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Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit. Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt. Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen. Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.

Welche Erwartungen die Teilnehmer an Ihre Veranstaltung haben, wie gut einzelne Programmpunkte ankommen oder wie das gesamte Event rückblickend bewertet wird, können Sie höchstens mutmaßen. Es sei denn, Sie fragen gezielt nach.

Ressourcenschonend tagt es sich am besten. Ressourcenschonend klingt allerdings auch erst einmal nach viel Aufwand. Um eine Veranstaltung zu einem Green Meeting werden zu lassen, muss schließlich oft so einiges verändert werden. Mit einer effizienten Event-Management-Software bedeutet das Begrünen jedoch nicht mehr, sondern sogar weniger Arbeit.

Ohne das Kleingedruckte geht es nicht. Manch böse Überraschung lässt sich vermeiden, wenn alle über ihre Rechte und Pflichten informiert sind. Sie als Veranstalter legen in den Teilnahmebedingungen alle Einzelheiten zur Teilnahme an der Veranstaltung fest. Doch was genau sollte drinstehen und worauf müssen Sie achten?

Wenn Sie als Wissenschaftler auf der Suche nach aktuellen Informationen oder Feedback zur eigenen Forschung sind, ist mittlerweile sicherlich das Internet die allererste Anlaufstelle. Mit Ihren Fachkollegen sind Sie bei Facebook, Twitter oder LinkedIn vernetzt und ein Austausch zum derzeitigen Projekt lässt sich ganz schnell durch einen (Gruppen-) Videochat organisieren. Warum also noch an einer wissenschaftlichen Konferenz teilnehmen?

Ihre Konferenz war ein voller Erfolg, wissenschaftlich und finanziell betrachtet. Doch Achtung: Haben Sie die Anmeldung bei der GEMA vernachlässigt, so kann das noch weit im Nachgang der Konferenz schwerwiegende finanzielle Auswirkungen mit sich bringen!