Walk-ins sind Personen, die sich nicht vorab über die Online-Anmeldung registriert haben, sondern direkt am Veranstaltungstag vor Ort anmelden und ggf. direkt bezahlen. Sie stellen besondere Anforderungen an die Flexibilität des Check-in- und Ticketing-Prozesses.
Auch:: Vor-Ort-Anmeldungen, Spontanteilnehmer
Was sind Walk-ins?
Trotz gut durchdachter Online-Registrierung gibt es bei nahezu jeder Veranstaltung Walk-ins – spontane Teilnehmer, die sich kurzfristig entschieden haben zu kommen, oder Personen, für die die Registrierungsfrist bereits abgelaufen war. Je nach Veranstaltungstyp und Zielgruppe können Walk-ins einen erheblichen Anteil der tatsächlichen Teilnehmer ausmachen.
Je nach Erfahrung mit Walk-ins bei bisherigen Veranstaltungen sollten sie von Veranstaltern als geplanter Prozess mit eigener Infrastruktur betrachtet werden.
Herausforderungen bei Walk-ins
- Kapazitätsplanung: Wie viele Walk-ins sind realistisch zu erwarten? Historische Daten helfen bei der Schätzung. Sind noch Plätze vorhanden?
- Spontane Dateneingabe: Name, Kontaktdaten und ggf. Rechnungsdaten müssen schnell erfasst werden – ohne den regulären Check-in-Strom zu blockieren. Für diese Fälle sollten eigene Counter oder Self-Service-Stationen bereitgehalten werden.
- Badge-Druck: Walk-in-Badges müssen on-demand gedruckt werden – Voraussetzung für einen On-demand-Druckprozess.
- Datenqualität: Unter Zeitdruck erfasste Daten sind fehleranfälliger – spätere Bereinigung einplanen.
Best Practices
- Dedizierter Walk-in-Schalter: Separate Warteschlange für Walk-ins, damit der Haupteinlass für vorangemeldete Teilnehmer flüssig bleibt.
- Preisgestaltung: Walk-in-Preis ist typischerweise der höchste Preis (kein Early-Bird-Rabatt) – ggf. auch eine eigene Zeitschwelle.
- Self-Registration-Terminals: Das Registrierungsformular im On-Site-Modus auf eigenen Rechner bereitstellen. Damit werden Daten und Zahlungen in gewohnter Qualität entgegengenommen.
Walk-in-Management in Converia
Converia ermöglicht die manuelle Schnellanmeldung von Walk-ins direkt aus der Check-in-App: Daten erfassen, Ticket zuweisen, Zahlung verarbeiten und Badge sofort drucken – alles in einem Schritt, ohne Systemwechsel.
Für jeden Teilnehmer gewappnet – auch spontane
Converia macht Walk-ins zum reibungslosen Prozess – schnelle Erfassung, sofortiger Badge, keine Warteschlange.
- Check-in (digital) – Event-Operations vor Ort
- Badge-Druck / Namensschilder – Event-Operations vor Ort
- Stornierung & Umbuchung – Ticketing & Registrierung
Walk-ins in Sekunden erfassen, Ticket zuweisen und Badge drucken – alles aus einer App.