Funktionsmatrix

Die eigenen Ziele zu erreichen ist gar nicht so schwer, wenn Sie dabei mit einer Lösung arbeiten, die Ihren Anforderungen entspricht. Ob Sie Teilnehmeranmeldungen verwalten, Abstracts entgegennehmen und deren Bewertung komplett online organisieren oder automatisch das Veranstaltungsprogramm erstellen – unsere Software ist das perfekte Werkzeug für alle Aufgaben rund um Ihr Konferenz-Management.

Finden Sie heraus, welche Features Ihnen mit den Converia-Lizenzen zur Verfügung stehen und Ihre Konferenzen noch besser werden lassen.

Allgemein
Bereitstellung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Betrieb auf mehrfach redundanten, auf Converia optimierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum (zertifiziert nach ISO 27001)  
Alternativ Betrieb auf kundeneigenen Servern    
Einrichtung unbegrenzt vieler Konferenzen    
Einrichtung mehrsprachiger Konferenzen  
Frei an Ihr Corporate Design anpassbare Templates  
Nutzung eigener Domains möglich  
White-Labelling im Frontend möglich Branding auf Design des Veranstalters
Regelmäßige Updates mit Optimierungen und neuen Features  
Personen
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Zentrale Personendatenbank  
Konferenzübergreifende Nutzung von Logins    
Definition eigener, freier Zusatzfelder  
Export von V-Cards für Personen  
Export filterbarer Personendaten nach MS Excel  
Vielseitige Filtermöglichkeiten auf Personen und Rollen  
Abruf der Personendaten aus anderen Systemen per REST-API    
Frei definierbare Auswahl akademischer Titel pro Veranstaltung  
Intelligenter Abgleich doppelter Personeneinträge  
Konferenzhistorie pro Person    
Import von Personenliste aus MS Excel  
E-Mails
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Versand von Massen-E-Mails mit dynamischen Platzhaltern für persönliche Angaben  
Korrekte geschlechtsspezifische Anrede in Massen-E-Mails Sehr geehrte Frau Dr. Mustermann, Dear Dr. Smith, …
HTML-, Plain-Text und Multi-Part-E-Mails  
E-Mail-Versand mit Verwendung eigener Absenderadressen  
Generell frei anpassbare E-Mail-Betreffzeilen, -absender und -inhalte  
Automatisierter, zeitversetzter Versand  
E-Mail-Versand über eigene SMTP-Server    
Versand mit Dateianhängen möglich  
Freie Auswahl von Empfängern z. B. nach Freitextsuche oder alle Reviewer, die noch nicht angemeldet sind, oder alle Teilnehmer, die noch nicht gezahlt haben, …
Exporte
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Exporte Exporte neben anderen generell in XLS möglich. Außerdem REST API und spezielle Export-Module (siehe unten)
Rechnungen    
Buchungen  
Personen  
Beiträge  
Daten des Konferenzprogramms  
Teilnehmer einzelner Unterveranstaltungen  
Schnittstelle zu externen Buchhaltungssystemen    
Export von Rechnungs- und Buchungsdaten in kundeneigene Finanzbuchhaltung    
Export einzelner oder aller Konferenzen wählbar    
Zu exportierende Zeiträume frei wählbar    
Bestehende DATEV-Schnittstelle    
Bestehende SAP-Schnittstelle    
Anbindung weiterer Systeme    
Übersichtsportal
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Portal mit Übersicht über alle Konferenzen z. B. eine Liste für Tagungen, eine weitere Liste für Seminare oder Unterteilung nach Fachbereichen.
