Zahlungsmanagement

Was ist Zahlungsmanagement bei Kongressen?

Das Zahlungsmanagement ist die Schnittstelle zwischen dem Ticketing-System und der Finanzwelt: Es nimmt Zahlungen entgegen, bestätigt deren Eingang, verbindet sie mit den jeweiligen Tickets und speist die Daten in die Buchhaltung ein. Klingt simpel – ist aber operativ und regulatorisch eine der anspruchsvollsten Komponenten im Eventmanagement.

BaFin-Regulierung und der KYC-Prozess

Wer in Deutschland Zahlungen für Dritte entgegennimmt und weiterleitet, gilt potenziell als Zahlungsdienstleister im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) und unterliegt der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Für Veranstalter heißt das in der Praxis: Sie selbst dürfen Ticketzahlungen nur unter engen Bedingungen direkt vereinnahmen – sicher und rechtskonform geht es über Konferenz-Management-Plattformen mit integrierten Zahlungslösungen. Aber Achtung, sie müssen – wie Converia – mit BaFin-regulierten Zahlungsdienstleistern zusammenarbeiten.

Alle rechtskonform arbeitenden Dienstleister verlangen vor der Aktivierung einen KYC-Prozess (Know Your Customer): Die Identität des Veranstalters wird geprüft, wirtschaftlich Berechtigte werden offengelegt, Geschäftsmodell und erwartete Transaktionsvolumina werden dokumentiert. Der KYC-Prozess ist gesetzlich vorgeschrieben (Geldwäschegesetz) und muss vor der ersten Zahlungsannahme abgeschlossen sein – frühzeitig planen, sonst verzögert sich der Verkaufsstart (Converia hat den Prozess für Kongressveranstalter, insbesondere Universitäten und andere öffentliche Einrichtungen optimiert. Planen Sie dennoch etwas Zeit dafür ein).

🚩 Red Flag: Arbeitet ihr Anbieter mit Zahlungsdienstleistungen ohne KYC-Prozess, sollten Sie den Anbieter sehr kritisch unter die Lupe nehmen. Kann er keine BaFin-Zertifizierung vorweisen, sollten Sie den Vertrag kündigen, Ihre Ticketing-Einnahmen werden in diesem Fall sehr wahrscheinlich nicht sicher gehandhabt.

Einfache Handhabung durch Integration

Der größte Effizienzgewinn entsteht, wenn der Zahlungsstatus automatisch im Ticketing-System gespiegelt wird:

• Erfolgreiche Zahlung → Ticket wird sofort gültig
• Ausstehende Zahlung (z. B. Rechnung) → Ticket bleibt im Status „unbezahlt". Veranstalter entscheiden dann, ob der Zutritt dennoch möglich sein soll.
• Stornierung → Erstattung wird initiiert, Ticket wird ungültig

Statt manueller Abgleiche zwischen Bankkonto, Buchhaltung und Ticketverwaltung läuft alles in einem geschlossenen Kreislauf – das spart Stunden pro Woche und vermeidet Buchungsfehler.

Zahlungsoptionen im Überblick

• Kreditkarte (Visa, Mastercard): schnellste Methode, sofortige Bestätigung, höhere Gebühren
• SEPA-Überweisung / Rechnungskauf: Standard im B2B-Bereich, längere Zahlungsfristen
• Apple Pay / Google Pay: mobile Zahlung, hohe Conversion auf Smartphones. Wenig Nutzung im B2B-Bereich. Wird aktuell von ca. 6% der Buchenden genutzt.

Die Auswahl sollte zur Zielgruppe passen: Wissenschaftliche Kongresse mit institutioneller Bezahlung brauchen Rechnungskauf, B2C-Events profitieren von Kreditkarte und Wallet-Lösungen.

Compliance über die Buchhaltung hinaus

• PCI-DSS: Bei Kreditkartenakzeptanz – durch zertifizierte Dienstleister abgedeckt, nie selbst Kartendaten speichern
• Steuerrechtliche Korrektheit: Korrekte Umsatzsteuerausweise, Reverse-Charge bei B2B-Auslandsumsätzen
• Belegpflicht: GoBD-konforme Archivierung aller Zahlungsvorgänge. Mit Converia ist bereits alles korrekt dokumentiert, mit der Buchhaltungsschnittstelle unmittelbar korrekt in die Buchhaltung übernommen.
• DSGVO: Datenminimierung – Zahlungsdaten gehören zum Dienstleister, nicht ins eigene CRM

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