Rechnung mit QR-Zahlteil

Was ist eine Rechnung mit QR-Zahlteil?

Die Rechnung mit QR-Zahlteil – offiziell Swiss QR Bill oder QR-Rechnung – ist der aktuelle Schweizer Standard für strukturierte Rechnungen mit maschinenlesbarem Zahlungscode. Der QR-Code enthält alle Informationen, die für eine schnelle, fehlerfreie Zahlung nötig sind: Empfänger, Betrag, Referenznummer, Verwendungszweck.

Wer eine QR-Rechnung erhält, kann sie am Bankautomat, in der Mobile-Banking-App oder über das Postfinance-Portal einfach scannen und ohne Abtippen bezahlen. Für Rechnungssteller ist die QR-Rechnung Pflicht: Seit 01.10.2022 werden klassische Einzahlungsscheine (rot und orange) nicht mehr verarbeitet.

Was der QR-Code enthält

Der Swiss QR Code speichert strukturierte Daten nach einheitlicher Spezifikation:

Empfänger: Name, Adresse, IBAN oder QR-IBAN
Zahlbarer Betrag und Währung (CHF oder EUR)
Zahlungsempfänger-Referenz:
- QR-Referenz (bei QR-IBAN) – zweckgebunden, ersetzt die ESR-Referenz
- Creditor Reference (ISO 11649) – international nutzbar
- Ohne Referenz – für sehr einfache Zahlungen
Rechnungsempfänger: Name und Adresse
Zusätzliche Informationen: Rechnungsnummer, Kundennummer, Bemerkungen
Rechnungsinformationen in strukturierter Form (S1-Syntax) für automatisierte Buchhaltung

Layout und Formatvorgaben

Der QR-Zahlteil hat ein streng definiertes Layout:

Format: 105 × 210 mm, perforiert von der eigentlichen Rechnung abtrennbar (oder als eigenständige Seite)
Elemente: Empfangsschein (links), Zahlteil (rechts) mit QR-Code und allen Zahlungsdaten
Schweizer Kreuz in der Mitte des QR-Codes zur eindeutigen Erkennung
Schriftarten und Größen genau vorgegeben (Helvetica, Arial oder Liberation Sans)
Rand und Trennlinien in definierter Stärke

Diese Standardisierung stellt sicher, dass jede Schweizer Bank die Rechnung ohne Anpassung verarbeiten kann.

Referenzarten im Detail

QR-IBAN mit QR-Referenz: Ersetzt den orangen Einzahlungsschein. Zweckgebunden, für hohe Zuordnungssicherheit bei Kongress-Ticketing ideal
Klassische IBAN mit Creditor Reference: International kompatibel (ISO 11649). Erlaubt strukturierte Referenz auch für Zahlungen aus dem Ausland
Klassische IBAN ohne Referenz: Nur für einfache Fälle – Zuordnung erfolgt manuell über den Verwendungszweck

Vorteile für Veranstalter

Automatisierte Zuordnung eingehender Zahlungen zur Buchung – kein manueller Abgleich
Höhere Zahlungsquote durch niedrigere Hürden bei den Kunden
Weniger Fehler durch Wegfall von Abtippen der IBAN und Referenznummer
Camt.054-Import aus Bank-Datei ins Kongresssystem – Statusaktualisierungen quasi in Echtzeit
Internationale Anschlussfähigkeit durch die Creditor Reference nach ISO 11649
Auch für PDF-Versand geeignet – der QR-Code funktioniert bildschirmoptimiert genauso wie gedruckt

Best Practices für Kongress-Ticketing

QR-IBAN beantragen bei der Hausbank – Voraussetzung für automatische Zuordnung
Referenznummer-Logik klar strukturieren – Kongress-Kennung, Buchungs-ID, Prüfziffer. Converia übernimmt das bereits automatisch.
Camt.054-Import automatisch täglich einlesen
Test-Rechnungen vor Verkaufsstart drucken und scannen. Im Testmodus von Converia Neon möglich, ohne dass unnötig "echte" Rechnungsnummern verbraucht werden
Mehrsprachige Rechnungen für internationale Teilnehmende
PDF-optimierte Auflösung des QR-Codes (min. 300 dpi)
Storno- und Gutschriftlogik mit korrekt neuen Referenznummern
Aufbewahrung im PDF/A-Format für die 10-jährige gesetzliche Frist

Grenzen und Alternativen

QR-Rechnungen sind für die Schweiz Standard, greifen aber nicht überall:

Nicht für EU-Zahlungen – dort gelten SEPA-Regeln, keine QR-Rechnung
Für sofortige Zahlung: Twint, Kreditkarte oder E-Banking-Instant-Payment sind schneller
Für B2B-Massenrechnungen: Ergänzung durch E-Rechnungen im Peppol- oder XRechnung-Format sinnvoll