Teilnehmer­management-Software für Kongresse und Tagungen

Ja. Converia lässt sich als Rahmenvertrag für die Hochschul-Beschaffung konfigurieren – auch für Tagungen, die jährlich wiederkehren oder zwischen Instituten und Fakultäten geteilt werden. So muss die Beschaffung nicht für jede Ausgabe neu durch das Vergabeverfahren. Wie der Vertrag für Ihre Einrichtung konkret aussieht, klären wir im Beratungsgespräch mit Blick auf Ihre Beschaffungsregeln.

Ja. Zum Setup gehört eine persönliche Beratung durch Menschen, die das Konferenzgeschäft kennen – kein anonymer Helpdesk. Wir gehen mit Ihnen durch, welche Schritte zu einer Tagung gehören, richten das Setup gemeinsam ein und sind auf Wunsch vor Ort am Konferenzschalter dabei. Gerade Erstveranstalter nutzen das, um nicht bei null anzufangen. Das Team hinter Converia begleitet wissenschaftliche und professionelle Konferenzen seit über 20 Jahren.

Ja. Die nächste Ausgabe entsteht, indem das Ausrichter-Team die Vorjahres-Konferenz kopiert – inklusive Formularen, Einstellungen und Personendaten. Programmaufbau, Anmelde- und Tarifregeln übernehmen Sie als Vorlage, statt jedes Jahr neu aufzubauen. Ob die Personendaten dabei an ein Ausrichter-Team an einer anderen Universität übergehen können, hängt vom Aufbau ab – in vielen Fällen ist das möglich. Die Details klären wir im Beratungsgespräch.

Ja. Das Review läuft online und mehrstufig, im Blind- oder Double-Blind-Verfahren. Reviewer werden automatisch nach definierten Kriterien oder manuell zugewiesen, Section-Chairs steuern die Begutachtung einzelner Themengebiete. Bewertungskriterien legen Sie selbst fest – von Benotung über vorgegebene Antworten bis Freitext und Entscheidungsvorschlag. Eingereicht wird als Plain-Text, formatierter Text, MS Word, PDF oder LaTeX.

Die Server stehen in einem europäischen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum, die Verarbeitung ist DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitung. Anmelden können sich Backend-Nutzer per Single Sign-on, Shibboleth oder LDAP mit dem bestehenden Hochschul-Account. Datenschutzunterlagen für Ihre Stabsstelle stellen wir bereit; Daten, die Sie nach der Tagung nicht mehr brauchen, lassen sich vollständig löschen.

Rechnungsdokumente entstehen mit Rechnungslegung gemäß UStG, wahlweise an das Institut oder an die Teilnehmer:in, als PDF auf eigenem Briefbogen. Für die Buchhaltung gibt es Exporte und bestehende Schnittstellen zu DATEV, Sage und SAP, sodass die Hochschulverwaltung mit ihren gewohnten Systemen weiterarbeitet. Reverse-Charge im innereuropäischen B2B ist abgedeckt. Die Erstellung und Zustellung von E-Rechnungen wird in Kürze möglich sein.

Der Wechsel passiert nicht in einem Sprung. Meist starten wir mit der nächsten Tagung, nicht parallel zu einer laufenden. Die Übernahme von Daten aus Excel, alten Einreichungstools und Teilnehmerlisten ist Teil des Onboardings. Realistischer Zeitrahmen: 4–8 Wochen je nach Komplexität.

Ja. Beliebig viele Konferenzen laufen in einem System, jede frei an Corporate Design und eigene Domain angepasst. Mehrere Tagungen, Seminare und Kongresse Ihrer Einrichtung lassen sich in einem gebrandeten Übersichtsportal bündeln, gegliedert nach Fachbereichen oder Veranstaltungsart – eine zentrale Anlaufstelle statt verstreuter Einzelseiten.