Converia vs. Eigenentwicklung
Universitäten, Forschungseinrichtungen und große Organisationen, die ihr Konferenzmanagement mit Eigenentwicklungen digitalisieren, unterschätzen oft deren langfristigen Wartungsaufwand. Dabei sind Standardlösungen wie Converia ausreichend anpassbar und wachsen mit den Anforderungen.
Kurzfazit
Bei der Digitalisierung ihres Konferenzmanagements stehen Universitäten, Forschungseinrichtungen und große Organisationen vor einer klassischen Make-or-Buy-Entscheidung: Sollen ihre IT-Abteilungen Lösungen entwickeln, die auf bestehende Abläufe, Datenstrukturen und Compliance-Vorgaben zugeschnitten sind? Oder Standardsoftware beschaffen und sie ihrer gewachsenen Infrastruktur überstülpen? So verlockend die Freiheit einer Eigenentwicklung zunächst erscheint, geht sie mit einer langfristigen Abwägung einher: Wer übernimmt die technische und administrative Verantwortung während des gesamten Lebenszyklus? Abläufe, Datenstrukturen und Compliance-Vorgaben ändern sich. Häufig. Gleiches gilt für rechtliche Anforderungen und die Erwartungen der Nutzer. Erfahrungsgemäß bieten Organisationen, die nur die wenigen individuellen Lücken einer bewährten Standardsoftware wie Converia schließen, die sicherere, stabilere und kostengünstigere Lösung für das Konferenzmanagement.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Eine Eigenentwicklung kann vom einfachen Anmeldetool bis zu einer vollständigen Konferenzplattform reichen.
Gerade Hochschulen und Forschungseinrichtungen verfügen teilweise bereits über eigene Webanwendungen, Formulare, Datenbanken oder Content-Management-Systeme. Daraus kann schrittweise eine individuelle Lösung für Veranstaltungen entstehen.
Der größte Vorteil dieses Ansatzes ist die Gestaltungsfreiheit. Formulare, Rollen, Berechtigungen, Datenstrukturen und Workflows können exakt so umgesetzt werden, wie es die Organisation benötigt. Auch interne Systeme können direkt angebunden werden.
Das kann besonders relevant sein, wenn institutionelle Prozesse stark von üblichen Konferenzabläufen abweichen oder besondere technische Anforderungen bestehen, die Standardlösungen nicht abdecken.
Eine Eigenentwicklung muss dabei nicht zwangsläufig den gesamten Funktionsumfang einer kommerziellen Konferenzplattform nachbilden. Benötigt eine Institution beispielsweise lediglich eine Registrierung für kostenlose Veranstaltungen, kann eine vergleichsweise kleine Anwendung vollkommen ausreichend sein.
Mit zunehmenden Anforderungen steigt jedoch der Funktionsumfang, der entwickelt und gepflegt werden muss.
Bei einer wissenschaftlichen Konferenz können neben der eigentlichen Registrierung beispielsweise unterschiedliche Teilnehmergruppen und Preise, Rechnungen und Zahlungen, Tickets, Abstract-Einreichungen, Reviewer-Zuordnungen, Bewertungsverfahren, Benachrichtigungen, Programmplanung, Websites, Badge-Druck und Zugangskontrollen erforderlich werden.
Hinzu kommen Funktionen, die erst im laufenden Betrieb sichtbar werden: Stornierungen, Änderungen an Rechnungen, Wartelisten, unterschiedliche Berechtigungen, Exporte, individuelle E-Mails, kurzfristige Anmeldungen oder Änderungen vor Ort.
Die Organisation übernimmt bei einer Eigenentwicklung außerdem dauerhaft die Verantwortung für Betrieb und Weiterentwicklung. Dazu gehören beispielsweise Hosting, Updates, Monitoring, Backups, Datenschutz und IT-Sicherheit sowie die Anpassung an neue Browser, Betriebssysteme, Schnittstellen und organisatorische Anforderungen.
