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Veranstaltende, die auf der Suche nach einer Software für Ihre digitale oder hybride wissenschaftliche Tagung sind, stoßen in der Regel ziemlich schnell auf Online-Tools, die ein erstklassiges Veranstaltungserlebnis versprechen. Nur die wenigsten Lösungen können allerdings den Ansprüchen an einen voll digitalen oder hybriden wissenschaftlichen Kongress gerecht werden.

Konferenzen vor Ort sollen wieder möglich sein und das während der nächsten Monate bestenfalls auch bleiben. Große Hoffnungen setzen Veranstaltende und Teilnehmende deshalb in die viel diskutierte 3G-Regel. Um diese für die Konferenz umzusetzen, sind allerdings Nachweise erforderlich. Nur darf der Impfnachweis nicht einfach so erfasst werden.

Am 14. Januar 2021 startete der Begabungsförderungskongress der Pädagogischen Hochschule FHNW. Nicht wie geplant vor Ort, sondern erstmals vollständig digital. Das war für die Organisierenden der dreitägigen Veranstaltung eine echte Herausforderung, die sie jedoch – so viel sei schon mal verraten – in jeder Hinsicht erfolgreich gemeistert haben. Unsere Software hat das Team dabei unterstützt.

Live-Inhalte lassen eine virtuelle Konferenz lebendig werden, nur muss nicht das gesamte Programm zwingend live stattfinden. Vorträge und andere Teile des Programms lassen sich schon vor dem Start der Konferenz aufzeichnen und hochladen. Daneben gibt es viele Veranstalter, die auf den Live-Teil im Programm nicht verzichten, Teilnehmenden aber dennoch Gelegenheit bieten wollen, die parallel gestreamten Sessions später alle in Ruhe anzusehen.

RMTP, OBS und VoD – das sind nur einige der Abkürzungen, denen Veranstalter immer wieder begegnen, wenn sie sich erstmals mit der technischen Seite ihrer geplanten virtuellen Konferenz auseinandersetzen. Was sich dahinter verbirgt, wird oft mit noch mehr Fachbegriffen und Abkürzungen – nun ja – „erklärt“. Wir versuchen es mal einsteigerfreundlicher.

Veranstalter haben ein Zeitproblem – und damit ist nicht das übliche gemeint, dass die Zeit zur Vorbereitung der Konferenz nicht ausreicht. Mit dem Aufkommen virtueller Konferenzen ergibt sich gleich eine ganz neue Komplikation: Teilnehmende befinden sich nun nicht mehr am selben Ort und können sich theoretisch überall auf der Welt verstreut einloggen. Damit sie das auch tun, muss die Konferenz stattfinden, wenn es für alle Zeitzonen passt. Geht das?