Weitere Beiträge zum Thema Finanzen

Ihre Aufgabe: Eine Tagung organisieren. Ihr Wunsch-Werkzeug: Microsoft Excel. Wie bitte? Sie sind weder Formelfuchs noch beherrschen Sie Zellteilung? Wie viele Tage würden Sie im Tabellenblätterwald überleben?! Besser: Machen Sie sich keine Gedanken um Formelfehler und falsche Zellbezüge! Mit dieser durchdachten Excel-Vorlage für Ihre Tagungsplanung. Kostenlos zum Download. Wie verwalten Sie Daten der Teilnehmer, Zahlungen und Abstracts damit erfolgreich? Und wo droht Ihrer Tagung der Excel-Zelltod? Darum geht es in diesem Beitrag.

Ab 2027 müssen die meisten Veranstalter Unternehmenskunden E-Rechnungen ausstellen. Das Format ist schnell umgestellt – kniffelig wird es, weil Konferenzen Unternehmen und Privatpersonen zugleich ansprechen. Denn für denselben Bruttopreis können durch Rundungen unterschiedliche Rechnungssummen entstehen.

Im Laufe der Veranstaltungsplanung fallen viele Aufgaben an. Sehr viele. Mit der Zeit kehrt dann vielleicht eine gewisse Routine ein, vollständig vorausplanen lässt sich das meiste dennoch nicht. Die Abrechnung der Teilnahmegebühren und die Buchhaltung gehören natürlich standardmäßig dazu, erweisen sich nur leider oft als zeitraubende Angelegenheiten. Viele Veranstalter würden gerne auf die unliebsame Aufgabe verzichten – und können das auch, denn vielleicht gehört die Zahlungsabwicklung schon zum Portfolio des Anbieters der Event-Management-Software.

Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit. Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt. Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen. Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.

Ohne das Kleingedruckte geht es nicht. Manch böse Überraschung lässt sich vermeiden, wenn alle über ihre Rechte und Pflichten informiert sind. Sie als Veranstalter legen in den Teilnahmebedingungen alle Einzelheiten zur Teilnahme an der Veranstaltung fest. Doch was genau sollte drinstehen und worauf müssen Sie achten?

So praktisch virtuelle Konferenzen beim Überwinden von Reisebeschränkungen und Veranstaltungsabsagen auch sein mögen, so sehr fürchten Veranstalter neue Kostenpunkte bei geringerer Zahlungsbereitschaft der Teilnehmenden. Was bleibt im virtuellen Raum nach Abzug der Ausgaben noch übrig?