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Wie gestaltet man erfolgreich Q&A-Sessions auf Konferenzen? Viele Fragerunden bleiben hinter ihren Möglichkeiten zurück: keine Fragen, unklare Abläufe, technische Pannen. Damit Q&A-Sessions nicht zur peinlichen Pause, sondern zum Highlight einer Konferenz werden, braucht es gute Vorbereitung.

Arbeiten Sie schon mit einer Software, um Ihre Veranstaltungen zu verwalten? Oder sind Sie noch ein wenig skeptisch? Praktisch ist so ein papierloses Verfahren ja – bis zum dem Punkt, an dem Sie mit den Daten gerne an anderer Stelle weiterarbeiten würden. Da wäre nur ein Problem: Die Software ist nicht vom selben Anbieter und das Übertragen der Daten nicht möglich.

Wenn Sie eine international ausgerichtete Konferenz veranstalten, heißt das nicht nur, dass Sie Referenten aus verschiedenen Ländern eine Plattform zum Vorstellen ihrer Forschungsarbeiten und für den Austausch mit anderen bieten. Interkulturelles Planen geht noch viel weiter und fängt schon bei der Wahl des Veranstaltungsortes an.

Erst war unsere Website dran, nun stand für uns ebenfalls ein Relaunch an, in dessen Verlauf wir von unserem bisherigen Büro in ein neues übersiedelten. Obwohl zwischen dem alten und neuen Domizil nicht einmal 150 Meter liegen, gab es alle Hände voll zu tun. Rückblickend können wir nun sagen, dass sich der Aufwand durchaus gelohnt hat, aber erzählen wir das lieber der Reihe nach.

Alles, was Sie vom Veranstaltungsort Ihrer Konferenz trennt, ist ein Headset. Einmal aufgesetzt, befinden Sie sich mittendrin im Kongresszentrum, in dem in einem halben Jahr Ihre Konferenz stattfinden soll. Damit aber noch nicht genug – sogar innerhalb des Gebäudes können Sie sich bewegen und die einzelnen Räume inspizieren. Ganz so, als würden Sie diese wirklich betreten.

Alles Wichtige rund um eine Veranstaltung können Besucher jederzeit online abrufen. Antworten gibt entweder die Website der Konferenz oder die offizielle App. Nur wüsste man manchmal lieber sofort Bescheid und es wäre gut, jemanden fragen zu können, der sofort die richtige Antwort parat hat. Die perfekte Aufgabe für einen Chatbot! Aber was macht ein solcher genau und wie kommt er auf Ihre Veranstaltung?