Der Buchhaltungs-Export überführt alle finanzrelevanten Vorgänge eines Kongresses – Tickets, Zahlungen, Stornierungen, Gutschriften – in das Buchhaltungssystem des Veranstalters. Er kann als Dateiexport (DATEV, CSV) oder als kontinuierliche Schnittstellenübergabe (REST-API) erfolgen.
Formate (DACH): DATEV, SAP, CSV
Frequenz: Tagesgenau bis Echtzeit (API)
Pflichtkonform: GoBD-Anforderungen
Was ist ein Buchhaltungs-Export?
Der Buchhaltungs-Export ist die strukturierte Übergabe aller buchungsrelevanten Vorgänge aus dem Kongresssystem an die Finanzbuchhaltung – egal ob diese intern oder extern, als DATEV-Mandantschaft oder im SAP-System geführt wird. Er ist die finale Stufe des Zahlungsmanagements und entscheidet darüber, ob die Buchhaltung Stunden oder Sekunden mit der Verarbeitung eines Events verbringt.
Formate im Überblick
- DATEV-Format (CSV/EXTF): Standard im DACH-Raum, direkter Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
- SAP IDoc / Bapi: Standard in größeren Konzernen, oft über Middleware angebunden
- CSV-Generisch: Einfacher Austausch mit eigener Konfiguration der Spalten
- XML: Strukturierte Daten für individuelle Importer
- REST-API-Übergabe: Live-Synchronisation per REST-API, keine Dateien mehr
Typischer Inhalt eines Exports
- Belegnummer (eindeutig und fortlaufend)
- Belegdatum
- Buchungstext (z. B. „Ticket Kongress XY – Müller, Anna")
- Soll- und Haben-Konto
- Betrag
- Steuerschlüssel / Umsatzsteuersatz
- Kostenstelle / Kostenträger
- Buchungskreis / Mandant
- Verweise zur Original-Buchung im Kongresssystem (für Rückverfolgbarkeit)
GoBD-konforme Übergabe
In Deutschland verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD):
- Vollständigkeit: Kein Vorgang darf verloren gehen
- Richtigkeit: Daten müssen mit dem Quellsystem übereinstimmen
- Zeitgerechte Buchung: In der Regel innerhalb weniger Tage
- Ordnung: Belege müssen nachvollziehbar verknüpft sein
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen dürfen nicht spurlos sein
- Nachvollziehbarkeit: Vom Beleg zur Buchung und zurück muss durchgängig möglich sein
Ein guter Buchhaltungs-Export erfüllt diese Anforderungen out-of-the-box – inklusive lückenloser Beleg-Nummerierung und Versionierung von Korrekturbuchungen.
Best Practices
- Konfiguration vor dem ersten Event mit dem Steuerberater abstimmen – nachträgliche Korrekturen sind aufwändig
- Eigenes Konten- und Kostenstellenkonzept im Kongresssystem hinterlegen, nicht das Standardraster nutzen
- Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr eindeutige Eventkennungen verwenden, damit Erlöse zuordenbar bleiben
- Stornos und Gutschriften als eigene Vorgänge übergeben, nicht als negative Ursprungsbuchungen
- Reverse-Charge-Buchungen mit korrektem Steuerschlüssel und Hinweisen
- Test-Mandanten für die Erstkonfiguration nutzen, niemals direkt produktiv exportieren
Buchhaltungs-Export in Converia
Converia exportiert tagesaktuell oder live über die API: DATEV-konformes Format, eigene Konten- und Kostenstellenstrukturen, automatische Verbuchung von Reverse-Charge-Vorgängen und vollständige Belegzuordnung. Mehrmandantenfähig für Veranstaltungsagenturen.
Buchhaltung ohne Excel-Bastelei
Mit Converia bekommt Ihre Finanzbuchhaltung tagesaktuelle, GoBD-konforme Daten – ohne manuelle Aufbereitung.
- Zahlungsmanagement – Ticketing & Registrierung
- REST-API – Daten / Tracking / ROI
- Ticketing-System – Ticketing & Registrierung
DATEV-konform, mehrmandantenfähig, mit eigenen Kontenrahmen – tagesaktuell oder live über die API.