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Im Laufe der Veranstaltungsplanung fallen viele Aufgaben an. Sehr viele. Mit der Zeit kehrt dann vielleicht eine gewisse Routine ein, vollständig vorausplanen lässt sich das meiste dennoch nicht. Die Abrechnung der Teilnahmegebühren und die Buchhaltung gehören natürlich standardmäßig dazu, erweisen sich nur leider oft als zeitraubende Angelegenheiten. Viele Veranstalter würden gerne auf die unliebsame Aufgabe verzichten – und können das auch, denn vielleicht gehört die Zahlungsabwicklung schon zum Portfolio des Anbieters der Event-Management-Software.

„Selten so eine schlechte Organisation erlebt“. „Eins weiß ich: Nächstes Jahr findet die Konferenz ohne mich statt.“ – Auch wenn sich während oder nach einer Veranstaltung viel mehr begeisterte als verärgerte Stimmen zu Wort melden, sind es doch immer die kritischen, die es schaffen, einem die Laune zu verhageln. Haben die eigenen planerischen Fähigkeiten diesmal wirklich komplett versagt?

Auch wenn es sich lohnen würde, kann man nicht immer bei allen Konferenzen dabei sein. Manchmal passt es zeitlich nicht, ein anderes Mal ist die Veranstaltung zu weit weg, sodass sich die Reise nicht einfach zwischen sämtliche andere Termine schieben lässt. Halb so schlimm, wenn es einen Tagungsband gibt. Dann profitieren auch die Daheimgebliebenen von den Ergebnissen der Konferenz.

Die Online-Anmeldung zu Ihrer Konferenz ist seit einigen Tagen möglich, doch nur selten verirrt sich jemand auf die Website und noch seltener durchläuft tatsächlich ein Teilnehmer den Registrierungsprozess. Hätten Sie die Werbetrommel vielleicht doch etwas stärker rühren sollen? Damit später auf Ihrer Veranstaltung keine gähnende Leere herrscht, sollten Sie einen Blick auf unsere Tipps werfen, die Ihnen verraten, wie Sie mehr Teilnehmer auf Ihre Konferenz locken.

Ihre Online-Präsenzen haben Sie schon mit einigen Beiträgen bestückt. Beim Eintreffen der Teilnehmer vor Ort gilt es nun, richtig ins Gespräch zu kommen und den Erwartungen der Besucher gerecht zu werden. Damit Ihnen die Ideen auch während und nach dem Event nicht ausgehen, gibt es im Folgenden von uns einige Tipps zur erfolgreichen Online-Kommunikation.

Eine Gruppe bei LinkedIn oder einen Twitter-Account für Ihre Veranstaltung einzurichten kann durchaus hilfreich sein. Wenn sich allerdings keine regelmäßigen Updates dazugesellen und Ihre Profile bereichern, werden Sie als Veranstalter wahrscheinlich vergeblich darauf warten, dass Ihre Teilnehmer die Initiative ergreifen und ihre Eindrücke online mit Ihnen teilen. Um von sozialen Netzwerken profitieren zu können, braucht es eine genaue Strategie. Wir geben Social Media-Starthilfe und erklären, wie welche Online-Kanäle über den gesamten Verlauf der Veranstaltung hinweg den Dialog mit Ihren Teilnehmern erleichtern.