Optionale monatsweise Darstellung    
Gliederung nach Fachbereichen oder Veranstaltungsart    
Branding als Konferenzportal für Organisationen    
Berechtigungen
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Verwendung bestehender Standard-Nutzergruppen  
Definition eigener Benutzergruppe mit eigenen Zugriffsrechten  
Steuerung der Zugriffsrechte von einzelnen Nutzern und Gruppen für einzelne Module  
Steuerung der Zugriffsrechte von Nutzern auf einzelne Konferenzen    
Authentifizierung der Backend-Nutzer über LDAP-Verzeichnis    
Benutzerfreundlichkeit
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Anlage neuer Konferenzen durch Kopieren bestehender Veranstaltungen  
Intuitive Nutzeroberfläche  
Alle wichtigen Konferenzdaten auf einen Blick mit dem Converia-Dashboard  
Einfache Konfiguration des Anmeldeprozesses mit WYSIWYG-Editoren  
Single Sign-on-Technologie -
Vereinfachte Authentifizierung mit Converia-Login mit Nutzung des vorhandenen Hochschul- oder Mitarbeiteraccounts
  z.B. Shibboleth
Dienstleistungen
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Optionale Einrichtung von Konferenzen durch das Converia-Team  
Monatsweise buchbare Service-Level-Agreements  
Premium-Support mit persönlichem Ansprechpartner buchbar  
Teilnehmermanagement
Anmeldung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Wiederverwendbare Nutzerkonten für Teilnehmer  
Rabatte für frei definierbare Personengruppen z. B. Studenten, Mitglieder, VIPs, Referenten, Sponsoren, …
Nachweismanagement für nachweispflichtige Personengruppen (inkl. Nachweis-Upload) z. B. Studienbescheinigungen, Mitgliedsnachweise
Beliebig viele zeitlich staffelbare Rabattstufen z. B. Early-Bird-Rabatte
Beliebig viele zeitlich staffelbare Stornobedingungen  
Automatisierte Rechnungserstellung nach Umsatzsteuergesetz  
Rechnungen auf frei anpassbarem Briefbogen im PDF-Format  
Anmeldung von Teilnehmergruppen auf Sammelrechnungen  
Optionale Einbindung von Booking.com-Hotelsuchfunktionen  
Verkauf eigener Unterkunftskontingente  
Limitierung/Kontingentverwaltung für buchbare Angebote  
Definition von Bedingungen, unter denen bestimmte Leistungen kombiniert werden können  
Tickets im Corporate Design Ihrer Veranstaltung mit Barcodes und QR-Codes  
Zahlungsbestätigungen im PDF-Format auf Ihrem Briefbogen  
Automatisierte Erstellung von Teilnahmebestätigungen  
Teilnahmebestätigungen im PDF-Format auf Ihrem Briefbogen mit individuellen Angaben, in Abhängigkeit von den Listen, auf die der Teilnehmer eingecheckt wurde
Flexible Darstellung der Anmeldeoptionen z. B. für kostenfreie Veranstaltungen, Veranstaltungen mit wenigen Optionen, VAs mit vielen Optionen
Freie Bearbeitung bestehender Buchungen z. B. Stornieren, Nachbuchen, Teilnehmer ändern, gebuchte Positionen bearbeiten, …
Automatisierte E-Mail-Kommunikation mit den Teilnehmern  
Gutscheine
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Definition eigener Gutscheinkategorien mit speziellen Privilegien  
Definition von Gutscheinen mit eigener Gültigkeitsdauer und Anzahl zulässiger Buchungen mit einem Gutschein  
Aktivierung versteckter Personengruppen  
Definition individueller Rabatte für einzelne Leistungen  
Vordefinierte Warenkörbe  
Aktivierung versteckter Zahlungsarten für einzelne Teilnehmer  
Mitgliedermanagement
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Definition von Sonderkonditionen, Angeboten und Rabatten für Mitglieder einer Organisation z.B. Mitglieder eines Verbandes, akkreditierte Pressevertreter, ...
