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Veranstalter haben ein Zeitproblem – und damit ist nicht das übliche gemeint, dass die Zeit zur Vorbereitung der Konferenz nicht ausreicht. Mit dem Aufkommen virtueller Konferenzen ergibt sich gleich eine ganz neue Komplikation: Teilnehmende befinden sich nun nicht mehr am selben Ort und können sich theoretisch überall auf der Welt verstreut einloggen. Damit sie das auch tun, muss die Konferenz stattfinden, wenn es für alle Zeitzonen passt. Geht das?

Virtuelle und nicht-virtuelle Konferenzen mögen sich in so einigen Punkten unterscheiden, die Ziele, die Sponsoren und Aussteller mit einer Teilnahme an der Veranstaltung verfolgen, sind aber stets dieselben: Kontakt zur Zielgruppe herstellen und potentielle Kund*innen ansprechen. Damit das klappt, ist ein Umdenken nötig, denn die gewohnten Ausstellerstände sind in ihrer analogen Form in einer virtuellen Umgebung fehl am Platz.

Der Regelsatz für die Umsatzsteuer liegt bei 19% - eigentlich ganz einfach. Eigentlich. Wäre da nicht die eher undurchsichtige Gesetzeslage inklusive einiger Ausnahmeregelungen, wenn es um das Besteuern von Veranstaltungstickets geht. Welcher Steuersatz ist der richtige: 0%, 7%, 19% oder alles gemischt? Stimmt es, dass für Teilnehmer aus dem Ausland keine Mehrwertsteuer anfällt? Und kommt eine Konferenz-Software überhaupt damit zurecht, wenn es etwas komplexer wird?

Vor Ort muss es vor allem schnell gehen. Ein wenig Zeit zum Abhaken der Punkte auf unserer Checkliste sollten Sie dennoch einplanen. Sobald das nämlich erledigt ist, steht einem erfolgreichen Einchecken nichts mehr im Weg. Damit Sie auch wirklich nichts vergessen, gibt es noch einige Erklärungen und Tipps dazu.

PowerPoint-Präsentationen sind bei wissenschaftlichen Vorträgen schon seit Langem Standard. Leider sind sie aber vor allem eins: belanglos. Inmitten der ewig gleich aussehenden Folien mit Überschriften und Bullet Points geht manchmal sogar wirklich Spannendes komplett unter. Es geht aber auch anders. Rücken Sie Ihre Ergebnisse und Ideen beim nächsten Mal doch einfach in ein neues Licht. Wir zeigen Ihnen die Tools, mit denen das am besten geht.

Ihre Konferenz ist soweit organisiert: Die Anmeldung läuft, Autor:innen reichen fleißig ihre Beiträge ein und das Konferenzprogramm steht. Jetzt müssen Sie die Namensschilder noch gestalten und drucken. Keine große Aufgabe im Vergleich zu dem, was Sie schon geleistet haben und doch gibt es dabei so einiges zu beachten. Wir geben Tipps für ein ansprechendes Konferenz-Badge mit Mehrwert.