Walk-ins (Vor-Ort-Anmeldungen)

Was sind Walk-ins?

Trotz gut durchdachter Online-Registrierung gibt es bei nahezu jeder Veranstaltung Walk-ins – spontane Teilnehmer, die sich kurzfristig entschieden haben zu kommen, oder Personen, für die die Registrierungs­frist bereits abgelaufen war. Je nach Veranstaltungstyp und Zielgruppe können Walk-ins einen erheblichen Anteil der tatsächlichen Teilnehmer ausmachen.

Je nach Erfahrung mit Walk-ins bei bisherigen Veranstaltungen sollten sie von Veranstaltern als geplanter Prozess mit eigener Infrastruktur betrachtet werden.

Herausforderungen bei Walk-ins

• Kapazitätsplanung: Wie viele Walk-ins sind realistisch zu erwarten? Historische Daten helfen bei der Schätzung. Sind noch Plätze vorhanden?
• Spontane Dateneingabe: Name, Kontaktdaten und ggf. Rechnungsdaten müssen schnell erfasst werden – ohne den regulären Check-in-Strom zu blockieren. Für diese Fälle sollten eigene Counter oder Self-Service-Stationen bereitgehalten werden.
• Badge-Druck: Walk-in-Badges müssen on-demand gedruckt werden – Voraussetzung für einen On-demand-Druckprozess.
• Datenqualität: Unter Zeitdruck erfasste Daten sind fehleranfälliger – spätere Bereinigung einplanen.

Best Practices

• Dedizierter Walk-in-Schalter: Separate Warteschlange für Walk-ins, damit der Haupteinlass für vorangemeldete Teilnehmer flüssig bleibt.
• Preisgestaltung: Walk-in-Preis ist typischerweise der höchste Preis (kein Early-Bird-Rabatt) – ggf. auch eine eigene Zeitschwelle.
• Self-Registration-Terminals: Das Registrierungsformular im On-Site-Modus auf eigenen Rechner bereitstellen. Damit werden Daten und Zahlungen in gewohnter Qualität entgegengenommen.

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