Poster Session

Was ist eine Poster Session?

Die Poster Session ist eines der ältesten und bewährtesten Formate wissenschaftlicher Kongresse: Statt eines Vortrags verdichten Forschende ihre Ergebnisse auf ein einzelnes, grafisch gestaltetes Poster. Während eines definierten Zeitfensters stehen sie bei ihrem Poster, um interessierten Besuchenden Fragen zu beantworten und vertiefend zu diskutieren. Im Vergleich zum Vortrag entsteht ein direkter, niederschwelliger 1:1-Austausch.

In der modernen Eventplanung ist sie ein eigenständiger Teil des Scheduling, mit eigenen Begehungszeiten und – bei Hybrid- oder Online-Events – als E-Poster-Format.

Ablauf

1. Einreichung der Poster-Abstracts über den Call for Papers, häufig in einer eigenen Kategorie. Alternativ oder ergänzend können auch solche Abstracts, die die Anforderungen für einen mündlichen Vortrag nicht erfüllt haben, als Poster präsentiert werden.
2. Review wie bei klassischen Vorträgen – oft mit niedrigerer Annahmehürde, da Poster mehr Beiträge fassen
3. Bestätigung mit Hinweisen zu Postergröße, Aufhängung, Aufbauzeiten
4. Aufbau am Veranstaltungstag – meist morgens vor der ersten Session
5. Begehung in definierten Zeitfenstern mit Anwesenheitspflicht der Autoren
6. Optionale Poster Tours: Geführte Rundgänge mit einem Experten zu thematisch verwandten Postern
7. Poster Awards: Prämierung der besten Beiträge, häufig nach Publikumsvoting
8. Veröffentlichung im Book of Abstracts und ggf. als E-Poster online

E-Poster und Hybridformate

Moderne Kongresse setzen zunehmend auf digitale Poster (E-Poster): Statt physischer Drucke laden Autoren ihre Poster als PDF oder interaktives Multimedia hoch. Sie werden auf großen Touchscreens vor Ort präsentiert und parallel in einer Online-Galerie veröffentlicht. Vorteile: keine Logistik mit Postertuben und Aufhängung, deutlich höhere Reichweite (Online-Teilnehmer können stöbern), bessere Auffindbarkeit über Suchfunktionen und Stichworte.

Best Practices für Veranstalter

• Klare Postergrößen-Vorgaben im Call for Papers (z. B. „A0 hochformat, max. 841 × 1189 mm")
• Begehungszeiten ohne Parallelvorträge – sonst bleiben die Teilnehmer fern
• Catering im Posterbereich zur Verlängerung der Verweildauer
• Stellplatznummerierung mit Lageplan
• Author Presence Reminder per E-Mail vor der Session
• Poster Award mit nachvollziehbaren Kriterien und transparentem Voting
• Archiv der Poster im Online-Portal mit DOI-Vergabe für zitierfähige Referenzen

Best Practices für Autoren

• Kernaussage groß und sofort erkennbar – das Poster muss aus 2 Metern Entfernung "lesbar" sein
• Visualisierung vor Text: Diagramme, Bilder, Schemata statt Textwüsten
• QR-Code zum Volltext oder zur Online-Version
• Anwesenheit signalisieren: Während der Session sichtbar am Poster stehen
• Kurzversion vorbereiten: 60-Sekunden-Pitch für vorbeischlendernde Interessenten

Verwandte Begriffe