Verkürzter Registrierungsvorgang durch Direkteinstieg per Link  
Import aller Mitgliederdaten im CSV-Format  
Automatischer Abgleich der Mitgliederliste mit der vorherigen Version bei Aktualisierung der Daten  
Umsatzsteuerabrechnung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Unterstützung des Reverse-Charge-Verfahrens im innereuropäischen B2B-Geschäft  
Automatische Prüfung der Unternehmereigenschaft im Reverse-Charge-Verfahren  
Freie Definition von Umsatzsteuersätzen gemäß jeweiliger nationaler Rahmenbedingungen  
Abrechnung verschiedener Mehrwertsteuersätze für eine Leistung Darstellung als eine Position mit einem Preis im Ticketshop, Darstellung als getrennte Positionen auf der Rechnung
Rechnungslegung gemäß Umsatzsteuergesetz  
Zahlungsabwicklung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Hinterlegen von Zahlungseingängen zu Rechnungen  
Optional komplette Zahlungsabwicklung durch Converia ohne eigene Kreditkartenverträge  
Alternativ Nutzung kundeneigener Zahlungsverträge  
PayPal  
Kreditkarten Bestehende Schnittstellen für Akzeptanz von VISA, MasterCard und American Express mit folgendenVertragspartnern:
  • Computop
  • Concardis
  • Ogone
  • SaferPay
  • Datatrans
  • S-Internetkasse
  • Gassen und Schmidt Zahlungssysteme
  • Heidelpay
Überweisung  
Elektronisches Lastschriftverfahren  
Sofort-Überweisung  
BESR-Einzahlungsschein (Schweiz)  
iDEAL (Niederlande)  
Anbindung eigener Vertragspartner  
Automatisierter Import von Bankkontoauszügen    
Automatisch generierte Zahlungsbestätigungsdokumente auf eigenem Briefbogen  
Von Teilnehmern zu zahlender Aufschlag für Zahlungsnebenkosten optional definierbar  
Zeitgesteuerte Verfügbarkeit der Zahlungsoptionen für Teilnehmer  
Zahlungsarten optional nur für Veranstalter nutzbar  
Namensschilder
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Automatische Erstellung der Namensschilder für einzelne Teilnehmer und Gruppen  
Definition eigener Vorlagen für Namensschilder  
Definition verschiedener Namensschildvorlagen pro Veranstaltung z. B. VIP, Mitglied, Presse, Referent
Definition von Regeln, nach denen Teilnehmern Namensschildvorlagen automatisch zugewiesen werden  
Definition von Namensschildern in verschiedensten Ausgabeformaten Plastikkarte, Butterfly-Badge, Etiketten-Druck
Check-In
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Prüfung von Zutrittsberechtigung der Teilnehmer vor Ort  
Protokollieren der Anwesenheiten von Teilnehmern  
Druck von Namensschildern direkt am Check-In Counter  
Nutzung der SmartPhone-Check-In-App (Beta)    
Self-Service-Check-In-Terminals  
Barcode- und QR-Code-Scan-Funktion zum schnellen Auffinden von Teilnehmern  
Check-In auf verschiedene Listen (z. B. tageweise oder für einzelne Konferenzen)  
Erstellung von Teilnahmebestätigungen, deren Inhalt von den einzelnen Check-Ins abgeleitet werden kann  
Verkürzter Anmeldeprozess und Check-In durch vordefinierte Buchungen für einzelne Personengruppen  
Beitragsmanagement
Einreichung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Einreichung wissenschaftlicher Beiträge durch Autoren  
Einreichung als Autor oder im Auftrag der Autoren möglich  
Einreichung von Abstracts, Full Papers und Präsentationen  
Einrichtung mehrstufiger Einreichungsprozesse möglich  
Einreichung als Plain-Text  
Einreichung als formatierter Text  
Einreichung als MS Word-Dokument  
Einreichung als PDF-Dokument  
Einreichung als Latex  
Einreichung in Formatkombinationen  
Angabe beliebig vieler Autoren zu einem Beitrag  
Definition von Zusatzfeldern, die mit der Einreichung eines Beitrags ausgefüllt werden können/müssen  
Definition, welche Standardfelder sichtbar und welche davon Pflichtfelder sein sollen  
Definition abweichender Einreichungshinweise möglich  
Abfrage der Akzeptanz von Veröffentlichungshinweisen möglich  
Definition beliebig vieler Referenten zu einem Beitrag  
