Wer „Konferenzsoftware“ in eine Suchmaschine eingibt, bekommt seit der Corona-Pandemie vor allem eines: Vergleiche von Zoom, Microsoft Teams und Webex. Für alle, die eine Fachtagung, eine Jahrestagung oder einen wissenschaftlichen Kongress organisieren, ist das nur die halbe Wahrheit – und oft die weniger wichtige Hälfte. Denn hinter dem Begriff verbergen sich zwei Produktkategorien, die völlig unterschiedliche Probleme lösen. Dieser Beitrag hilft Ihnen herauszufinden, welche Sie brauchen – und warum es häufig beide sind.
Ein Begriff, zwei Kategorien
Videokonferenz-Software bringt Menschen online zusammen: Bild, Ton, Chat, Bildschirmfreigabe. Sie ist für den Moment gemacht, in dem gesprochen wird.
Konferenzmanagement-Software organisiert alles, was vor, während und nach diesem Moment passiert: Einreichungen sammeln und begutachten, das Programm planen, Anmeldungen und Gebühren verwalten, Rechnungen stellen, Teilnehmende vor Ort einchecken und am Ende Teilnahmebestätigungen verschicken.
Eine ausführliche Gegenüberstellung beider Kategorien finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zur Konferenzsoftware. Hier geht es um die praktische Frage: Was braucht Ihre Veranstaltung?
Fünf Fragen, die die Entscheidung klären
Beantworten Sie die folgenden Fragen für Ihre nächste Veranstaltung. Schon ein einziges „Ja“ ist ein deutliches Zeichen, dass ein Videokonferenz-Tool allein nicht ausreicht.
- Werden Beiträge eingereicht und begutachtet? Sobald es einen Call for Papers gibt, brauchen Sie ein System für Einreichung, Gutachterzuweisung und Bewertung – inklusive Benachrichtigung der Einreichenden.
- Gibt es Teilnahmegebühren? Unterschiedliche Preise für Mitglieder, Studierende und Frühbucher, Rabattcodes, Stornierungen und rechtssichere Rechnungen lassen sich mit einem Videotool nicht abbilden.
- Hat das Programm mehrere Tage oder parallele Sessions? Dann brauchen Sie eine Programmplanung, die Räume, Zeitslots und Vortragende zusammenbringt und Konflikte erkennt.
- Findet die Veranstaltung regelmäßig statt? Bei einer jährlichen Tagung zahlt es sich aus, Formulare, Preisstrukturen und Kontakte aus dem Vorjahr wiederzuverwenden, statt jedes Jahr neu anzufangen.
- Kommen Menschen vor Ort zusammen? Namensschilder, Check-in und Walk-in-Anmeldungen gehören ebenfalls nicht zum Funktionsumfang eines Videotools.
Lautet die Antwort überall „Nein“ – etwa bei einem internen Online-Austausch ohne Gebühren und ohne Einreichungen –, reicht ein Videokonferenz-Tool mit einem einfachen Anmeldeformular in der Regel aus.
Drei typische Szenarien
Das interne Online-Forum
Ein Netzwerk lädt zweimal im Jahr zu einem zweistündigen Online-Austausch ein. Keine Gebühren, keine Einreichungen, eine Handvoll Vorträge. Hier ist ein Videokonferenz-Tool die richtige Wahl. Eine Konferenzmanagement-Software wäre für diesen Zweck überdimensioniert.
Die Fachtagung mit Call for Papers
Ein Institut organisiert eine zweitägige Präsenztagung mit 300 Teilnehmenden. Es gibt einen Call for Papers, ein Programmkomitee, gestaffelte Gebühren und Rechnungen an Universitäten und Unternehmen. Video spielt hier kaum eine Rolle – der Aufwand steckt in Einreichung, Begutachtung, Anmeldung und Abrechnung. Das ist der klassische Fall für Konferenzmanagement-Software.
Der hybride Kongress
Eine Fachgesellschaft veranstaltet ihre Jahrestagung vor Ort und überträgt ausgewählte Sessions online. Hier werden beide Kategorien gebraucht: Die Konferenzmanagement-Software verwaltet Anmeldung, Programm und Zugangsberechtigungen, das Streaming- oder Videotool sorgt für die Übertragung. Entscheidend ist, dass beide Welten auf denselben Daten aufsetzen – mehr dazu weiter unten.
