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Konferenzen sind gemeinhin nicht gerade dafür bekannt, einen gesunden Lebensstil zu fördern. Man denke nur an die meist viel zu kurzen Pausen, die entweder für ungesunde Snacks genutzt werden oder um mit leerem Magen zur nächsten Veranstaltung zu hetzen. Das ist dann manchmal auch schon die einzige Bewegung, denn die restliche Zeit verbringen die Teilnehmenden größtenteils sitzend und fernab vom Tageslicht. Doch allmählich findet ein Umdenken statt.

Sind Ihnen im Hotel schon einmal Check-in-Automaten begegnet? An vielen dieser Terminals können Gäste sogar kurzfristig noch Zimmer buchen. Etwas Ähnliches funktioniert auch gut bei Konferenzen, wo Sie die Anmeldung vor Ort an Self-Service-Stationen umsetzen. Inzwischen hat sich die Methode in der Praxis bewährt. Auf ein paar Punkte sollten Veranstaltende vorher jedoch achten.

Seien wir ehrlich: Viele Konferenzen einer Branche oder einer Disziplin ähneln sich. “Überall” die gleichen Themen, oft auch dieselben Referenten. Warum also sollten die Teilnehmer zu Ihrer Konferenz kommen? Geht es lediglich um Wissenserwerb, könnten sie den bequem vom Rechner aus konsumieren. Ob Sie Ihre Teilnehmer also wirklich “anlocken” können, hängt neben dem Inhalt vom Setting und vom “Drumherum” Ihrer Konferenz ab. Networking mit Gleichgesinnten und ein attraktives Rahmenprogramm können sie noch live erleben. Unterscheiden sich Ihr Thema, Ihre Referenten, Ihre Vorträge nur unwesentlich von anderen, kann also das Rahmenprogramm den entscheidenden Unterschied ausmachen und für Buchungen sorgen.

Wissen Sie, was in den Verträgen steht, die Sie mit dem Anbieter Ihrer Konferenz-Software geschlossen haben? Das Kleingedruckte sollten Sie sich unbedingt gründlich durchgelesen haben, denn mancher Anbieter hat durchaus noch ein paar eigene Interessen im Sinn. Die Daten dafür steuern Sie unbeabsichtigt bei.

Die Übergangszeit läuft bereits und das nur noch bis Mai. Bis dahin sind Unternehmen gefordert, die neuen Regelungen zum Datenschutz umzusetzen. Einige Punkte in der vor zwei Jahren verabschiedeten Verordnung stellen Veranstalter dabei vor ganz neue Herausforderungen. Wir listen auf, was es jetzt zu tun gibt.

Konferenzen sollen allen offenstehen. So gut dieser Ansatz auch sein mag - an der praktischen Umsetzung hapert es fast immer. Nicht so bei der re:publica, die oft als Vorbild für barrierefreie Veranstaltungen genannt wird. Was genau machen die Organisatoren dort anders? Wann wird eine Konferenz auch für behinderte Personen attraktiv?