Effizientes Teilnehmermanagement

Ein durchdachtes Teilnehmermanagement ist die Basis für den Erfolg Ihrer Konferenz. Gleichzeitig ist die Verwaltung Ihrer Teilnehmer keine Aufgabe für nebenbei und auch längst nicht die einzige. Anmeldeformulare zum Ausdrucken oder per E-Mail erweisen sich oft als unpraktisch, denn je mehr Teilnehmeranmeldungen eingehen, desto unübersichtlicher wird es.

Das komplett onlinebasierte Teilnehmermanagement-System von Converia verhilft Ihnen an dieser Stelle zu mehr Flexibilität. Anmeldungen und Personen verwalten Sie ab sofort bequem von jedem Ort der Welt aus - wann Sie wollen.

Online-Anmeldung mit Setup-Assistenten

Was anfangs nur als Konzept existiert, wird mit dem Setup-Assistenten in kürzester Zeit zum Online-Anmeldeformular. Gestalten Sie die Buchungsoptionen ganz so, wie Sie es wünschen: Ein- und Mehrtagestickets, optionale Workshops, Angebotspakete und Kategorien sowie individuelle Vergünstigungen lassen sich flexibel definieren. Oder richten Sie zeitabhängige Rabatte ein und belohnen etwa Early Birds mit einer niedrigeren Teilnahmegebühr. Das einfache Anmelden und Verwalten ganzer Teilnehmergruppen ist mit Converia ebenfalls möglich. Im Anschluss an die Registrierung übermitteln Ihnen alle nachweispflichtigen Teilnehmer per Upload ihre Bescheinigungen, die Sie dann sofort prüfen können.

Automatische Ticketerstellung inklusive Versand

Tickets müssen Sie mit Converia nicht mehr mühsam selbst versenden: Sobald der Buchungsvorgang abgeschlossen ist, findet das Ticket zusammen mit der Buchungsbestätigung ganz automatisch den Weg in das E-Mail-Postfach des Teilnehmers und steht außerdem zum Download bereit. Wie das fertige Ticket am Ende aussehen soll, legen Sie vorher individuell fest. Die Daten zur Erstellung der einzelnen Tickets werden anschließend direkt aus dem System übernommen. Arbeiten Sie mit Barcodes, nutzen die Teilnehmer diese, um später direkt vor Ort selbst einzuchecken.

Individuelle Gutscheine

Nutzen Sie das Gutscheinmodul von Converia, wenn Sie den Buchungsprozess für einzelne Teilnehmer oder ganze Gruppen etwas anders gestalten möchten. Legen Sie auf diese Weise etwa spezielle Vergünstigungen fest oder bieten Sie zusätzliche Buchungsoptionen und weitere Zahlungsarten an. Jeder Teilnehmer mit einem Gutschein-Code profitiert dann bei der Anmeldung von den Vorteilen. Mitgliedern einer Organisation, VIP-Teilnehmern oder akkreditierten Journalisten erleichtern Sie die Anmeldung, indem Sie besondere Angebote definieren, die nur für die ausgewählten Personengruppen sichtbar sind.

Namensschild-Druck direkt aus Converia

Beim Druck Ihrer individuell gestalteten Namensschilder haben Sie die Wahl zwischen mehreren Möglichkeiten. Entweder drucken wir diese für Sie schon vor der Konferenz, sodass Sie die fertigen Badges nur noch an Ihre Teilnehmer aushändigen müssen. Oder Sie drucken die Namensschilder vor Ort beim Einchecken und direkt aus Converia.

Umweltfreundliches Teilnehmermanagement

Nachhaltiges Handeln sollte selbstverständlich, aber für Veranstalter nicht mit mehr Aufwand verbunden sein. Mit Converia setzen Sie Ihr Teilnehmermanagement um, ohne sich zu verzetteln – wenn Sie möchten, sogar ganz ohne Papier. Alle wichtigen Dokumente stehen Ihnen und den Besuchern in digitaler Form zur Verfügung.

Integrierte Hotelbuchung

Dank Converia hat niemand Probleme damit, ein passendes Hotelzimmer zu finden. Unterkünfte, in denen Sie Zimmerkontingente reserviert haben, stellen Sie den Teilnehmern gleich bei der Registrierung vor. Diese wählen dann nur noch Zimmerkategorie sowie An- und Abreisedatum aus, um zu buchen. Nach Abschluss der Anmeldung kann zudem ein Suchformular von Booking.com beim Finden der Unterkunft helfen.

Und weiter geht’s

Beste Voraussetzungen also, damit Ihre Teilnehmer im nächsten Schritt gleich die Zahlung vornehmen können. Natürlich unterstützt Sie Converia auch beim Zahlungsmanagement. Oder Sie informieren sich gleich über alle Funktionen.

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz der persönlichen Daten Ihrer Teilnehmer sehr ernst. Durch die Einhaltung entsprechender Datenschutzgesetze sorgen wir dafür, dass diese nicht in unbefugte Hände gelangen.

Online-Demo

Wie das Teilnehmermanagement von Converia genau funktioniert, finden Sie am besten in einem Live-Test heraus. Starten Sie dazu einfach unsere Online-Demo.