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In den letzten Wochen haben sich einige Veranstaltende an uns gewandt, die für die Organisation ihrer Konferenzen seit mehreren Jahren die Software WinCongress nutzen. Nun ist deren Entwicklung eingestellt worden und Kund:innen stehen vor der Frage, wie sie ihre Veranstaltungen künftig verwalten.

Auf der Straße ist es meist ganz einfach: Da gibt es überall Schilder, die den Weg zum Ziel weisen und wenn diese ihren Zweck erfüllen, kommt man dort auch an. So sollte es auch bei einer Konferenz sein. Statt viel zu lange damit beschäftigt zu sein, die richtigen Räume zu finden, ist das dank einer guten Wegführung bestenfalls eine Aufgabe, die wortwörtlich im Vorbeigehen erledigt wird. Können Displays das besser als analoge Hinweise?

Konferenzen sind gemeinhin nicht gerade dafür bekannt, einen gesunden Lebensstil zu fördern. Man denke nur an die meist viel zu kurzen Pausen, die entweder für ungesunde Snacks genutzt werden oder um mit leerem Magen zur nächsten Veranstaltung zu hetzen. Das ist dann manchmal auch schon die einzige Bewegung, denn die restliche Zeit verbringen die Teilnehmenden größtenteils sitzend und fernab vom Tageslicht. Doch allmählich findet ein Umdenken statt.

Die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr verbrachten 17.000 Menschen in Leipzig beim 35C3, der Jahreskonferenz des Chaos Computer Clubs. Das waren so viele Besucher*innen wie noch nie. Vorprogrammiertes Chaos bei der Organisation? Keine Spur.

Sind Ihnen im Hotel schon einmal Check-in-Automaten begegnet? An vielen dieser Terminals können Gäste sogar kurzfristig noch Zimmer buchen. Etwas Ähnliches funktioniert auch gut bei Konferenzen, wo Sie die Anmeldung vor Ort an Self-Service-Stationen umsetzen. Inzwischen hat sich die Methode in der Praxis bewährt. Auf ein paar Punkte sollten Veranstaltende vorher jedoch achten.

Alles, was Sie vom Veranstaltungsort Ihrer Konferenz trennt, ist ein Headset. Einmal aufgesetzt, befinden Sie sich mittendrin im Kongresszentrum, in dem in einem halben Jahr Ihre Konferenz stattfinden soll. Damit aber noch nicht genug – sogar innerhalb des Gebäudes können Sie sich bewegen und die einzelnen Räume inspizieren. Ganz so, als würden Sie diese wirklich betreten.