Book of Abstracts

Was ist ein Book of Abstracts?

Das Book of Abstracts – im deutschsprachigen Raum oft Tagungsband – ist die kompakte schriftliche Dokumentation aller wissenschaftlichen Beiträge eines Kongresses. Anders als bei vollständigen Proceedings sind hier nur die Kurzfassungen (Abstracts) enthalten, dafür aber jeweils zitierfähig und – bei sorgfältiger Aufbereitung – mit DOI versehen, also dauerhaft referenzierbar.

Die Erstellung baut direkt auf dem Abstract Management auf: Sobald die akzeptierten Beiträge feststehen, wird der Band aus den Originaldaten generiert.

Typischer Aufbau

• Vorwort der Kongresspräsidentschaft
• Programmübersicht mit Tagesablauf und Sessionstruktur
• Inhaltsverzeichnis nach Sessions, Tracks oder thematischen Blöcken
• Abstracts in standardisierter Formatierung (Titel, Autoren, Affiliationen, Text, ggf. Keywords, Förderhinweise)
• Autorenregister mit Verweisen auf die jeweiligen Beitragsnummern
• Stichwortregister / Keywords
• Sponsoren- und Ausstellerverzeichnis
• Impressum mit ISBN/ISSN, DOI und Zitiervorschlag

Erstellungsprozess

1. Datenexport aller akzeptierten Abstracts aus dem Abstract-Management-System. Converia unterstützt dabei bereits mit Datenformaten für Satzprogramme.
2. Layoutvorlage auf das Veranstaltungsdesign anpassen
3. Automatische Generierung mit Inhaltsverzeichnis, Indizes, Querverweisen
4. Lektorat für einheitliche Schreibweise, Formelnotation, Zitierregeln
5. Korrekturschleife mit Autoren bei Bedarf (besonders bei Druckpublikation)
6. Endabnahme durch das Programmkomitee
7. Veröffentlichung als PDF (vor dem Event als Vorabversion, danach final), optional mit DOI-Vergabe und Listing in Datenbanken (PubMed, ResearchGate)

Print oder digital?

• Digital (PDF): Standard heute, durchsuchbar, niedrige Kosten, schneller Versand, einfache Updates bei Korrekturen
• Print: Noch in einigen wissenschaftlichen Communities Tradition, repräsentativ, schwer und teuer; oft nur in begrenzter Auflage für Speaker und Ehrengäste
• Hybrid: Digital für alle, gedruckt nur auf Bestellung – Print-on-Demand-Verfahren

Best Practices

• Frühzeitig festlegen, ob das Book of Abstracts mit DOI versehen wird – DOI-Vergabe braucht Vorlauf
• Einheitliches Format-Briefing schon im Call for Papers kommunizieren (Zeichenzahl, Strukturvorgaben)
• Korrekturen nur in dokumentierten Versionen ausliefern, niemals stille Updates
• Persistente URLs für die Online-Version sicherstellen
• Lizenzfragen klären: Wird das Werk Open Access veröffentlicht, oder gilt Copyright des Veranstalters?

Verwandte Begriffe