Zeitgesteuerte Beitragseinreichung  
Bearbeitung der Beiträge durch Einreichende nach Einreichung möglich  
Freie Bearbeitung der Beiträge durch Veranstalter jederzeit möglich  
Freie Definition von Themengebieten, auch hierarchisch  
Freie Definition von Vortragsarten z. B. mündlicher Vortrag, Poster-Präsentation, Workshop, …
Definition einer Kontaktperson zu einem Beitrag  
Export der Beitragstexte nach InDesign  
Export der Beiträge nach Excel  
Export von Beitragsdateien als ZIP-Paket  
Einreichung kompletter Sitzungen  
Einschränkung der max. Anzahl der Beiträge pro Person  
Automatisierte E-Mail-Kommunikation mit den Autoren  
Bewertung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Online-Bewertung eingereichter Beiträge durch externe Reviewer  
Mehrstufige Bewertung von Beiträgen  
Import von Reviewern aus einer XLS-Datei  
Blind- und Double-Blind-Review  
Automatisierte Zuweisung von Reviewern zu Beiträgen nach von Ihnen definierten Kriterien  
Manuelle Zuweisung von Reviewern zu Beiträgen  
Definition von Section-Chairs, die die Bewertung einzelner Themengebiete steuern  
Definition eigener Bewertungskriterien z. B. Benotung, Auswahl vorgegebener Antworten, Freitextantworten, Vorschlag von Themengebiet und Vortragsart, Vorschlag einer Entscheidung (Annehmen, Ablehnen, Überarbeitung nötig, …)
Bewertung einzelner Beiträge, wenn die Einreichung anderer Beiträge noch erlaubt ist  
Korrekturschleifen zwischen Reviewern und Autoren  
Überwachung der Begutachtungsfortschritte der einzelnen Reviewer  
Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Gutachtern, Programmkomitee und Autoren  
Treffen der endgültigen Entscheidungen durch das Programmkomitee  
Benachrichtigung der Autoren über die Reviewing-Ergebnisse per Massen-E-Mail mit personen- und beitragsbezogenen Platzhaltern  
Optional automatische Generierung von druckoptimierten PDFs aller zu bewertenden Beiträge für Reviewer  
Custom-Layout für druckoptimiertes Begutachtungs-PDF    
Referentenmanagement
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Versand von Einladungen an Referenten und Chairs inkl. Versand von Erinnerungen  
Filterbare Gesamtübersicht aller eingeladenen und zur Einladung vorgesehenen Personen  
Referenten-Portal zur Zu- oder Absage für Eingeladene  
Einfügen einer Referentenvereinbarung  
Vereinfachte Verteilung von Zugangsdaten für die Registrierung in Converia per E-Mail z.B. für Gutachter, Referenten, ...
Programmplanung
Für Veranstalter
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Automatische Planung der akzeptierten Beiträge  
Manuelle Anpassung im Plan per Drag and Drop  
Kollissionssicheres Verhindern paralleler Vorträge eines Referenten  
Freie Definition von Sitzungsrollen und Zuweisung von Personen zu diesen Rollen z. B. Vorsitzender, Co-Vorsitzender, Moderator, …
Tageweise Festlegung der verwendeten Räume  
Vergabe von Beitragsnummern  
Darstellung des aktuellen Zu- und Absage-Status einzelner Vorträge  
Automatisches Entfernen abgesagter und unbestätigter Vorträge  
Bereitstellung der Plandaten für Website-Modul  
Export der Plandaten für Satz der Druckversion in InDesign  
Export der Plandaten im CSV-Format  
Aktualisierung des Programmstandes der Teilnehmer-App  
Optionale E-Mail-Benachrichtigung der Referenten über Zeit, Ort und Sitzung ihres Vortrags  
Parallele Planung von Varianten in verschiedenen Entwürfen  
Erstellung und Verwaltung von Sessions und Beiträgen inkl. Zugriffsberechtigungen mit automatischer Übertragung an den Konferenzplan Angabe zu Sponsoren, CME-Punkten, Videoaufzeichnung der Session
Hinzufügen neuer Beiträge, ohne vorherigen Einreichungsprozess durchlaufen zu müssen  
Hinzufügen freier Veranstaltungen zum Konferenzplan z.B. Pausen zwischen einzelnen Vorträgen einer Session
Personenliste mit allen Präsentierenden und Chairs  
Für Teilnehmer