Der versteckte Aufwand des Tool-Flickenteppichs
Viele Veranstalter starten mit dem, was ohnehin da ist: einem Videotool, einem Formular-Dienst, einer Tabelle, einem Zahlungsanbieter und dem E-Mail-Postfach. Das funktioniert – bis die Veranstaltung wächst. Dann zeigen sich die Kosten, die auf keiner Rechnung stehen:
- Doppelte Datenpflege: Jede Änderung einer Teilnehmerin, jeder Programmwechsel und jede Stornierung muss in mehreren Systemen nachgezogen werden.
- Manuelle Abrechnung: Zahlungen werden händisch mit Anmeldungen abgeglichen, Rechnungen einzeln erstellt. Spätestens mit der Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmenskunden wird das zum Risiko.
- Fehleranfällige Kommunikation: Wer hat bezahlt, wer bekommt den Zugangslink, wer steht auf der Liste für den Check-in? Die Antwort steckt in verschiedenen Tabellen.
- Datenschutz: Jedes zusätzliche Tool verarbeitet personenbezogene Daten und braucht einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wie weit man mit Tabellen kommt – und wo die Grenzen liegen –, zeigen wir in unserem Beitrag Tagung organisieren mit Excel?
Wie Videotool und Konferenzmanagement zusammenspielen
Bei Online- und Hybrid-Formaten ist die Frage nicht „entweder oder“, sondern „wer macht was“. Bewährt hat sich eine klare Aufgabenteilung:
- Die Konferenzmanagement-Software ist die zentrale Datenquelle. Hier liegen Anmeldungen, Zahlungsstatus, Programm und Berechtigungen.
- Das Video- oder Streaming-Tool übernimmt die Übertragung. Es bekommt nur die Informationen, die es dafür braucht – etwa, welche Sessions übertragen werden und wer Zugang erhält.
- Zugänge folgen der Buchung. Wer ein Online-Ticket gebucht und bezahlt hat, erhält den Zugang zu den passenden Sessions – ohne dass jemand Links von Hand verschickt.
So bleibt das Programm an einer Stelle aktuell, und Änderungen landen automatisch dort, wo Teilnehmende sie sehen. Weitere Praxistipps finden Sie in unseren Beiträgen zur hybriden Konferenz und zu Livestreams bei Konferenzen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Wenn Ihre Antworten auf die fünf Fragen oben in Richtung Konferenzmanagement-Software zeigen, helfen diese Kriterien bei der Auswahl:
- Der ganze Prozess in einem System: Von der Einreichung bis zur Rechnung, ohne Exporte zwischen Einzeltools.
- Preis- und Steuerlogik ohne Workarounds: Frühbucherpreise, Mitgliederrabatte, gemischte Steuersätze und Reverse-Charge sollten Standard sein.
- Rechtssicherheit: Hosting in der EU, DSGVO-Konformität und korrekte Rechnungen für Verbraucher und Unternehmen. Welche Anforderungen dabei oft übersehen werden, lesen Sie in Konferenz-Software kaufen und dabei Bußgelder riskieren?
- Wiederverwendbarkeit: Vorlagen für wiederkehrende Veranstaltungen sparen bei jeder Jahrestagung Zeit.
- Schnittstellen: Eine dokumentierte API und Exporte für Buchhaltung und weitere Systeme.
Eine ausführlichere Checkliste bietet unser Beitrag Tagungssoftware im Check: 9 Kriterien für die Auswahl.
Fazit: Erst die Aufgabe, dann das Tool
Die Frage „Welche Konferenzsoftware brauchen wir?“ beginnt nicht bei Produktnamen, sondern bei der Veranstaltung. Für ein Online-Meeting reicht ein Videotool. Für eine Tagung mit Einreichungen, Gebühren und Programm brauchen Sie Konferenzmanagement-Software – und bei hybriden Formaten beides, sauber verbunden.
Converia ist Konferenzmanagement-Software für Fachkongresse, wissenschaftliche Tagungen und medizinische Fortbildungen: Abstracts, Programm, Teilnehmende und Rechnungen laufen in einem System zusammen. Zoom oder Teams ersetzen wir nicht – für Online- und Hybrid-Formate steht mit der Virtual Venue eine integrierte virtuelle Kongressplattform bereit.
