Konferenzsoftware, die Beitrag, Programm und Rechnung verbindet.
Mit Converia organisieren Universitäten, Fachgesellschaften, Verbände und PCOs mehrtägige Fachkongresse – ohne Excel-Listen für Reviewer, externes Ticketing für Anmeldungen oder separate Buchhaltung für Rechnungen.
Eine Konferenz. Sechs Systeme.
Eine Person, die das Chaos zusammenhält.
Wer organisiert, kennt diese Situationen:
Die nachträglichen Abstract-Änderungen
Die Reviewer-Tabelle der Vorgängerin
Die Speakerin, die kurzfristig absagt
Mitgliederkonditionen, die kein Tool versteht
Die Buchhaltungs-Rückfrage im Januar
Die Mitglieder-Rundmail vom Sommer
Bei jeder Übergabe zwischen den Systemen geht etwas verloren oder muss erneut eingetippt werden. Genau dort setzt Converia an.
Drei Phasen einer Konferenz. Ein System.
Vor der Konferenz
- Abstracts einreichen und reviewen
- Programm mit parallelen Tracks planen
- Teilnehmer anmelden, Tickets verkaufen, Rechnungen erstellen
- Konferenz-Website und Kommunikation aufsetzen
Während der Konferenz
- Onsite Check-in mit QR-Codes und Badges
- Konferenz-App mit Live-Programm für Teilnehmende
- Räume und Sessions in Echtzeit im Blick
Nach der Konferenz
- Auswertungen und Exporte
- Teilnahmezertifikate ausstellen
- Rechnungsdaten an die Buchhaltung übergeben
- Daten für die nächste Konferenz übernehmen
Das Fundament für professionelles Konferenzmanagement.
Was eine Konferenz von einem Event unterscheidet: das Programm.
Abstracts in dreistelliger Zahl. Reviewer mit Befangenheitsregeln. Parallele Tracks, Räume, Zeiten, Vortragsdauern – alles muss bis zur letzten Session aufgehen. Wenn sich am Beitrag etwas ändert, ändert es sich im Programm. Wenn ein Reviewer absagt, weiß das System, welche Beiträge offen sind. In Converia laufen alle Programm-Schritte auf einer Datenbasis.
.avif)
Speaker, Reviewer und Teilnehmer in einem Datensatz.
Speaker, Reviewer und Teilnehmer sind oft dieselben Personen. Wenn diese Daten in getrennten Tools liegen, entstehen Doppelpflege und Rückfragen. In Converia steuern Sie alle relevanten Prozesse über eine Personendatenbank mit Rollenlogik.
20 Jahre Konferenz-Erfahrung in Konferenzsoftware verpackt.
Server in Europa, DSGVO-konforme Verarbeitung, deutschsprachiger Support von Menschen, die Konferenzen kennen – für Setup und Betrieb. In anderen Tools sind das Workarounds oder fehlende Funktionen. Bei Converia inklusive.
Wir forschen an KI-gestützter Programmplanung. Kofinanziert von der EU.
Seit Mai 2025 arbeiten wir mit Förderung der Europäischen Union daran, wie Künstliche Intelligenz die Programmplanung bei mehrtägigen Kongressen unterstützen kann.
Welche Konferenzen organisieren Sie?
Universität oder Forschungseinrichtung
Sie übernehmen die Wandertagung von einer anderen Uni und sollen sie in acht Monaten ausrichten. Rahmenvertrag, Steuerlogik und Compliance sind im Hintergrund abgedeckt – Sie konzentrieren sich auf das Programm.
Verband oder Fachgesellschaft
Sie veranstalten Jahrestagungen mit ehrenamtlichem Komitee, stabilem Reviewer-Pool und Mitgliederkonditionen. Beginnen Sie nächstes Jahr nicht bei null – und erhalten Sie im Januar keine Buchhaltungs-Rückfragen.
PCO oder Kongressagentur
Sie verwalten mehrere Mandanten und mehrere Konferenzen parallel. Sie benötigen Templates für wiederkehrende Setups, durchgängige Prozesse über das Portfolio und sauberes Reporting an Ihre Auftraggeber.
Für jede Anforderung eine individuelle Lösung.
Mit mehr als 30 wissenschaftlichen Veranstaltungen pro Jahr schätzen wir an Converia besonders, dass die Software mit uns mitwächst und bei jedem Format mitdenkt. Die breite Funktionspalette, innovative Lösungen für spezielle Kundenwünsche, kontinuierliche Verbesserungen, sowie der persönliche Support und die KI-Hilfe beeindrucken uns immer wieder.
Converia hat die gesamte Kongressorganisation inklusive Beitragseinreichung enorm erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der individuellen Anpassungsmöglichkeiten, können wir alle Aspekte unseres Kongresses nahtlos verwalten. Converia ermöglicht uns eine schnelle Umsetzung und effiziente Planung. Eine Softwarelösung, mit der wir gerne arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Wie aufwendig ist der Wechsel von unserem aktuellen Toolstack?
Der Wechsel passiert nicht in einem Sprung. Wir starten meist mit der nächsten Konferenz – nicht parallel zu einer laufenden. Datenübernahme aus Excel, alten Einreichungstools und Teilnehmerdatenbanken ist Teil des Onboardings. Realistischer Zeitrahmen: 4–8 Wochen je nach Komplexität.
Was kostet Converia?
Der Preis hängt von Konferenzgröße, Funktionsumfang und Servicegrad ab. Wir arbeiten mit transparenten Preismodellen pro Konferenz oder als Jahreslizenz für mehrere Veranstaltungen. Konkrete Zahlen klären wir im 30-minütigen Beratungsgespräch, sobald wir Ihre Anforderungen kennen.
Passt Converia auch für unsere Branche?
Converia ist auf mehrtägige, inhaltsgetriebene Fachkongresse ausgelegt – mit Programm, Beiträgen und Reviewer-Verfahren. Unsere Heimspiel-Zielgruppe: Universitäten, medizinische Fachgesellschaften, Verbände, PCOs. Wenn Sie eine reine Networking-Veranstaltung, ein Festival oder eine einzelne Tagung unter 100 Teilnehmenden ohne Programm-Komplexität planen, gibt es passendere Tools – wir sagen Ihnen das offen im Gespräch.
Können wir Converia für mehrere Konferenzen gleichzeitig nutzen?
Ja. PCOs und Kongressagenturen steuern oft 10+ Konferenzen pro Jahr im selben System – mit Mandantenlogik, wiederverwendbaren Templates und konferenzübergreifendem Reporting.
Wie passt Converia mit unseren bestehenden Tools zusammen?
Converia bietet Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungs-, CRM- und Identitätsmanagement-Systemen. Was wir nicht selbst können, lässt sich per API anbinden. Im Beratungsgespräch klären wir, welche Integrationen Sie konkret brauchen.
Wo werden unsere Daten gehostet und verarbeitet?
Server stehen in Europa. Die Verarbeitung ist DSGVO-konform. Verträge und Auftragsverarbeitung sind auf wissenschaftliche, medizinische und öffentliche Auftraggeber ausgelegt.