EFN-Nummer

Die EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer) ist eine deutschlandweit eindeutige, persönliche Nummer, die jeder Ärztin und jedem Arzt zugeordnet wird. Sie ermöglicht die automatische Übermittlung von CME-Punkten aus zertifizierten Fortbildungsveranstaltungen an die zuständige Landesärztekammer über den Elektronischen Informationsverteiler (EIV).

Vergabe: Bundesärztekammer über Landesärztekammern

Format: 15-stellige Nummer, oft als Barcode auf Ausweis

Zweck: Automatische CME-Punktemeldung

Was ist die EFN-Nummer?

Die Einheitliche Fortbildungsnummer (EFN) ist die persönliche Identifikationsnummer jeder Ärztin und jedes Arztes in Deutschland – ausgestellt einmalig von der Landesärztekammer, in der die Person registriert ist. Sie besteht aus 15 Ziffern und ist auf dem Arztausweis auch als Barcode aufgedruckt, was das Scannen bei Fortbildungsveranstaltungen erheblich vereinfacht.

Der Sinn der EFN ist einfach: Sie verbindet die Person mit dem persönlichen Fortbildungs­konto bei der Landesärztekammer. Wer eine CME-zertifizierte Veranstaltung besucht, kann seine Punkte darüber automatisch gutschreiben lassen – ohne einzelne Bescheinigungen einzureichen.

Aufbau und Verwaltung

• 15 Ziffern, aufgeteilt in ein Länderkürzel und eine personenspezifische Kennung
• Vergabe durch die jeweilige Landesärztekammer bei Registrierung
• Barcode-Repräsentation (Code 39 oder Code 128) auf dem Arztausweis
• Persönlich und dauerhaft – bleibt gültig auch bei Umzug in ein anderes Bundesland
• Ergänzt durch weitere Kennungen wie die LANR (Lebenslange Arztnummer) für Vertragsärzte
• Zentrales Register bei der Bundesärztekammer

Rolle im CME-Workflow

1. Anmeldung zur Fortbildung: Die Ärztin gibt ihre EFN im Anmeldeformular ein – oder wählt „Punkte nicht melden"
2. Prüfung des Formats: Kongress-Software validiert die Nummer auf Plausibilität
3. Anwesenheitsdokumentation: Beim Check-in wird die Teilnahme protokolliert – idealerweise durch Scannen des Barcodes auf dem Arztausweis
4. Punkteberechnung: Nach Veranstaltungsende werden die Punkte anhand tatsächlicher Anwesenheit und der CME-Zertifizierung berechnet
5. Übertragung an EIV: Der Elektronische Informationsverteiler der Bundesärztekammer erhält den Datensatz (EFN + Punkte + Zertifizierungsnummer)
6. Weiterleitung zur Landesärztekammer der jeweiligen Person
7. Buchung auf dem persönlichen Fortbildungskonto
8. Rückmeldung an den Veranstalter über Erfolg oder Fehler

Erfassungsformen

• Manuelle Eingabe in der Anmeldemaske – funktioniert, ist aber fehleranfällig
• Barcode-Scan des Arztausweises am Check-in-Terminal
• Vorbelegung aus Vorjahres­daten bei wiederkehrenden Teilnehmenden
• QR-Code des Kongressbadges enthält (verschlüsselt) die EFN für Session-Check-ins
• Über die Event-App durch Scan des Arztausweises via Kamera

Datenschutz und Rechtsgrundlagen

Die EFN ist ein personenbezogenes Datum und unterliegt der DSGVO:

• Erhebung nur mit klarer Zweckbindung: CME-Punkte melden
• Freiwilligkeit: Wer keine Punkte will, darf die EFN nicht abgeben müssen
• Weitergabe an die EIV-Infrastruktur ist zweckentsprechend und rechtmäßig
• Aufbewahrung nur so lange wie nötig – nach abgeschlossener Punktemeldung Löschung
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter erforderlich
• Zusätzlich zur EFN: Meist auch Geburtsdatum und Anschrift für die Kammerzuordnung

Häufige Fehlerquellen

• Tippfehler in der manuell eingegebenen EFN – Punkt landet bei falscher Person oder wird abgelehnt
• Länderkürzel-Verwechslung bei Landesarzt­kammer­wechseln
• Fehlender Barcode-Reader vor Ort – manuelle Erfassung führt zu Warteschlangen
• Ausländische Ärzte ohne EFN – hier greift das System nicht, Bescheinigung in Papierform erforderlich
• Übermittlungsfehler an den EIV bei technischen Störungen – Nachbereitung mühsam
• Duplikate, wenn Teilnehmende sich mehrfach registrieren
• Verzögerungen bei der Freischaltung der EFN nach Kammer­neuregistrierung

Best Practices

• EFN-Feld optional gestalten – nicht alle Teilnehmenden wollen Punkte
• Barcode-Scan als Standard anbieten, manuelle Erfassung als Fallback
• Formatvalidierung im Formular verhindert die meisten Tippfehler
• Sammel-Import der Anwesenheiten aus dem Check-in-System, keine Excel-Bastelei
• Rückfrage-Prozess für abgelehnte Übertragungen definieren
• Klar kommunizieren, wann Punkte auf dem Konto erscheinen (typisch 4–8 Wochen nach Event)
• Papierbescheinigung als Ergänzung für Personen ohne EFN oder aus dem Ausland
• Speichern der EFN in verschlüsselter Form – niemand außer der berechtigten Verarbeitung darf sie lesen

EFN in Converia

Converia erfasst die EFN bei der [CME-zertifizierten](cme-zertifizierung.html) Anmeldung, prüft die Formatvalidität, dokumentiert die Anwesenheit am Check-in und übermittelt die Punkte automatisch an den EIV der Bundesärztekammer – ohne manuelle Listenübergabe.

CME-Punkte automatisch zur Kammer

Mit Converia landen die Fortbildungspunkte Ihrer Teilnehmenden dort, wo sie hingehören: auf dem persönlichen Fortbildungskonto bei der Landesärztekammer.

• CME-Zertifizierung – Compliance & Recht
• Teilnahmebestätigung – Kommunikation & Journey
• Check-in (digital) – Event-Operations vor Ort

EFN erfassen, Anwesenheit dokumentieren, Punkte automatisch übertragen – ohne manuelle Listen.