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Ansicht des globalen Konferenzkalenders in Kalender- und Agenda-Ansicht  
Anlegen eines persönlichen Konferenzkalenders  
Download von Abstracts oder Manuscripts zu einzelnen Vorträgen  
Suche nach Autoren, Rednern und Titeln  
Optionale Darstellung von Foto und Vita der Referenten  
Filterung auf Sitzungen, Vortragsarten und Themengebiete  
Konferenz-App
Funktionsstarke, auf die Konferenz zugeschnittene App
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Abruf und Bearbeitung des persönlichen Konferenzzeitplans  
Einbindung und Darstellung von Social-Media-Feeds  
Darstellung auf Konferenz-Corporate-Design anpassbar z. B. Farben, Icons, Logos, Schriftarten und -größen
Darstellung der aktuellsten Version des Konferenzprogramms zeitlich, thematisch und über Autoren navigierbar
Auch offline verfügbar  
Bewertung einzelner Vorträge durch Teilnehmer  
Kompatibel mit iOS, Android, Windows Phone  
Bereitstellung in div. App-Stores möglich    
Darstellung der Referenten (lt. Konferenzprogramm)  
Navigation über Themengebiete  
Hinterlegen freier Inhalte z. B. Anfahrt, Kontaktdaten, Unterkünfte, Sponsoren
Self-Service
Allgemein
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Selbstständiger Druck von Namensschildern (Badge-Druck)  
Überprüfung von Akkreditierungen für einzelne Konferenzen (Check-In)  
Dokumentation der Anwesenheiten von Teilnehmern (Check-In)  
Kompatibel mit aktuellen Windows-Betriebssystemen  
Kompatibel mit aktuellen MacOS-Versionen  
Scanbare Papier- und Smartphone-Tickets  
Branding der Stationen auf Corporate-Design der Konferenz möglich  
Selbstständiger Badge-Druck durch die Teilnehmer vor Ort nach Scan des Converia-Tickets
Kompatibel mit allen marktüblichen Druckern z. B. Plastikkartendrucker, Laserdrucker, Thermodrucker
Schnelle Bereitstellung der Badges ohne aufwendigen Personaleinsatz  
Betrieb der Konsolen mehrsprachig möglich  
Intuitiv geführter Prozess  
Schneller selbständiger Check-In der Teilnehmer vor Ort
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Check-In auf verschiedene Teilnehmerlisten möglich z. B. raumweise, tageweise, für einzelne Veranstaltungen, …
Für Abrechnung von Weiterbildungspunkten (CME) geeignet  
Tageweise Check-In-Möglichkeit  
Sitzungsweise Check-In-Möglichkeit  
Konferenzbezogene Check-In-Möglichkeit z. B. Dinner oder Stadtrundfahrt
Content Management
Templates
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Responsive Standard-Templates  
Nutzung individueller Templates möglich  
Nutzung von Responsive Design möglich    
Inhalte
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Eingabe und Pflege der Website-Inhalte per WYSIWYG-Editor  
Interne und externe Verlinkung  
Einbindung von Bildern per Multimediadatenbank  
Strukturierte Ablage der Inhalte in Ordnern  
Wiederverwendbarkeit der Inhalte auf verschiedenen Seiten einer Website  
Wiederverwendbarkeit der Inhalte auf verschiedenen Websites    
Einbinden von Videos  
Platzieren von Sponsorenlogos  
Sprachen
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Wahl beliebiger Sprachkombinationen für jede Konferenz  
Nutzung der eigenen Website-Struktur für jede einzelne Sprache  
Unterstützung verschiedener Zeichensätze per UTF-8  
REST API
Abruf von Daten aus Converia für die weitere Verwendung
  Express (Cloud) Rahmenvertrag Hinweise
Abfrage aktuell laufender Konferenzen   z. B. CRM-Systeme, Mitgliederverwaltung, externes CMS, …
Abfrage aller Personen    
Abfrage aller Personen zu einer Konferenz  
Abfrage aller Beiträge    
Abfrage aller Beiträge zu einer Konferenz  

Legende

Diese Funktion ist standardmäßig verfügbar.

Diese Funktion kann auf Wunsch gesondert ermöglicht werden.

Bereit für den ersten Testlauf?

Nun wissen Sie, was mit Converia alles möglich ist. Und jetzt? Betrachten Sie die Software und alle Funktionen, die ganz besonders interessant für Sie sind, einfach noch ein wenig genauer.