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Live-Inhalte lassen eine virtuelle Konferenz lebendig werden, nur muss nicht das gesamte Programm zwingend live stattfinden. Vorträge und andere Teile des Programms lassen sich schon vor dem Start der Konferenz aufzeichnen und hochladen. Daneben gibt es viele Veranstalter, die auf den Live-Teil im Programm nicht verzichten, Teilnehmenden aber dennoch Gelegenheit bieten wollen, die parallel gestreamten Sessions später alle in Ruhe anzusehen.

RMTP, OBS und VoD – das sind nur einige der Abkürzungen, denen Veranstalter immer wieder begegnen, wenn sie sich erstmals mit der technischen Seite ihrer geplanten virtuellen Konferenz auseinandersetzen. Was sich dahinter verbirgt, wird oft mit noch mehr Fachbegriffen und Abkürzungen – nun ja – „erklärt“. Wir versuchen es mal einsteigerfreundlicher.

Veranstalter haben ein Zeitproblem – und damit ist nicht das übliche gemeint, dass die Zeit zur Vorbereitung der Konferenz nicht ausreicht. Mit dem Aufkommen virtueller Konferenzen ergibt sich gleich eine ganz neue Komplikation: Teilnehmende befinden sich nun nicht mehr am selben Ort und können sich theoretisch überall auf der Welt verstreut einloggen. Damit sie das auch tun, muss die Konferenz stattfinden, wenn es für alle Zeitzonen passt. Geht das?

Virtuelle und nicht-virtuelle Konferenzen mögen sich in so einigen Punkten unterscheiden, die Ziele, die Sponsoren und Aussteller mit einer Teilnahme an der Veranstaltung verfolgen, sind aber stets dieselben: Kontakt zur Zielgruppe herstellen und potentielle Kund*innen ansprechen. Damit das klappt, ist ein Umdenken nötig, denn die gewohnten Ausstellerstände sind in ihrer analogen Form in einer virtuellen Umgebung fehl am Platz.

Virtuell abgehaltene Konferenz-Sessions sind für viele Veranstalter inzwischen Realität geworden. Ganz vollständig ist eine Konferenz damit aber noch nicht, denn der soziale Rahmen, der die Veranstaltung erst zu einem gemeinschaftlichen Erlebnis macht und die einzelnen Programmteile miteinander verbindet, fehlt noch oder ist zumindest ausbaufähig.

Auch wenn bei der Vielzahl an Online-Formaten derzeit der Eindruck entstehen könnte: Webinare und virtuelle Konferenzen sind nicht dasselbe. Veranstalter, denen der Unterschied nicht bewusst ist, tragen zu einem fragwürdigen Revival der Dauer-Frontalbeschallung bei – ein fataler Fehler für jede Konferenz.