
Kernfunktionen: Bei Videokonferenz-Tools sind es Video, Audio, Chat und Bildschirmfreigabe. Bei Konferenzmanagement-Software sind es Einreichungen, Review, Programmplanung, Registrierung, Ticketing, Rechnungsstellung und Check-in.
Beispiele: Zoom, Microsoft Teams, Webex auf der einen Seite – spezialisierte Konferenz-Software wie Converia auf der anderen.

Kernfunktionen von Konferenz-Software zum Management von Konferenzen

Einreichungen und Begutachtung: Abstract Management, Call for Papers, Peer-Reviewing und Double-Blind-Review mit Gutachterzuweisung und Bewertungsformularen.
Programmplanung: Scheduling von Sessions, Räumen und Zeitslots, Zuordnung von Vortragenden, Veröffentlichung des Programms und eines Book of Abstracts.
Teilnehmermanagement: Online-Anmeldung, Ticketkategorien wie Early Bird oder Mitgliederpreise, Rabattcodes und Gruppenbuchungen.
Zahlung und Rechnung: Zahlungsmanagement, korrekte Behandlung gemischter Steuersätze und Reverse-Charge, E-Rechnungen und Buchhaltungs-Export.
Teilnehmermanagement: Zentrale Verwaltung aller Personen und Rollen im Teilnehmermanagement, inklusive Stornierung und Umbuchung.
Vor Ort: Digitaler Check-in, QR-Code-Check-in und Badge-Druck.
Nach der Veranstaltung: Teilnahmebestätigungen, bei medizinischen Fortbildungen inklusive CME-Punkten, sowie Auswertungen.

Wann reicht ein Videokonferenz-Tool – und wann nicht?

Für ein internes Online-Meeting, ein Webinar mit freier Anmeldung oder einen kleinen Workshop reicht ein Videokonferenz-Tool meist aus. Sobald jedoch eine der folgenden Anforderungen hinzukommt, stoßen Videokonferenz-Tools an ihre Grenzen:

Beiträge sollen eingereicht und von einem Programmkomitee begutachtet werden.
Es gibt ein Programm mit parallelen Sessions über mehrere Tage.
Teilnahmegebühren mit unterschiedlichen Preisen, Fristen und Steuersätzen müssen abgerechnet werden.
Rechnungen müssen rechtssicher und buchhaltungsfähig sein.
Die Veranstaltung findet jährlich statt und soll auf den Daten des Vorjahres aufbauen.

In diesen Fällen ist Konferenzmanagement-Software das passende Werkzeug. Wer versucht, diese Aufgaben mit Videokonferenz-Tools, Tabellen und E-Mail-Postfächern zu lösen, landet schnell bei fünf oder sechs Einzellösungen, die manuell zusammengeführt werden müssen und mit wachsendem Datenstand immer schwerer zu beherrschen sind.

Wie beide Kategorien zusammenspielen

Bei Hybrid-Events und Online-Kongressen ergänzen sich beide Kategorien: Die Konferenzmanagement-Software verwaltet Anmeldung, Programm und Zugangsberechtigungen, die Übertragung erfolgt über ein Streaming- oder Videokonferenz-Tool oder über eine virtuelle Kongressplattform. Entscheidend ist, dass Teilnehmerdaten und Programm nur an einer Stelle gepflegt werden – und nicht in jedem Tool separat.

Auswahlkriterien für Konferenzmanagement-Software

Abdeckung des gesamten Prozesses: Von der Einreichung bis zur Rechnung in einem System statt in mehreren Einzeltools.
Komplexe Preis- und Steuerlogik: Frühbucherpreise, Mitgliederrabatte, gemischte Steuersätze und Reverse-Charge müssen ohne Workarounds abbildbar sein.
Datenschutz: Hosting in der EU, DSGVO-Konformität und ein sauberer Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wiederkehrende Veranstaltungen: Vorlagen und Daten aus Vorjahren sollten für die nächste Jahrestagung wiederverwendbar sein.
Schnittstellen: Eine dokumentierte REST-API sowie Exporte für Buchhaltung und weitere Systeme.
Barrierefreiheit: Barrierearme Anmelde- und Einreichungsformulare für alle Teilnehmenden.