KYC-Prozess (Know Your Customer)

Was ist der KYC-Prozess?

Know Your Customer (KYC) beschreibt die gesetzliche Verpflichtung von Banken und Zahlungsdienstleistern, ihre Geschäftskunden vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung zu identifizieren, deren wirtschaftliche Hintergründe zu verstehen und das Risiko der Geschäftsverbindung zu bewerten. Der Hintergrund: Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Steuerhinterziehung und sonstiger Wirtschaftskriminalität.

Für Veranstalter wird KYC immer dann relevant, wenn sie über Converia Pay (mit Bafin-zertifiziertem Zahlungsdienstleister) oder einem regulierten Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe, Adyen, Mollie, PayPal) Ticketzahlungen vereinnahmen wollen. Ohne abgeschlossenen KYC-Prozess ist die Auszahlung der eingegangenen Beträge blockiert – kein Ticketverkauf, keine Liquidität.

Der Prozess ist eng mit dem Zahlungsmanagement verzahnt und sollte deshalb früh in der Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden.

Rechtsgrundlagen

• Geldwäschegesetz (GwG): Nationale Umsetzung der EU-Vorgaben in Deutschland
• 5. und 6. EU-Geldwäscherichtlinie: Einheitliche Standards in der EU
• Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG): Regelt Pflichten der Zahlungsdienstleister
• BaFin-Vorgaben: Konkrete Auslegungen für deutsche Anbieter
• Internationale Standards: Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF)

Welche Daten werden im KYC-Prozess erhoben?

• Identität der juristischen Person: Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Steuer-IDs
• Geschäftsanschrift und Hauptgeschäftstätigkeit
• Wirtschaftlich Berechtigte (UBO): Natürliche Personen, die mehr als 25 % halten oder Kontrolle ausüben
• Vertretungs­berechtigte Personen: Geschäftsführung, Vorstand
• Identifikation natürlicher Personen: Personalausweis oder Reisepass, ggf. Wohnsitznachweis
• Erwartetes Transaktionsvolumen und -muster
• Geschäftsmodell: Wofür werden die Zahlungen vereinnahmt?
• Geldwäscherisiko-Bewertung: Branche, Länder, politisch exponierte Personen
• Bankverbindung für Auszahlungen
• Öffentliche Einrichtungen wie Universitäten unterleigen stark vereinfachten Anforderungen. Sie müssen dennoch einige Schritte des Prozesses durchlaufen.

Ablauf des KYC-Prozesses

1. Anmeldung beim Zahlungsdienstleister mit Basisdaten zur Organisation
2. Übermittlung der Dokumente über sichere Upload-Portale
3. Identifikation natürlicher Personen: Video-Ident-Verfahren, PostIdent oder vergleichbar
4. Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten mit Abgleich gegen Sanktionslisten
5. Risikobewertung durch den Dienstleister
6. Eventuelle Rückfragen bei Unklarheiten – häufig der Hauptzeitfresser
7. Freischaltung der Zahlungs­annahme
8. Laufende Überwachung: Bei wesentlichen Änderungen (Geschäftsführungswechsel, ungewöhnliche Transaktionen) erneute Prüfung

Typische Stolpersteine

• Wirtschaftlich Berechtigte bei komplexen Strukturen: Stiftungen, Vereinen mit Mitgliedshierarchien – Ermittlung kann aufwändig sein
• Auslandsverbindungen: Personen mit Wohnsitz außerhalb der EU brauchen oft zusätzliche Identifikations­schritte
• Unklarheiten beim Geschäftsmodell: Wer „Veranstaltungen organisiert", muss konkretisieren (Verband? PCO? Agentur?)
• Sanktionslisten-Treffer: Auch falsche Treffer (Namensgleichheit) führen zu Verzögerungen
• Späte Antragstellung: KYC braucht Wochen – wer zwei Wochen vor Verkaufsstart anfängt, kommt zu spät
• Fehlende Dokumente: Erforderliche Unterlagen sind nicht immer sofort verfügbar
• Unklare Verantwortlichkeiten: Wer kümmert sich um KYC – Veranstalter, PCO, Buchhaltung?

Best Practices für Veranstalter

• Mindestens 6–8 Wochen Vorlauf vor geplantem Verkaufsstart einplanen
• Verantwortlichkeit klar zuweisen – eine Person ist für KYC zuständig
• Dokumente vorbereiten: Aktueller Handelsregisterauszug, Geschäftsführungs-Pässe, UBO-Liste
• Bei Änderungen in der Organisation proaktiv den Dienstleister informieren
• Über Rahmenverträge mehrere Veranstaltungen unter einem KYC führen
• Keine Abkürzungen! - Anbieter, die auf den KYC-Prozess verzichten, arbeiten ohne Bafin-Aufsicht und sind unseriös! Veranstalter sollten zweimal überlegen, ob sie fünf- bis siebenstellige Beträge bei unseriösen Anbieter parken möchten.

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