Wie relevant diese Punkte sind, hängt allerdings stark vom konkreten Projekt ab. Eine kleine interne Registrierung ist technisch und organisatorisch etwas anderes als eine Plattform, über die jedes Jahr zahlreiche Konferenzen mit mehreren Tausend Teilnehmern abgewickelt werden.
Converia ist eine bestehende Konferenzplattform, deren Funktionen speziell auf die Organisation von Konferenzen und insbesondere wissenschaftlichen Veranstaltungen ausgerichtet sind.
Das Teilnehmermanagement umfasst unter anderem hochkonfigurierbare Anmeldungen, unterschiedliche Teilnehmergruppen und Preise, automatische Tickets, Rechnungen sowie Barcode-basierte Prozesse.
Parallel dazu bildet Converia das Abstract- und Beitragsmanagement ab. Abstracts können eingereicht und anschließend Reviewern zugewiesen werden. Bewertungen werden direkt im System erfasst, Entscheidungen können automatisiert kommuniziert und die angenommenen Beiträge anschließend für die Programmplanung verwendet werden.
Dadurch müssen diese Prozesse nicht als separate Anwendungen entwickelt und anschließend miteinander verbunden werden.
Auch die Konferenz-Website ist Bestandteil der Plattform. Informationen und Programm können damit gemeinsam mit Registrierung und weiteren Konferenzfunktionen bereitgestellt werden. Für virtuelle und hybride wissenschaftliche Veranstaltungen ergänzt die Virtual Venue diese Funktionen.
Ein weiterer Bereich, dessen Eigenentwicklung vergleichsweise viele Prozesse berührt, ist das Zahlungsmanagement. Converia kann die Zahlungsabwicklung übernehmen; das System erzeugt Rechnungen und Tickets und ordnet Zahlungen den entsprechenden Vorgängen zu.
Auch für die Durchführung vor Ort stehen fertige Prozesse zur Verfügung. Tickets können per Barcode oder QR-Code gescannt, Zutrittsberechtigungen geprüft und Badges direkt beim Check-in gedruckt werden. Unterschiedliche Check-in-Listen ermöglichen beispielsweise eine tageweise Zugangskontrolle.
Damit liegt der wesentliche Vorteil gegenüber einer Eigenentwicklung nicht darin, dass diese Funktionen prinzipiell nicht selbst entwickelt werden könnten. Vielmehr stehen sie bereits als miteinander verbundene und für Konferenzen entwickelte Prozesse zur Verfügung.
Gleichzeitig bedeutet der Einsatz einer Standardlösung, dass nicht jede Anforderung beliebig individuell umgesetzt werden kann. Eine Eigenentwicklung kann bei außergewöhnlichen Prozessen oder sehr spezifischen Integrationen deshalb die größere Gestaltungsfreiheit bieten. Sehr flexibel anpassbare Konfigurations- und Customizing-Layer sowie APIs erlauben auch bei Converia einen hohes Maß an Anpassung an die spezifischen Anforderungen und die Integration in das komplexe Software-Ökosystem von Veranstaltern.
Mit regelmäßigen Updates, die neue Features, Anpassungen an regulatorische Vorgaben (DSGVO, Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, E-Rechnungen, ...), Usability-Optimierungen und Anpassung an technologische Innovationen übernimmt Converia automatisch einen wichtigen Teil der Software-Pflege nach der initialen Einführen - Kosten, die bei Eigenentwicklungen oft zunächst unterschätzt werden.
Häufige Fragen
Kann Converia auch auf individuelle Anforderungen eingehen?
Converia bietet auf technologischer Ebene einen Integration-Layer, der die Einbindung in das IT-Ökosystem von Veranstaltern schon in seiner Grundarchitektur berücksichtigt. Und auch in der persönlichen Betreuung haben spezielle Account-Manager und Kundenbetreuer ein offenes Ohr für Ihre besondern Anforderungen. Wir beraten Sie dabei, wir Ihre Anforderungen am besten mit Converia umgesetzt werden können.
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